Kimberley Buurman
Van handmatige Excel-workflows naar een gestroomlijnde B2B-bestelervaring
We spraken met het team achter Ma Chérie Mon Amour, een Frans-Duits lifestylemerk opgericht door een creatief koppel met een gedeelde passie voor design, reizen en cultuur. Wat begon als een creatieve visie is uitgegroeid tot een onderscheidend merk dat humor, elegantie en persoonlijkheid in alledaagse producten brengt.
Toen hun bedrijf groeide via zowel B2C- als B2B-kanalen, kregen hun interne processen het moeilijk om bij te blijven. Met Orderchamp Cloud vonden ze een manier om hun operaties te vereenvoudigen, handmatig werk te verminderen en een soepelere ervaring te creëren voor hun retailpartners.
Introductie: Ma Chérie Mon Amour
Ma Chérie Mon Amour maakt originele woon- en bureauaccessoires die ontworpen zijn om dagelijkse routines op te fleuren en een gevoel van plezier aan tafel te brengen, trouw aan hun motto "fait avec humeur" (gemaakt met humor).
In het hart van het merk staat het oprichtende koppel, waarvan de gedeelde creatieve visie alles vormt, van productontwerp tot merkidentiteit. Hun collecties combineren hedendaagse grafische elementen met een speelse geest, wat resulteert in producten die zowel elegant als expressief aanvoelen.
Het assortiment omvat premium vinyl placemats, onderzetters, dienbladen, evenals desk mats en mousepads. Kenmerkende thema’s variëren van verfijnde kalligrafische ontwerpen tot gedurfde dierenportretten, waardoor retailers producten kunnen aanbieden die opvallen en toch natuurlijk passen in moderne interieurs.
De productie gebeurt op aanvraag, voornamelijk in Duitsland en met Europese partners. Deze aanpak ondersteunt niet alleen duurzaamheid, maar geeft het merk ook flexibiliteit om snel op de vraag te reageren zonder onnodige voorraad op te bouwen.
De uitdaging: complexiteit verminderen tijdens groei
Naarmate het bedrijf groeide, nam ook de complexiteit achter de schermen toe.
Voor Orderchamp Cloud beheerde Ma Chérie Mon Amour hun B2B-bestellingen via een combinatie van Excel en hun boekhoudsysteem Lexware Office. Bestellingen kwamen binnen in spreadsheets en werden daarna handmatig overgezet in hun systeem om offertes en bevestigingen te maken. Dit zorgde voor een gefragmenteerde workflow die voortdurend handmatige input vereiste.
“We ontvingen alle bestellingen via Excel en moesten ze daarna handmatig invoeren in Lexware Office, dus het was dubbel werk.”
Tegelijkertijd draaiden ze hun B2C-activiteiten via Shopify, wat betekende dat bestellingen verdeeld waren over meerdere systemen zonder centraal overzicht.
Deze opzet maakte het steeds moeilijker om op te schalen. In plaats van te focussen op de groei van het merk, ging een aanzienlijk deel van de tijd naar repetitieve administratieve taken en foutgevoelige processen.
Waarom Ma Chérie Mon Amour koos voor Orderchamp Cloud
Het team zocht al naar een manier om hun operaties te professionaliseren en te centraliseren. Hun doel was duidelijk: B2C- en B2B-bestellingen in één gestructureerd systeem brengen en handmatige verwerking zo veel mogelijk verminderen.
Billbee werd de operationele ruggengraat voor het beheren van bestellingen over verschillende kanalen. Orderchamp Cloud voegde de ontbrekende laag toe door een dedicated B2B-bestelportaal te bieden dat direct met deze setup verbindt.
Billbee is een multichannel oplossing voor order- en voorraadbeheer die merchants helpt hun workflows te automatiseren en hun e-commerceactiviteiten te stroomlijnen.
Hun kennismaking met Orderchamp kwam via een persoonlijk contact op een vakbeurs, wat al snel uitgroeide tot een praktische oplossing voor hun behoeften.
“Andere tools waren simpelweg te duur voor een bedrijf als het onze, vooral wanneer je met meerdere verkooppartners werkt.”
Vergeleken met alternatieve oplossingen bood Orderchamp Cloud de juiste balans tussen functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en kosten. Het maakte het mogelijk om zowel hun interne team als externe verkooppartners uit te rusten met een systeem dat makkelijk te gebruiken is en snel te adopteren.
Implementatie ging snel en de samenwerking verliep vlot
De overstap naar Orderchamp Cloud verliep soepel, grotendeels dankzij hun bestaande B2C-infrastructuur. Productdata was al gestructureerd en kon direct worden overgezet naar de nieuwe omgeving.
Daardoor konden ze snel live gaan zonder lange onboardingprocessen of complexe datamigratie.
“We zouden Orderchamp Cloud aanbevelen vanwege het intuïtieve ontwerp en de zeer snelle service - ze reageren op alle issues binnen 24-48 uur.”
De integratie met Billbee maakte het mogelijk om zowel B2C- als B2B-bestelstromen te centraliseren in één operationeel systeem. Bestellingen die via het B2B Portal worden geplaatst, stromen nu direct door naar hun backend, waardoor handmatige herinvoer niet meer nodig is en het risico op fouten afneemt.
Tegelijkertijd blijft de setup zich ontwikkelen. Voorraadbeheer is een gebied waar de afstemming tussen systemen verder wordt verfijnd. In plaats van de voortgang te vertragen, heeft dit geleid tot nauwe samenwerking en korte feedbackloops, zodat het systeem zich blijft verbeteren naast hun behoeften.
De impact tot nu toe: uren per dag bespaard!
De grootste verandering voor Ma Chérie Mon Amour is de verschuiving van handmatig werk naar gestructureerde automatisering.
Waar bestellingen eerder meerdere stappen vereisten in Excel en boekhoudtools, worden ze nu verwerkt binnen één verbonden flow. Dit heeft operationele frictie aanzienlijk verminderd en tijd vrijgemaakt binnen het hele team.
“Alles is veel makkelijker en sneller geworden. We hoeven geen Excel-lijsten meer bij te houden en handmatige bestellingen te berekenen.”
Ook voor hun B2B-klanten is de ervaring verbeterd. Retailers kunnen producten bekijken, bestellingen plaatsen en hun accounts zelfstandig beheren via het B2B Portal. Dit vermindert de noodzaak voor heen-en-weer communicatie en zorgt voor een professionelere koopervaring.
Op de laatste Maison et Objet-vakbeurs gebruikten ze de Sales App om meer dan 100 bestellingen te schrijven. Dat bespaarde hen uren handmatig werk na de beurs en stelde hen in staat om bestellingen veel sneller te gaan uitleveren.
Het resultaat is niet alleen efficiëntie, maar ook schaalbaarheid. Met een systeem dat zowel interne processen als de klantervaring ondersteunt, is het merk beter uitgerust om te groeien zonder extra complexiteit toe te voegen.
Vooruitblik: nieuwe collecties en meer internationale klanten
Met een meer gestroomlijnde operationele basis kan Ma Chérie Mon Amour zich richten op wat het belangrijkst is: creativiteit, merkopbouw en uitbreiding.
De tijd die ze besparen door automatisering en vereenvoudigde workflows stelt hen in staat om meer energie te steken in het ontwikkelen van nieuwe collecties en het versterken van hun marktpositie.
“Het grootste voordeel is de tijdsbesparing en de mogelijkheid om je op andere onderwerpen te richten.”
Met het oog op de toekomst zien ze Orderchamp Cloud een sleutelrol spelen in hun internationale groei. Het B2B Portal biedt een schaalbare manier om met retailers in nieuwe markten te werken, terwijl de marketplace extra zichtbaarheid biedt in regio’s waar ze nog geen gevestigde distributiepartners hebben.
Door sterk design, flexibele productie en een moderne B2B-infrastructuur te combineren, bouwt Ma Chérie Mon Amour aan een merk dat niet alleen creatief is, maar ook operationeel klaar is voor de volgende groeifase.
Dank voor je vertrouwen, team Ma Chérie Mon Amour. We zijn trots dat we jullie groei en creatieve visie mogen ondersteunen, en we blijven ons platform verbeteren om jullie te helpen nog verder op te schalen.
