AI Order Convert: orderautomatiseringssoftware voor merken

Er landt een nieuwe groothandelsbestelling in jouw inbox. Geweldig nieuws, totdat iemand de bijlage moet openen, de juiste klant moet zoeken, elke productreferentie moet controleren, elke SKU moet matchen, de hoeveelheden moet invoeren en ervoor moet zorgen dat de bestelling klaar is om te worden verwerkt.

Voor veel B2B-merken is dit nog steeds onderdeel van de dagelijkse routine. Bestellingen komen binnen, maar niet altijd via één soepele digitale stroom. Sommige kopers gebruiken je portal. Anderen sturen een pdf. Een key account exporteert misschien een CSV vanuit diens eigen systeem. Een andere klant mailt simpelweg een lijst met producten die deze wil nabestellen.

De bestelling zelf is waardevol. De administratie eromheen is dat niet.

Daarom introduceren we AI Order Convert, een nieuwe door AI aangestuurde tool van Orderchamp Cloud die merken helpt binnenkomende B2B-bestellingen om te zetten in digitale conceptbestellingen. Het is gebouwd voor merken met een Orderchamp Cloud B2B Portal en ontworpen om orderverwerking sneller, nauwkeuriger en makkelijker te beheren te maken.

Waarom orderautomatisering belangrijk is in B2B

Inkopers in de groothandel hebben zelden dezelfde werkwijze. Elke retailer heeft zijn eigen manier van werken, vooral als ze al interne inkoopprocessen hebben. Voor merken zorgt dit voor een praktische uitdaging. Je wilt je B2B-verkoop digitaliseren, maar je wilt ook dat het bestellen voor je klanten eenvoudig blijft.

Daardoor eindigen veel teams met twee realiteiten tegelijk. Aan de voorkant bieden ze een professionele B2B Portal aan. Achter de schermen besteden ze nog steeds tijd aan het handmatig invoeren van externe bestellingen in hun systeem.

Dit is precies de operationele kloof waar AI Order Convert voor is gemaakt. Het helpt merken om bestellingen te accepteren in de formaten die kopers al gebruiken, zoals Excel, pdf en e-mail, terwijl deze bestellingen toch in een gestructureerde workflow binnen Orderchamp Cloud terechtkomen.

Wat AI Order Convert doet

AI Order Convert leest bestellingen uit e-mail, pdf-, CSV- en XML-bestanden en zet de informatie om in een digitale conceptbestelling. Het kan producten, SKU's en hoeveelheden identificeren en vervolgens de bestelling matchen met de juiste klant in jouw Orderchamp Cloud-omgeving.

Je team kan het concept bekijken voordat het wordt bevestigd, zodat de workflow gecontroleerd blijft. Het verschil is dat het meest tijdrovende deel – het omzetten van een externe bestelling in iets waar jouw systeem mee kan werken – veel sneller wordt afgehandeld.

In plaats van te beginnen met handmatige gegevensinvoer, start je team met een voorbereide bestelling.

Beschikbaar voor merken met een B2B Portal

AI Order Convert is beschikbaar voor merken die een Orderchamp Cloud B2B Portal hebben. Het is geen afzonderlijk verkoopkanaal of een vervanging voor de portal. Het is een praktische tool die helpt om meer binnenkomende bestellingen in dezelfde digitale omgeving te laten instromen.

Voor merken die al een B2B Portal gebruiken, voegt het een extra efficiëntielaag toe. Je portal blijft de centrale plek voor B2B-bestellingen, terwijl AI Order Convert helpt bij het verwerken van de bestellingen die nog steeds daarbuiten binnenkomen, waardoor een volledig geautomatiseerde workflow ontstaat.

Een betere ervaring voor jouw team en jouw kopers

Het mooie van AI Order Convert is dat het het interne proces verbetert zonder dat elke koper onmiddellijk zijn gewoonten hoeft te veranderen.

Jouw kopers kunnen de formaten blijven gebruiken die passen bij hun eigen workflow. Jouw team hoeft daarentegen niet meer zoveel tijd te besteden aan het kopiëren van informatie uit die formaten naar je backoffice.

Die balans is vooral waardevol in B2B, waar langetermijnrelaties met klanten belangrijk zijn. Sommige kopers zijn klaar om volledig online te bestellen. Anderen hebben meer tijd nodig. AI Order Convert helpt je om beide groepen te ondersteunen en tegelijkertijd achter de schermen aan een efficiëntere werking te bouwen.

Van besteldocument naar digitale conceptbestelling

Het proces is eenvoudig. Een koper stuurt een bestelling in een van de ondersteunde formaten. AI Order Convert leest de bestelgegevens en bereidt een digitale conceptbestelling voor in jouw Orderchamp Cloud-backoffice. Je team beoordeelt de informatie, controleert eventuele bijzonderheden en bevestigt de bestelling wanneer deze klaar is.

Deze laatste beoordelingsstap is belangrijk. Bij B2B-bestellingen kan sprake zijn van klantspecifieke prijzen, productvarianten, minimale bestelwaarden en beschikbaarheidscontroles. AI helpt de voorbereiding te versnellen, maar je team behoudt het overzicht over het resultaat.

Het is automatisering met een menselijke controle.

Voor wie AI Order Convert is bedoeld

AI Order Convert is vooral relevant voor B2B-merken die regelmatig bestellingen uit meerdere bronnen ontvangen en meer structuur willen aanbrengen in hun bestelproces. Het kan handig zijn voor modemerken die te maken hebben met varianten en maten, voedings- en drankenmerken die terugkerende bestellingen beheren, home & living-merken met grote assortimenten, of elk groothandelsteam dat klantbestellingen nog handmatig verwerkt.

De rode draad is niet de categorie. Het is de workflow.

Als er bestellingen binnenkomen, maar je team deze nog handmatig moet omzetten in digitale bestellingen, kan AI Order Convert dat proces een stuk efficiënter maken.

Hoe AI Order Convert binnen Orderchamp Cloud past

AI Order Convert is onderdeel van een grotere visie voor Orderchamp Cloud. Wij zijn van mening dat B2B-handel makkelijker te beheren moet zijn, niet alleen voor kopers die bestellingen plaatsen, maar ook voor de teams die ze verwerken.

Een sterke B2B Portal geeft merken een professionele online bestelomgeving. De Sales App ondersteunt het opnemen van bestellingen in showrooms, onderweg en op beurzen. AI Order Convert helpt nu om een ander belangrijk gat te dichten door extern ontvangen bestellingen makkelijker te verwerken te maken.

Samen ondersteunen deze tools een meer verbonden B2B-verkooporganisatie, waarin merken bestellingen met minder wrijving kunnen verkopen, ontvangen en beheren.

Klaar om de orderverwerking makkelijker te maken?

Als je team te veel tijd besteedt aan het handmatig verwerken van e-mail-, pdf-, CSV- of XML-bestellingen, kan deze nieuwe tool je helpen een snellere and meer schaalbare workflow te creëren.

Boek een demo met Orderchamp Cloud en ontdek hoe AI Order Convert je kan helpen binnenkomende B2B-bestellingen om te zetten in kant-en-klare digitale conceptbestellingen.

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik aan de slag met AI Order Convert?

Wat is AI Order Convert?

Wie kan AI Order Convert gebruiken?

Bevestigt AI Order Convert bestellingen automatisch?

Hoe bespaart AI Order Convert tijd?

Kunnen kopers op hun gebruikelijke manier blijven bestellen?

Is AI Order Convert een apart verkoopkanaal?

Is AI Order Convert nuttig voor groeiende groothandelsmerken?