Wie Sie Excel für Großhandelsbestellungen durch eine B2B-Bestellverwaltungssoftware ersetzen

Für viele Großhandelsmarken ist Excel stillschweigend zum Rückgrat ihrer internen Abläufe geworden. Bestellungen gehen per E-Mail, PDF, WhatsApp-Nachricht, auf Messen oder per Telefon ein, und jemand überträgt die Informationen manuell in eine Tabelle, um Produkte, Preise und Kunden zu erfassen.

Anfangs funktioniert dieser Ansatz. Tabellenkalkulationen sind vertraut, flexibel und erfordern keine Einrichtung. Doch wenn die Großhandelsaktivitäten wachsen, wird Excel schnell unübersichtlich und schwer zu pflegen.

Die manuelle Auftragserfassung erhöht das Fehlerrisiko, verschiedene Versionen von Preislisten kursieren unter den Kunden und die Bestandsdaten in den zahlreichen Tabellen veralten. Anstatt sich auf das Wachstum des B2B-Umsatzes zu konzentrieren, verbringen die Teams Stunden mit der Erledigung administrativer Aufgaben.

Aus diesem Grund suchen viele Marken nach Möglichkeiten, Excel bei Großhandelsbestellungen durch eine spezielle B2B-Bestellverwaltungssoftware zu ersetzen.

Digitale Großhandelsplattformen ermöglichen es Marken, Produktkataloge, Preise, Kundendaten und Bestellungen in einem einzigen System zu zentralisieren. Durch den Verzicht auf manuelle Tabellen-Workflows können Unternehmen ihre Großhandelsprozesse effizienter und skalierbarer gestalten.

Warum Großhändler ihre Bestellungen immer noch in Excel verwalten

Excel ist nach wie vor eines der am häufigsten genutzten Tools im Großhandel. Viele Marken beginnen ihre B2B-Reise mit einfachen Tabellenkalkulationen, um Produktlisten, Kundeninformationen und eingehende Bestellungen zu verwalten.

In der Anfangsphase ist dieser Ansatz durchaus sinnvoll. Wenn ein Unternehmen nur über einen kleinen Produktkatalog und eine begrenzte Anzahl von Einzelhändlern verfügt, lassen sich Tabellen leicht pflegen.

Mit dem Wachstum des Großhandels stoßen Tabellenkalkulationen jedoch an ihre Grenzen. Bestellungen gehen in unterschiedlichen Formaten ein, Preisvereinbarungen werden komplexer und die Produktkataloge erweitern sich.

Anstatt das Wachstum zu unterstützen, wird Excel allmählich zu einem Engpass für die Abläufe im Großhandel. Die Vertriebsteams verbringen immer mehr Zeit damit, Bestellungen manuell zu bearbeiten, Preise zu überprüfen und Tabellen zu aktualisieren.

Auch bei den Einzelhändlern kommt es zu Verzögerungen, da die Bestellungen manuell geprüft und bearbeitet werden müssen. Mit zunehmendem Bestellvolumen wird dieser Prozess immer schwieriger zu bewältigen.

Die Probleme bei der Verwaltung von Großhandelsbestellungen in Tabellenkalkulationen

Die größte Einschränkung von Excel besteht darin, dass es vollständig auf manuellen Prozessen basiert.

Jede Bestellung muss manuell erfasst, jede Preisliste manuell aktualisiert und jede Bestandsänderung in mehreren Tabellen nachgetragen werden. Dies birgt ein hohes Risiko für menschliche Fehler.

Im Großhandel können selbst kleine Fehler erhebliche Folgen haben. Eine veraltete Preisliste kann zu falschen Bestellsummen führen. Eine falsche Eingabe der Artikelnummer (SKU) kann Probleme bei der Auftragsabwicklung verursachen. Ungenaue Bestandsdaten können dazu führen, dass Produkte verkauft werden, die gar nicht mehr auf Lager sind.

Tabellenkalkulationen erschweren zudem die Kommunikation. Oft werden verschiedene Versionen von Produktkatalogen und Preislisten an die Einzelhändler weitergegeben, sodass schwer sicherzustellen ist, ob die Kunden die aktuellen Informationen nutzen.

Mit der Zeit verlangsamen diese manuellen Arbeitsabläufe die Prozesse und hindern die Großhandelsteams daran, sich auf das Wachstum zu konzentrieren.

Welche Software ersetzt Excel im Großhandel?

Die meisten wachsenden Marken ersetzen Tabellenkalkulationen durch eine B2B-Bestellverwaltungssoftware.

Diese Art von Software zentralisiert den gesamten B2B-Vertriebsprozess auf einer einzigen Plattform. Produktkataloge, Preisstrukturen, Kundenkonten und Bestellungen werden in einer einheitlichen Umgebung verwaltet.

Einzelhändler können Produkte durchstöbern und Bestellungen direkt über eine digitale Bestelloberfläche aufgeben. Preisregeln werden automatisch angewendet und die Bestände in Echtzeit aktualisiert.

Da alle Informationen miteinander vernetzt sind, erhalten Marken einen besseren Überblick über ihre Abläufe und reduzieren gleichzeitig den administrativen Aufwand.

Branchenuntersuchungen zufolge bevorzugen mittlerweile 67% der B2B-Einkäufer digitale Self-Service-Einkaufserlebnisse, was digitale Bestellwerkzeuge für Großhandelsunternehmen immer wichtiger macht.

Was ist ein B2B-Bestellportal?

Ein B2B Portal ist ein geschlossener Online-Shop, in dem Einzelhändler den Katalog einer Marke durchstöbern und Großhandelsbestellungen aufgeben können.

Anstatt Bestelltabellen anzufordern oder Bestellformulare per E-Mail zu senden, können sich Einzelhändler in einem digitalen Portal anmelden, um Produkte anzusehen, ihre Preise zu prüfen und Bestellungen direkt zu übermitteln.

Ein B2B Portal funktioniert ähnlich wie ein klassischer E-Commerce-Shop, enthält jedoch großhandelsspezifische Funktionen wie kundenspezifische Preise, Mindestbestellmengen und Mengenrabatte.

Für Marken resultiert daraus ein wesentlich effizienterer Bestellprozess. Bestellungen werden automatisch im System erfasst, Lagerbestände in Echtzeit aktualisiert und die Teams müssen eingehende Bestellungen nicht mehr manuell bearbeiten.

Einzelhändler können Produkte zudem ganz einfach nachbestellen, was die Anzahl der Folgebestellungen erhöht.

Wie Sie den Übergang von Excel zu einem digitalen B2B-Bestellsystem schaffen

Der Übergang von Tabellenkalkulationen zu einem digitalen B2B-Bestellsystem beginnt in der Regel mit der Zentralisierung der Produktinformationen.

Marken organisieren zunächst ihren Produktkatalog, ihre Preisregeln und ihre Kundenkonten auf einer digitalen Plattform. Sobald der Katalog strukturiert ist, können Einzelhändler mit der Bestellung über ein Online-Bestellportal beginnen.

Im Laufe der Zeit lassen sich weitere Prozesse automatisieren. Bestandsdaten können automatisch synchronisiert, die Auftragsabwicklung optimiert und Versand-Updates direkt an die Einzelhändler übermittelt werden.

Diese Umstellung ermöglicht es Großhandelsunternehmen, ihre Prozesse zu skalieren, ohne dass die administrative Komplexität zunimmt.

Anstatt Tabellen zu verwalten, können sich die Teams auf den Aufbau engerer Beziehungen zu den Einzelhändlern und den Ausbau ihres Produktangebots konzentrieren.

Wie Orderchamp Cloud hilft, Excel im Großhandel überflüssig zu machen

Orderchamp Cloud bietet eine digitale Plattform, die speziell entwickelt wurde, um tabellenbasierte Arbeitsabläufe im Großhandel zu ersetzen.

Mit Orderchamp Cloud können Marken ihr eigenes B2B Portal erstellen, in dem Einzelhändler selbstständig Produkte durchstöbern und Bestellungen aufgeben können.

Produktkataloge, Preisvereinbarungen und Lagerbestände werden in einer zentralen Umgebung verwaltet. Tools zur Bestellabwicklung optimieren die Bearbeitung von Aufträgen, Versand-Updates und die Kommunikation mit den Einzelhändlern.

Funktionen für das Kundenmanagement helfen Marken zudem, stets den Überblick über die Beziehungen zu den Einzelhändlern und die Bestellhistorie zu behalten.

Da sich Orderchamp Cloud in bestehende ERP- oder Warenwirtschaftssysteme integrieren lässt, bleiben Produkt- und Bestelldaten im gesamten Unternehmen stets synchronisiert.

Indem Marken Excel-Tabellen durch eine vernetzte B2B-Bestellverwaltungssoftware ersetzen, können sie den manuellen Aufwand erheblich reduzieren und gleichzeitig ein professionelleres Bestellerlebnis für Einzelhändler schaffen.

Die Zukunft der Bestellverwaltung im Großhandel

Das Kaufverhalten im B2B-Bereich verändert sich rasant. Einzelhändler erwarten im B2B-Einkauf zunehmend denselben Komfort, den sie aus dem privaten E-Commerce gewohnt sind.

Sie wünschen sich übersichtliche Produktkataloge, transparente Preise und die Möglichkeit, Bestellungen schnell aufzugeben, ohne auf Tabellenkalkulationen oder manuelle Bestätigungen warten zu müssen.

Marken, die weiterhin auf Excel setzen, haben oft Mühe, diese Erwartungen zu erfüllen. Manuelle Arbeitsabläufe verlangsamen die Auftragsbearbeitung und erschweren die Skalierung der Geschäfte.

Unternehmen, die auf moderne B2B-Bestellsysteme setzen, können viele ihrer operativen Prozesse automatisieren und ihren Einzelhändlern gleichzeitig ein reibungsloseres Einkaufserlebnis bieten.

Die Ablösung von Excel im Großhandel ist daher nicht nur eine Frage der Effizienz. Es geht darum, eine digitale Vertriebsinfrastruktur aufzubauen, die ein langfristiges Wachstum unterstützt.

Plattformen wie Orderchamp Cloud ermöglichen es Marken, fragmentierte Tabellen-Workflows in eine vernetzte B2B-Vertriebsumgebung zu verwandeln, in der Produktdaten, Preise, Kunden und Bestellungen an einem zentralen Ort verwaltet werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Können Großhandelsbestellungen in Excel verwaltet werden?

Was ist ein B2B-Bestellportal?

Was ist die beste Excel-Alternative für die Bestellverwaltung im Großhandel?

Warum ersetzen Großhändler Excel-Tabellen?