Für viele Großhandelsmarken ist Excel still und heimlich zum Rückgrat ihrer Geschäftsabläufe geworden. Bestellungen treffen über E-Mails, PDFs, WhatsApp-Nachrichten, Messen oder Telefonanrufe ein, und jemand überträgt die Informationen manuell in eine Tabellenkalkulation, um Produkte, Preise und Kunden zu erfassen.

Zunächst funktioniert dieser Ansatz. Tabellenkalkulationen sind vertraut, flexibel und erfordern keine Einrichtung. Doch mit wachsenden Großhandelsaktivitäten wird Excel schnell unübersichtlich und schwer zu pflegen.

Die manuelle Auftragserfassung erhöht das Fehlerrisiko, verschiedene Versionen von Preislisten kursieren unter den Kunden und Bestandsdaten veralten über mehrere Tabellen hinweg. Anstatt sich auf den Ausbau der B2B-Umsätze zu konzentrieren, verbringen Teams Stunden mit administrativen Aufgaben.

Aus diesem Grund versuchen viele Marken nun, Excel für Großhandelsbestellungen zu ersetzen – und zwar durch eine spezialisierte Software für das Großhandels-Auftragsmanagement.

Digitale Großhandelsplattformen ermöglichen es Marken, Produktkataloge, Preise, Kundendaten und Bestellungen in einem System zu zentralisieren. Durch den Wegfall manueller Tabellen-Workflows können Unternehmen eine skalierbarere und effizientere Arbeitsweise für ihre Großhandelsabläufe etablieren.

Warum Großhändler Bestellungen immer noch in Excel verwalten

Excel gehört im Großhandel nach wie vor zu den am häufigsten genutzten Werkzeugen. Viele Marken starten ihre B2B-Reise mit einfachen Tabellenkalkulationen, um Produktlisten, Kundeninformationen und eingehende Bestellungen zu verwalten.

In der Anfangsphase ist das durchaus sinnvoll. Wenn ein Unternehmen nur einen kleinen Produktkatalog und eine begrenzte Anzahl von Einzelhändlern hat, lassen sich Tabellen leicht pflegen.

Sobald Großhandelsunternehmen jedoch wachsen, stoßen Tabellenkalkulationen an ihre Grenzen. Bestellungen treffen in unterschiedlichen Formaten ein, Preisvereinbarungen werden komplexer und die Produktkataloge wachsen.

Anstatt das Wachstum zu fördern, wird Excel allmählich zu einem Engpass für die Großhandelsabläufe. Vertriebsteams verbringen immer mehr Zeit damit, Bestellungen manuell zu bearbeiten, Preise zu überprüfen und Tabellen zu aktualisieren. Auch die Einzelhändler müssen Verzögerungen hinnehmen, da jede Bestellung von Hand geprüft und verarbeitet werden muss. Mit steigendem Bestellvolumen wird der gesamte Prozess immer schwerer beherrschbar.

Die Probleme bei der Verwaltung von Großhandelsbestellungen in Tabellen

Die größte Schwachstelle von Excel ist die vollständige Abhängigkeit von manuellen Prozessen. Jede Bestellung muss manuell eingegeben, jede Preisliste händisch aktualisiert und jede Bestandsänderung über mehrere Tabellen hinweg nachgeführt werden. Dadurch entsteht ein hohes Risiko für menschliche Fehler.

Im Großhandel haben selbst kleine Fehler spürbare Folgen. Eine veraltete Preisliste kann zu fehlerhaften Bestellsummen führen. Eine falsche SKU-Eingabe kann Probleme bei der Abwicklung verursachen. Ungenaue Bestandsdaten können zum Überverkauf von Produkten führen, die gar nicht mehr verfügbar sind.

Tabellenkalkulationen führen außerdem zu Kommunikationsproblemen. Es werden verschiedene Versionen von Produktkatalogen und Preislisten an Einzelhändler weitergegeben, sodass kaum noch sichergestellt werden kann, dass Kunden immer die korrekten Informationen nutzen.

Mit der Zeit verlangsamen diese manuellen Arbeitsabläufe den gesamten Betrieb und hindern Großhandelsteams daran, sich auf das Wachstum zu konzentrieren.

Welche Software ersetzt Excel im Großhandel?

Die meisten wachsenden Marken ersetzen Tabellenkalkulationen durch Software für das Großhandels-Auftragsmanagement, die den gesamten B2B-Verkaufsprozess auf einer Plattform zentralisiert. Produktkataloge, Preisstrukturen, Kundenkonten und Bestellungen werden in einer einzigen Umgebung verwaltet.

Einzelhändler können Produkte durchstöbern und Bestellungen direkt über eine digitale B2B-Verkaufsapp aufgeben. Preisregeln werden automatisch angewendet und der Bestand aktualisiert sich in Echtzeit.

Da alle Informationen miteinander verknüpft sind, erhalten Marken einen deutlich besseren Überblick über ihre Abläufe und reduzieren gleichzeitig den administrativen Aufwand.

Branchenstudien zufolge bevorzugen mittlerweile 67% der B2B-Käufer digitale Self-Service-Bestellerlebnisse, wodurch digitale Bestelltools für Großhandelsunternehmen immer wichtiger werden.

Was ist ein B2B-Bestellportal?

Ein B2B-Bestellportal ist ein geschützter Online-Shop, in dem Einzelhändler den Katalog einer Marke durchstöbern und Großhandelsbestellungen aufgeben können.

Anstatt Bestelltabelle anzufordern oder Bestellformulare per E-Mail zu versenden, melden sich Einzelhändler in einem digitalen Portal an, um Produkte anzusehen, ihre individuellen Preise zu prüfen und Bestellungen direkt zu übermitteln.

Ein B2B-Bestellportal funktioniert ähnlich wie ein E-Commerce-Shop, bietet jedoch großhandelsspezifische Funktionen wie kundenspezifische Preise, Mindestbestellmengen (MOQs) und Mengenrabatte.

Für Marken sorgt dies für einen deutlich effizienteren Bestellprozess. Bestellungen werden automatisch im System erfasst, der Bestand wird in Echtzeit aktualisiert und Teams müssen eingehende Aufträge nicht mehr manuell abwickeln. Einzelhändler können Produkte zudem ganz unkompliziert nachbestellen, was wiederkehrende Käufe fördert.

So gelingt der Wechsel von Excel zu einem digitalen Großhandels-Bestellsystem

Der Umstieg von Tabellenkalkulationen auf ein digitales Großhandels-Bestellsystem beginnt in der Regel mit der Zentralisierung der Produktinformationen.

Marken organisieren zunächst ihren Produktkatalog, ihre Preisregeln und Kundenkonten auf einer digitalen Plattform. Sobald der Katalog strukturiert ist, können Einzelhändler mit der Bestellung über ein Online-Bestellportal beginnen – oft der schnellste Weg, um Ihren eigenen B2B-Webshop aufzubauen, ganz ohne Entwickler.

Im Laufe der Zeit lassen sich weitere Prozesse automatisieren. Bestandsaktualisierungen können sich automatisch synchronisieren, die Bestellabwicklung lässt sich optimieren und Versand-Updates können direkt an die Einzelhändler übermittelt werden.

Diese Transformation ermöglicht es Großhandelsunternehmen, ihre Geschäftsaktivitäten zu skalieren, ohne den administrativen Aufwand zu erhöhen. Anstatt Tabellen zu verwalten, können sich die Teams auf den Aufbau stärkerer Beziehungen zu den Einzelhändlern und den Ausbau ihres Produktangebots konzentrieren – einschließlich des Verkaufs über eine Multi-Channel-B2B-Vertriebsstrategie.

Wie Orderchamp Cloud Ihnen hilft, Excel im Großhandel überflüssig zu machen

Orderchamp Cloud bietet Ihnen eine digitale Plattform, die eigens dafür entwickelt wurde, tabellenbasierte Großhandelsabläufe abzulösen.

Mit Orderchamp Cloud können Marken ihr eigenes B2B-Bestellportal erstellen, in dem Einzelhändler selbstständig Produkte durchstöbern und Bestellungen aufgeben. Produktkataloge, Preisvereinbarungen und Lagerbestände werden in einer zentralen Umgebung verwaltet, während Tools für das Auftragsmanagement die Bestellabwicklung, Versandbenachrichtigungen und die Kommunikation mit den Einzelhändlern optimieren.

Funktionen für das Kundenmanagement helfen Marken zudem dabei, eine klare Übersicht über ihre Händlerbeziehungen und die Bestellhistorie zu behalten.

Da sich Orderchamp Cloud in Ihr bestehendes ERP- oder Warenwirtschaftssystem integrieren lässt, bleiben Produkt- und Bestelldaten im gesamten Unternehmen synchronisiert.

Indem Marken Tabellenkalkulationen durch eine vernetzte Software für das Großhandels-Auftragsmanagement ersetzen, können sie den manuellen Aufwand drastisch reduzieren und gleichzeitig ein professionelleres Bestellerlebnis für Einzelhändler schaffen.

Die Zukunft des Auftragsmanagements im Großhandel

Das Einkaufsverhalten im Großhandel verändert sich rasant. Einzelhändler erwarten im B2B-Einkauf zunehmend den gleichen Komfort, den sie aus dem B2C-E-Commerce gewohnt sind: übersichtliche Produktkataloge, transparente Preise und die Möglichkeit, Bestellungen schnell aufzugeben, ohne auf Tabellen oder manuelle Bestätigungen warten zu müssen.

Marken, die weiterhin auf Excel setzen, haben oft Mühe, Schritt zu halten. Manuelle Arbeitsabläufe verlangsamen die Auftragsabwicklung und erschweren die Skalierung.

Unternehmen, die auf Großhandels-Bestellsysteme umsteigen, können einen Großteil ihrer Betriebsabläufe automatisieren und ihren Händlern gleichzeitig ein reibungsloseres Einkaufserlebnis bieten.

Excel im Großhandel abzulösen, ist daher nicht nur eine Frage der Effizienz. Es geht darum, eine digitale Vertriebsinfrastruktur aufzubauen, die langfristiges Wachstum sichert. Plattformen wie Orderchamp Cloud ermöglichen es Marken, fragmentierte Tabellen-Workflows in eine vernetzte B2B-Vertriebsumgebung zu verwandeln, in der Produktdaten, Preise, Kunden und Bestellungen an einem zentralen Ort zusammenlaufen.

Sind Sie bereit, Tabellenkalkulationen hinter sich zu lassen? Entdecken Sie die Tarife von Orderchamp Cloud oder buchen Sie eine Demo, um modernes Auftragsmanagement im Großhandel in Aktion zu erleben.

Häufig gestellte Fragen

Können Großhandelsbestellungen in Excel verwaltet werden?

Was ist ein B2B-Bestellportal?

Was ist die beste Excel-Alternative für das Auftragsmanagement im Großhandel?

Warum ersetzen Großhändler Tabellenkalkulationen?