Was ist eine Bestellung (PO)? Erfahren Sie, was eine Bestellung beinhaltet, wie der Bestellprozess funktioniert und wie er sich von einer Rechnung und einem Kundenauftrag unterscheidet – und wie Sie Bestellungen ohne manuelle Dateneingabe bearbeiten.
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Eine Bestellung (Purchase Order oder PO) ist das Dokument, das ein Käufer an einen Verkäufer sendet, um offiziell eine Bestellung aufzugeben. Sie legt genau fest, was der Käufer wünscht – die Produkte, Mengen, vereinbarten Preise und das Lieferdatum – und gilt als Verpflichtung des Käufers zum Kauf. Sobald der Verkäufer sie akzeptiert, wird die Bestellung zum vereinbarten Beleg der Bestellung, auf dessen Grundlage beide Seiten arbeiten.
Im Großhandel ist die Bestellung der Moment, in dem ein Einzelhändler aus „Interesse“ eine „Bestellung“ macht. Sie ist der schriftliche Nachweis hinter dem Geschäft: was vereinbart wurde, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen.
Was eine Bestellung enthält
Eine vollständige Bestellung lässt keinen Raum für Spekulationen. Die meisten enthalten:
Eine Bestellnummer – eine eindeutige Referenz, die beide Seiten zur Nachverfolgung der Bestellung nutzen.
Angaben zu Käufer und Verkäufer – Firmennamen, Ansprechpartner und Adressen.
Einzelposten – jedes Produkt mit einer Beschreibung, seiner SKU, der bestellten Menge und dem vereinbarten Stückpreis.
Gesamtsumme der Bestellung – die Summe der Einzelposten.
Lieferdetails – Lieferadresse und das Datum, an dem der Käufer die Ware benötigt.
Bedingungen – Zahlungsbedingungen, Versandart und eventuelle Verweise auf eine Mindestbestellmenge oder vereinbarte Konditionen.
Wie der Bestellprozess abläuft
Die Bestellung steht im Mittelpunkt eines einfachen Ablaufs:
Der Käufer erstellt die Bestellung – oft basierend auf dem Line Sheet oder dem Katalog einer Marke.
Der Käufer sendet sie an den Verkäufer.
Der Verkäufer bestätigt sie mit einer Auftragsbestätigung und prüft dabei Bestand, Preis und Termine.
Der Verkäufer versendet die Ware und stellt eine Rechnung aus, die sich auf die Bestellnummer bezieht.
Der Käufer zahlt gemäß den vereinbarten Bedingungen.
Die Bestellnummer hält die gesamte Kette zusammen – Bestellung, Lieferschein, Rechnung und Zahlung verweisen alle auf sie, was den Prozess leicht nachvollziehbar und prüfbar macht.
Bestellung vs. Rechnung
Dies ist die häufigste Verwechslung. Der Unterschied liegt darin, wer sie wann sendet:
Eine Bestellung wird vom Käufer vor der Abwicklung gesendet – eine Aufforderung und Verpflichtung zum Kauf.
Eine Rechnung wird vom Verkäufer nach der Abwicklung gesendet – eine Zahlungsaufforderung.
Dieselbe Bestellung, entgegengesetzte Richtungen, unterschiedliche Phasen. Die Rechnung nennt in der Regel die Bestellnummer, damit beide Dokumente übereinstimmen.
Bestellung vs. Kundenauftrag
Eine weitere leicht zu verwechselnde Sache. Eine Bestellung (Purchase Order) wird vom Käufer erstellt, um die Bestellung aufzugeben. Ein Kundenauftrag (Sales Order) wird vom Verkäufer als Antwort darauf erstellt, um zu bestätigen, dass er sie ausführen kann, und um sie im eigenen System zu erfassen. Zwei Seiten derselben Transaktion – eine ausgehende vom Käufer, eine interne beim Verkäufer.
Arten von Bestellungen
Nicht jede Bestellung ist eine einmalige Angelegenheit. Die gängigsten Arten:
Standardbestellung – eine einzelne Bestellung, bei der alle Details im Voraus bekannt sind.
Geplante Bestellung – die Artikel sind bekannt, aber die Liefertermine werden geschätzt.
Rahmenbestellung – eine Vereinbarung über den Kauf über einen bestimmten Zeitraum, oft zu vorab vereinbarten Preisen, wobei die Lieferungen nach Bedarf abgerufen werden.
Vertragsbestellung – eine Rahmenvereinbarung, auf die sich zukünftige Einzelbestellungen beziehen.
Die meisten Großhandelsbestellungen sind Standardbestellungen; Rahmenbestellungen kommen bei regelmäßigen Stammkunden vor.
Warum Bestellungen im Großhandel wichtig sind
Ein klarer Bestellprozess schützt beide Seiten. Er gibt dem Käufer die Kontrolle darüber, wozu er sich verpflichtet hat, gibt der Marke eine präzise Anweisung zur Ausführung und hinterlässt einen Beleg, der Streitigkeiten über Preis, Menge oder Zeitpunkt im Keim erstickt. Es sorgt auch für eine sauberere Buchhaltung, da jede Rechnung und Zahlung auf eine Bestellung zurückgeführt werden kann.
Das Problem ist nicht die Bestellung selbst – sondern die Art und Weise, wie Marken damit umgehen. Bestellungen, die per E-Mail, PDF und WhatsApp eingehen und dann manuell in eine Excel-Tabelle eingetippt werden, sind die Quelle für Fehler und Verzögerungen.
Wie Bestellungen in Orderchamp Cloud funktionieren
Orderchamp Cloud eliminiert den manuellen Schritt. Wenn ein Käufer über Ihr gebrandetes B2B Portal bestellt, wird die Bestellung in dem Moment digital erfasst, in dem er sie abschickt – nichts muss neu eingegeben werden. Wenn ein Käufer dennoch eine Bestellung per E-Mail oder auf Papier sendet, liest AI Order Convert diese und wandelt sie in eine digitale Bestellung um. In jedem Fall landen die Bestellungen an einem Ort, bereit zur Ausführung – sehen Sie, wie Sie Großhandelsbestellungen verwalten können, ganz ohne manuelle Erfassung. Es ist Teil eines modernen B2B Portal-E-Commerce, und Vertreter können Bestellungen mit einer Sales App auch persönlich vor Ort erfassen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Bestellung (PO)?
Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Rechnung?
Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einem Kundenauftrag?
Was sollte eine Bestellung enthalten?
Was sind die Hauptarten von Bestellungen?
Warum sind Bestellungen im Großhandel wichtig?
Wie kann ich Bestellungen ohne manuelle Dateneingabe verarbeiten?