Großhandelsbestellautomatisierung: Eine einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung

Großhandelsbestellungen können über B2B Portale, E-Mails, PDFs, Tabellenkalkulationen, EDI und Vertriebsmitarbeiter eingehen.

Das Ziel der Automatisierung von Großhandelsbestellungen besteht nicht darin, jeden Kunden in denselben Kanal zu drängen. Es geht darum, diese verschiedenen Bestellungen in einen zuverlässigen Prozess mit weniger manuellem Aufwand zu überführen.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Schritt 1: Erfassen Sie, wie Bestellungen heute eingehen

Beginnen Sie damit, jeden Kanal aufzulisten, den Kunden derzeit für Bestellungen nutzen.

Dies kann ein B2B Portal, E-Mails, PDF-Bestellungen, Excel-Dateien, EDI, Telefonanrufe, Vertriebsmitarbeiter und Marketplaces umfassen.

Notieren Sie für jeden Kanal, wie viele Bestellungen er generiert, wie lange die Bearbeitung in der Regel dauert und wo am häufigsten Fehler auftreten.

Eine einfache Übersicht reicht aus:

Das Ziel besteht darin, festzustellen, welche Kanäle den meisten Aufwand verursachen, und nicht nur, welche die meisten Bestellungen generieren.

Schritt 2: Finden Sie den größten manuellen Engpass

Schauen Sie sich als Nächstes an, was nach dem Eingang einer Bestellung passiert.

Das Problem kann die Eingabe von SKUs in das ERP, der Abgleich von Kundenproduktcodes, die Überprüfung von Preisen oder die Übermittlung von Bestellinformationen an das Lager sein.

Konzentrieren Sie sich auf die Aufgabe, die die größten Verzögerungen oder Fehler verursacht.

Wenn beispielsweise Portalbestellungen bereits strukturiert sind, aber noch in das ERP kopiert werden müssen, liegt das Hauptproblem in der Integration.

Wenn Kunden viele verschiedene PDF- und Tabellenvorlagen senden, ist das Hauptproblem die Bestelleingabe.

Das Verständnis des tatsächlichen Engpasses verhindert, dass Sie eine Software wählen, die das falsche Problem löst.

Schritt 3: Bereinigen Sie die Daten hinter dem Prozess

Eine Automatisierung funktioniert nur dann gut, wenn die Produkt-, Kunden- und Preisdaten zuverlässig sind.

Überprüfen Sie Produkt-SKUs, Kundenkonten, Preislisten, Zahlungsbedingungen, Bestandsdaten und Lieferinformationen, bevor Sie neue Systeme anbinden.

Achten Sie besonders auf doppelte Kundendatensätze und alte Produktcodes. Wenn ein Kunde immer noch eine ausgelaufene SKU verwendet, entscheiden Sie, wie diese mit dem aktuellen Produkt abgeglichen werden soll.

Sie sollten auch entscheiden, welches System für welche Art von Daten verantwortlich ist. Das ERP verwaltet möglicherweise den Bestand, während ein PIM die Produktinformationen und die Bestellplattform die kundenorientierten Kataloge verwaltet.

Eine klare Datenhoheit reduziert spätere Konflikte.

Schritt 4: Wählen Sie die richtige Bestellmethode für jeden Kunden

Nicht jeder Kunde benötigt das gleiche Bestellerlebnis.

Regelmäßige unabhängige Einzelhändler bevorzugen möglicherweise ein B2B Portal, in dem sie Produkte durchsuchen, ihre Preise einsehen und frühere Bestellungen wiederholen können.

Große Einzelhandelskonzerne müssen Bestellungen möglicherweise über EDI oder von ihren eigenen Beschaffungssystemen generierte Dateien senden.

Kunden, die mit langen Produktlisten arbeiten, bevorzugen es möglicherweise, eine Tabelle direkt in den Warenkorb hochzuladen.

Die effektivste Strategie ist in der Regel eine Kombination aus verschiedenen Kanälen. Die Kunden behalten die Methode bei, die zu ihrem Geschäft passt, während der Lieferant die Abläufe nach der Übermittlung der Bestellung standardisiert.

Schritt 5: Verbinden Sie Direktbestellungen mit Ihren operativen Systemen

Über ein B2B Portal aufgegebene Bestellungen sind bereits strukturiert, aber der Prozess ist nicht vollständig automatisiert, wenn sie dennoch manuell an anderer Stelle eingegeben werden müssen.

Verbinden Sie die Bestellumgebung mit den Systemen, die für den Bestand, die Rechnungsstellung und die Abwicklung verantwortlich sind.

Dies kann ein ERP, ein Lagerverwaltungssystem, eine Buchhaltungsplattform oder ein Fulfillment-Partner sein.

Die Integration sollte die für die Bearbeitung der Bestellung erforderlichen Informationen übertragen, wie z. B. Kunde, Produkte, Mengen, Preise, Rabatte, Lieferadresse und Zahlungsmethode.

Testen Sie die Verbindung mit einer kleinen Anzahl von Bestellungen, bevor Sie sie auf breiterer Ebene einführen. Das Ziel ist es, sicherzustellen, dass sich dieselben Bestelldaten durch das Unternehmen bewegen, ohne mehrfach eingegeben werden zu müssen.

Schritt 6: Automatisieren Sie Bestellungen, die immer noch per E-Mail und Dateien eingehen

Einige Kunden werden weiterhin Bestellungen per E-Mail, PDF, Excel, CSV oder XML senden.

Diese Bestellungen müssen nicht manuell bleiben.

AI order entry software kann Produktcodes und Mengen extrahieren, sie mit dem Katalog des Lieferanten abgleichen und einen strukturierten Bestellentwurf erstellen.

Ein Mitarbeiter kann dann unklare oder nicht abgeglichene Informationen vor der Bestätigung überprüfen.

Dieser Ansatz ist besonders nützig, wenn Kunden unterschiedliche Bestellvorlagen verwenden. Anstatt für jedes Kundenkonto ein eigenes Importformat zu erstellen, kann die Software eine größere Bandbreite an Dokumenten interpretieren.

Kunden, die über das Portal bestellen möchten, aber bereits eine vorbereitete Liste haben, können auch den Massen-Upload von Bestellungen nutzen. Ihre SKUs und Mengen werden abgeglichen und zur Überprüfung direkt in den Warenkorb gelegt.

Schritt 7: Messen und verbessern Sie den Workflow

Sobald die Automatisierung eingerichtet ist, vergleichen Sie die Ergebnisse mit dem ursprünglichen Prozess.

Verfolgen Sie:

• Manuelle Bearbeitungszeit

• Fehler bei der Bestelleingabe

• Prozentsatz der Bestellungen, die eine Überprüfung erfordern

• Zeitspanne zwischen dem Erhalt und der Bestätigung einer Bestellung

• Prozentsatz der digital aufgegebenen Bestellungen

Eine einfache Rechnung kann das Ausmaß der Optimierung verdeutlichen:

30 manuelle Bestellungen pro Tag
× 8 Minuten pro Bestellung
× 5 Arbeitstage
= 20 Stunden Bestelleingabe pro Woche

Überprüfen Sie auch, welche Bestellungen noch ein manuelles Eingreifen erfordern.

Wenn dieselbe veraltete SKU wiederholt auftritt, fügen Sie eine Abgleichsregel hinzu. Wenn häufig Preiskonflikte auftreten, überprüfen Sie, wie Preislisten gepflegt werden. Wenn viele hochgeladene Dateien auf die gleiche Weise fehlschlagen, verbessern Sie die Dateianweisungen oder Produktdaten.

Die Automatisierung sollte genauer werden, je mehr dieser wiederkehrenden Ausnahmen gelöst werden.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

• Auswahl der Software vor der Erfassung des Prozesses: Beginnen Sie mit dem operativen Problem, nicht mit der Feature-Liste.

• Automatisierung inkonsistenter Daten: Fehlerhafte Produkt- oder Kundeninformationen werden auch nach der Automatisierung weiterhin Fehler verursachen.

• Einführung eines Portals ohne Integrationen: Eine digitale Bestellung erzeugt immer noch manuellen Aufwand, wenn sie in ein anderes System kopiert werden muss.

• Jeden Kunden in einen Kanal zwingen: Einige Kunden haben Beschaffungsprozesse, die sich nicht so leicht ändern lassen.

• Die menschliche Überprüfung zu früh abschaffen: Nicht zugeordnete Produkte, ungewöhnliche Mengen und Preiskonflikte erfordern möglicherweise weiterhin Aufmerksamkeit.

Worauf Sie bei einer Software zur Automatisierung von Großhandelsbestellungen achten sollten

Die richtige Software sollte den gesamten Bestellprozess unterstützen und nicht nur eine isolierte Aufgabe.

Relevante Funktionen können sein:

• Bestellung über ein B2B Portal

• Kundenspezifische Preise und Kataloge

• ERP- und Lagerintegrationen

• EDI-Unterstützung

• KI-Dokumentenverarbeitung

• Massen-Upload von Bestellungen

• Produkt- und Kundenabgleich

• Genehmigungs-Workflows

• Ausnahmeberichte

• API-Zugang

Das beste Setup ist dasjenige, das zu Ihren Kunden, Systemen und der Komplexität Ihrer Bestellungen passt.

Einen einfacheren Prozess für Großhandelsbestellungen aufbauen

Die Automatisierung von Großhandelsbestellungen bedeutet nicht, jeden bestehenden Vertriebskanal zu ersetzen.

Ein Kunde kann über ein Portal bestellen, eine Tabelle hochladen, ein PDF senden oder EDI nutzen. Wichtig ist, dass jede Bestellung in einen einheitlichen internen Workflow einfließen kann.

Beginnen Sie damit, zu verstehen, wo manuelle Arbeit anfällt. Verbessern Sie den Prozess dann schrittweise, indem Sie die direkte digitale Bestellung, Systemintegrationen, AI order entry und den Massen-Upload dort kombinieren, wo sie den größten Nutzen bringen.

Orderchamp Cloud ist ein Beispiel für eine Plattform, die diese Funktionen in einer einzigen Umgebung vereint. Dieselben Prinzipien gelten für jeden Großhändler, der überprüft, wie Bestellungen erfasst, verarbeitet und übertragen werden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Automatisierung von Großhandelsbestellungen?

Wo sollte ein Großhändler anfangen?

Können PDF-Bestellungen automatisiert werden?

Was ist der Unterschied zwischen EDI und KI-gestützter Bestelleingabe?

Was ist der Massen-Upload von Bestellungen?

Können Großhandelsbestellungen mit einem ERP synchronisiert werden?

Macht die Automatisierung eine menschliche Überprüfung überflüssig?