Kimberley Buurman
Van handmatige Excel-workflows naar een gestroomlijnde B2B-bestelervaring
We spraken met het team achter Ma Chérie Mon Amour, een Frans-Duits lifestylemerk opgericht door een creatief koppel met een gedeelde passie voor design, reizen en cultuur. Wat begon als een creatieve visie is uitgegroeid tot een karakteristiek merk dat humor, elegantie en persoonlijkheid brengt in alledaagse producten.
Toen hun bedrijf groeide in zowel B2C- als B2B-kanalen, hadden hun interne processen moeite om het bij te benen. Met Orderchamp Cloud vonden ze een manier om de operationele processen te vereenvoudigen, handmatig werk te verminderen en een naadloze ervaring te creëren voor hun retailpartners.
Introductie: Ma Chérie Mon Amour
Ma Chérie Mon Amour maakt originele woon- en bureau-accessoires die ontworpen zijn om alledaagse routines op te vrolijken en een gevoel van vreugde op tafel te brengen, trouw aan hun motto "fait avec humeur" (gemaakt met humor).
De kern van het merk is het oprichterskoppel, wiens gedeelde creatieve visie alles vormgeeft, van productontwerp tot merkidentiteit. Hun collecties combineren hedendaagse graphics met een speelse geest, wat resulteert in producten die zowel elegant als expressief aanvoelen.
Het assortiment omvat hoogwaardige vinyl placemats, onderzetters, dienbladen, evenals bureaumatten en muismatten. Kenmerkende thema's variëren van verfijnde kalligrafische ontwerpen tot gedurfde dierenportretten, waardoor retailers producten kunnen aanbieden die opvallen en tegelijkertijd natuurlijk passen in moderne interieurs.
De productie gebeurt on demand, voornamelijk in Duitsland en met Europese partners. Deze aanpak ondersteunt niet alleen de duurzaamheid, maar geeft het merk ook de flexibiliteit om snel op de vraag in te spelen zonder onnodige voorraad op te bouwen.
De uitdaging: complexiteit verminderen bij groei
Naarmate het bedrijf groeide, nam ook de complexiteit achter de schermen toe.
Vóór Orderchamp Cloud beheerde Ma Chérie Mon Amour hun B2B-bestellingen via een combinatie van Excel en hun boekhoudsysteem Lexware Office. Bestellingen werden ontvangen in spreadsheets en vervolgens handmatig in hun systeem ingevoerd om offertes en bevestigingen te maken. Dit zorgde voor een gefragmenteerde workflow die voortdurend handmatige invoer vereiste.
“We ontvingen alle bestellingen via Excel en moesten ze vervolgens handmatig invoeren in Lexware Office, dus het was dubbel werk.”
Tegelijkertijd voerden ze hun B2C-activiteiten uit via Shopify, wat betekende dat bestellingen over meerdere systemen waren verspreid zonder centraal overzicht.
Deze opzet maakte het steeds moeilijker om te schalen. In plaats van te focussen op de groei van het merk, werd er veel tijd besteed aan herhalende administratieve taken en foutgevoelige processen.
Waarom Ma Chérie Mon Amour koos voor Orderchamp Cloud
Het team was al op zoek naar een manier om hun operationele activiteiten te professionaliseren en te centraliseren. Hun doel was duidelijk: B2C- en B2B-bestellingen samenbrengen in één gestructureerd systeem en handmatige handelingen zoveel mogelijk beperken.
Billbee werd de operationele ruggengraat voor het beheren van bestellingen via verschillende kanalen. Orderchamp Cloud voegde de ontbrekende laag toe door een specifiek B2B-bestelportaal te bieden dat rechtstreeks op deze opzet aansluit.
Billbee is een multichannel order- en voorraadbeheeroplossing die handelaren helpt hun workflows te automatiseren en hun e-commerce-activiteiten te stroomlijnen.
Hun kennismaking met Orderchamp kwam tot stand door een persoonlijk contact op een vakbeurs, wat al snel leidde tot een praktische oplossing voor hun behoeften.
“Andere tools waren simpelweg te duur voor een bedrijf als het onze, vooral als je met meerdere verkooppartners werkt.”
Vergeleken met alternatieve oplossingen bood Orderchamp Cloud de juiste balans tussen functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en kosten. Het stelde hen in staat om zowel hun interne team als externe verkooppartners uit te rusten met een systeem dat gemakkelijk te gebruiken en snel te implementeren is.
De implementatie was snel en de samenwerking was eenvoudig
De overgang naar Orderchamp Cloud verliep soepel, grotendeels dankzij hun bestaande B2C-infrastructuur. Productgegevens waren al gestructureerd en konden rechtstreeks naar de nieuwe omgeving worden overgezet.
Dit betekende dat ze snel live konden gaan zonder lange onboardingprocessen of complexe datamigratie.
“We zouden Orderchamp Cloud aanbevelen vanwege het intuïtieve ontwerp en de zeer snelle service - ze reageren op alle problemen binnen 24-48 uur.”
De integratie met Billbee maakte het mogelijk om zowel B2C- als B2B-bestelstromen te centraliseren in één operationeel systeem. Bestellingen die via het B2B-portaal worden geplaatst, stromen nu rechtstreeks in hun backend, waardoor handmatige herinvoer overbodig is en de kans op fouten afneemt.
Tegelijkertijd is de opzet nog steeds in ontwikkeling. Voorraadbeheer is een gebied waar de afstemming tussen systemen nog steeds wordt verfijnd. In plaats van de voortgang te vertragen, heeft dit geleid tot een nauwe samenwerking en korte feedbackloops, zodat het systeem blijft verbeteren in lijn met hun behoeften.
De impact tot nu toe: uren bespaard per dag!
De grootste verandering voor Ma Chérie Mon Amour is de verschuiving van handmatig werk naar gestructureerde automatisering.
Waar bestellingen voorheen meerdere stappen in Excel en boekhoudtools vereisten, worden ze nu afgehandeld binnen één verbonden stroom. Dit heeft de operationele frictie aanzienlijk verminderd en tijd vrijgemaakt voor het hele team.
“Alles is veel eenvoudiger en sneller geworden. We hoeven niet langer Excel-lijsten bij te houden en handmatige bestellingen te verwerken.”
Voor hun B2B-klanten is de ervaring ook verbeterd. Retailers kunnen zelfstandig producten bekijken, bestellingen plaatsen en hun accounts beheren via het B2B Portal. Dit vermindert de noodzaak van heen-en-weer communicatie en zorgt voor een professionelere koopervaring.
Op de afgelopen Maison et Objet vakbeurs gebruikten ze de Sales App om meer dan 100 bestellingen te schrijven, wat hen uren handmatig werk bespaarde na de beurs, en hen in staat stelde om bestellingen veel sneller te gaan verwerken.
Het resultaat is niet alleen efficiëntie, maar ook schaalbaarheid. Met een systeem dat zowel de interne processen als de klantervaring ondersteunt, is het merk beter toegerust om te groeien zonder extra complexiteit toe te voegen.
Vooruitblik: nieuwe collecties en meer internationale klanten
Met een meer gestroomlijnde operationele basis kan Ma Chérie Mon Amour zich richten op wat het belangrijkste is: creativiteit, merkopbouw en uitbreiding.
De tijd die bespaard wordt door automatisering en vereenvoudigde workflows stelt hen in staat om meer energie te steken in het ontwikkelen van nieuwe collecties en het versterken van hun marktpositie.
“Het grootste voordeel is de tijdsbesparing en de mogelijkheid om op andere onderwerpen te focussen.”
Vooruitkijkend zien ze een sleutelrol weggelegd voor Orderchamp Cloud in hun internationale groei. Het B2B Portal biedt een schaalbare manier om samen te werken met retailers in nieuwe markten, terwijl de marketplace extra zichtbaarheid biedt in regio's waar ze nog geen gevestigde distributiepartners hebben.
Door een sterk design, flexibele productie en een moderne B2B-infrastructuur te combineren, bouwt Ma Chérie Mon Amour aan een merk dat niet alleen creatief is, maar ook operationeel klaar is voor de volgende groeifase.
Bedankt voor je vertrouwen, team Ma Chérie Mon Amour. We zijn er trots op jouw groei and creatieve visie te ondersteunen, en we zullen ons platform blijven verbeteren om je te helpen nog verder te schalen.
