Für viele Großhandelsmarken ist Excel stillschweigend zum Rückgrat ihrer Betriebsabläufe geworden. Bestellungen gehen per E-Mail, PDF, WhatsApp-Nachricht, auf Messen oder per Telefon ein, und jemand überträgt die Informationen manuell in eine Tabellenkalkulation, um Produkte, Preise und Kunden zu erfassen.

Anfangs funktioniert dieser Ansatz. Tabellenkalkulationen sind vertraut, flexibel und erfordern keine Einrichtung. Doch wenn die Großhandelsgeschäfte wachsen, wird Excel schnell unübersichtlich und schwer zu pflegen.

Die manuelle Auftragserfassung erhöht das Fehlerrisiko, verschiedene Versionen von Preislisten kursieren zwischen den Kunden, und die Bestandsdaten in mehreren Tabellenkalkulationen veralten. Anstatt sich auf das Wachstum des B2B-Umsatzes zu konzentrieren, verbringen die Teams Stunden mit administrativen Aufgaben.

Aus diesem Grund versuchen viele Marken heute, Excel für Großhandelsbestellungen durch eine spezielle Software für das Großhandels-Auftragsmanagement zu ersetzen.

Digitale Großhandelsplattformen ermöglichen es Marken, Produktkataloge, Preise, Kundendaten und Bestellungen in einem System zu zentralisieren. Durch den Wegfall manueller Tabellenkalkulations-Workflows können Unternehmen eine skalierbarere und effizientere Methode zur Verwaltung von Großhandelsaktivitäten aufbauen.

Warum Großhändler ihre Bestellungen immer noch in Excel verwalten

Excel ist nach wie vor eines der am häufigsten genutzten Tools in Großhandelsunternehmen. Viele Marken beginnen ihre B2B-Reise mit einfachen Tabellenkalkulationen, um Produktlisten, Kundeninformationen und eingehende Bestellungen zu verwalten.

In der Anfangsphase ist das durchaus sinnvoll. Wenn ein Unternehmen nur über einen kleinen Produktkatalog und eine begrenzte Anzahl von Einzelhändlern verfügt, sind Tabellenkalkulationen leicht zu pflegen.

Wenn das Großhandelsgeschäft jedoch wächst, stoßen Tabellenkalkulationen an ihre Grenzen. Bestellungen gehen in unterschiedlichen Formaten ein, Preisvereinbarungen werden komplexer und die Produktkataloge erweitern sich.

Anstatt das Wachstum zu unterstützen, wird Excel allmählich zu einem Nadelöhr für den Großhandel. Die Vertriebsteams verbringen immer mehr Zeit mit der manuellen Bearbeitung von Bestellungen, der Überprüfung von Preisen und der Aktualisierung von Tabellenkalkulationen. Auch bei den Einzelhändlern kommt es zu Verzögerungen, da jede Bestellung von Hand geprüft und bearbeitet werden muss. Mit zunehmendem Bestellvolumen wird der gesamte Prozess immer schwerer zu verwalten.

Die Probleme bei der Verwaltung von Großhandelsbestellungen in Tabellenkalkulationen

Die größte Einschränkung von Excel besteht darin, dass es vollständig auf manuellen Prozessen beruht. Jede Bestellung muss manuell eingegeben werden, jede Preisliste manuell aktualisiert werden und jede Bestandsänderung muss in mehreren Tabellenkalkulationen berücksichtigt werden. Dies birgt ein hohes Risiko für menschliche Fehler.

Im Großhandel haben selbst kleine Fehler reale Konsequenzen. Eine veraltete Preisliste kann zu fehlerhaften Bestellsummen führen. Eine falsche SKU-Eingabe kann zu Problemen bei der Ausführung führen. Ungenaue Bestandsdaten können dazu führen, dass Produkte verkauft werden, die gar nicht mehr verfügbar sind.

Tabellenkalkulationen erschweren auch die Kommunikation. Unterschiedliche Versionen von Produktkatalogen und Preislisten werden an die Einzelhändler weitergegeben, was es schwierig macht, sicherzustellen, dass die Kunden immer die richtigen Informationen nutzen.

Mit der Zeit verlangsamen diese manuellen Arbeitsabläufe den Betrieb und hindern die Großhandelsteams daran, sich auf das Wachstum zu konzentrieren.

Welche Software ersetzt Excel im Großhandel?

Die meisten wachsenden Marken ersetzen Tabellenkalkulationen durch eine Software für das Großhandels-Auftragsmanagement, die den gesamten Großhandels-Vertriebsprozess auf einer Plattform zentralisiert. Produktkataloge, Preisstrukturen, Kundenkonten und Bestellungen werden in einer einzigen Umgebung verwaltet.

Einzelhändler können Produkte durchstöbern und Bestellungen direkt über eine digitale Verkaufsapp aufgeben. Preisregeln werden automatisch angewendet und der Lagerbestand wird in Echtzeit aktualisiert.

Da alle Informationen miteinander verknüpft sind, erhalten Marken einen weitaus besseren Überblick über ihre Abläufe und reduzieren gleichzeitig den administrativen Aufwand.

Laut Branchenuntersuchungen bevorzugen mittlerweile 67% der B2B-Einkäufer digitale Self-Service-Einkaufserlebnisse, weshalb digitale Bestelltools für Großhandelsunternehmen immer wichtiger werden.

Was ist ein B2B-Bestellportal?

Ein B2B-Bestellportal ist ein privater Online-Shop, in dem Einzelhändler den Katalog einer Marke durchstöbern und Großhandelsbestellungen aufgeben können.

Anstatt Bestelltabelle anzufordern oder Bestellformulare per E-Mail zu senden, melden sich Einzelhändler in einem digitalen Portal an, um Produkte anzusehen, ihre Preise zu prüfen und Bestellungen direkt aufzugeben.

Ein B2B-Bestellportal funktioniert ähnlich wie ein E-Commerce-Shop, enthält jedoch großhandelsspezifische Funktionen wie kundenspezifische Preise, Mindestbestellmengen (MOQs) und Mengenrabatte.

Für Marken führt dies zu einem wesentlich effizienteren Bestellprozess. Bestellungen werden automatisch im System erfasst, der Lagerbestand wird in Echtzeit aktualisiert, und die Teams müssen eingehende Bestellungen nicht mehr von Hand bearbeiten. Einzelhändler können Produkte zudem problemlos nachbestellen, was zu mehr Folgekäufen beiträgt.

So wechseln Sie von Excel zu einem digitalen Großhandels-Bestellsystem

Der Wechsel von Tabellenkalkulationen zu einem digitalen Großhandels-Bestellsystem beginnt in der Regel mit der Zentralisierung der Produktinformationen.

Marken organisieren zunächst ihren Produktkatalog, ihre Preisregeln und Kundenkonten auf einer digitalen Plattform. Sobald der Katalog strukturiert ist, können Einzelhändler mit der Bestellung über ein Online-Bestellportal beginnen – oft der schnellste Weg, um Ihren eigenen B2B-Webshop aufzubauen, ganz ohne Entwickler.

Mit der Zeit können weitere Prozesse automatisiert werden. Bestandsaktualisierungen können automatisch synchronisiert werden, die Auftragsabwicklung kann optimiert werden, und Versand-Updates können direkt an die Einzelhändler kommuniziert werden.

Diese Umstellung ermöglicht es Großhandelsunternehmen, ihre Abläufe zu skalieren, ohne die administrative Komplexität zu erhöhen. Anstatt Tabellenkalkulationen zu verwalten, können sich die Teams auf den Aufbau engerer Beziehungen zu den Einzelhändlern und den Ausbau ihres Produktangebots konzentrieren – einschließlich des Verkaufs über eine Multi-Channel-B2B-Vertriebsstrategie.

Wie Orderchamp Cloud Ihnen hilft, Excel im Großhandel überflüssig zu machen

Orderchamp Cloud bietet Ihnen eine digitale Plattform, die speziell dafür entwickelt wurde, tabellenbasierte Workflows im Großhandel zu ersetzen.

Mit Orderchamp Cloud können Marken ihr eigenes B2B-Bestellportal erstellen, in dem Einzelhändler Produkte selbstständig durchsuchen und Bestellungen aufgeben können. Produktkataloge, Preisvereinbarungen und Lagerbestände werden in einer zentralen Umgebung verwaltet, während Tools zur Auftragsverwaltung die Bestellabwicklung, Versand-Updates und die Kommunikation mit den Einzelhändlern optimieren.

Funktionen zur Kundenverwaltung helfen Marken zudem dabei, eine klare Übersicht über die Beziehungen zu den Einzelhändlern und die Bestellhistorie zu behalten.

Da sich Orderchamp Cloud in Ihre bestehenden ERP- oder Inventarsysteme integrieren lässt, bleiben Produkt- und Bestelldaten in Ihrer gesamten Organisation synchronisiert.

Durch das Ersetzen von Tabellenkalkulationen durch eine vernetzte Software für das Großhandels-Auftragsmanagement können Marken den manuellen Arbeitsaufwand drastisch reduzieren und gleichzeitig ein professionelleres Bestellerlebnis für Einzelhändler schaffen.

Die Zukunft des Großhandels-Auftragsmanagements

Das Kaufverhalten im Großhandel ändert sich schnell. Einzelhändler erwarten im B2B-Einkauf zunehmend den gleichen Komfort, den sie vom E-Commerce für Endverbraucher gewohnt sind – übersichtliche Produktkataloge, transparente Preise und die Möglichkeit, Bestellungen schnell aufzugeben, ohne auf Tabellenkalkulationen oder manuelle Bestätigungen warten zu müssen.

Marken, die sich weiterhin auf Excel verlassen, haben oft Mühe, Schritt zu halten. Manuelle Arbeitsabläufe verlangsamen die Auftragsabwicklung und erschweren die Skalierung.

Unternehmen, die Großhandels-Bestellsysteme einführen, können einen Großteil ihrer Abläufe automatisieren und den Einzelhändlern gleichzeitig ein reibungsloseres Einkaufserlebnis bieten.

Excel im Großhandel zu ersetzen, ist also nicht nur eine Frage der Effizienz. Es geht darum, eine digitale Vertriebsinfrastruktur aufzubauen, die langfristiges Wachstum unterstützt. Plattformen wie Orderchamp Cloud ermöglichen es Marken, fragmentierte Tabellenkalkulations-Workflows in eine vernetzte B2B-Vertriebsumgebung umzuwandeln, in der Produktdaten, Preise, Kunden und Bestellungen an einem einzigen Ort zusammenlaufen.

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Häufig gestellte Fragen