Hoe je Excel voor groothandelsbestellingen vervangt door B2B order management software

Voor veel groothandelsmerken is Excel stilletjes de ruggengraat van hun bedrijfsvoering geworden. Bestellingen komen binnen via e-mails, pdf's, WhatsApp-berichten, beurzen of telefoontjes, en iemand voert de informatie handmatig in een spreadsheet in om producten, prijzen en klanten bij te houden.

In het begin werkt deze aanpak prima. Spreadsheets zijn vertrouwd, flexibel en vereisen geen installatie. Maar naarmate de groothandel groeit, wordt Excel al snel moeilijk te onderhouden.

Handmatige invoer van bestellingen verhoogt het risico op fouten, er circuleren verschillende versies van prijslijsten tussen klanten en voorraaddata raakt verouderd over meerdere spreadsheets. In plaats van te focussen op de groei van de B2B-verkoop, besteden teams uren aan administratieve taken.

Dit is de reden waarom veel merken nu op zoek zijn naar manieren om Excel te vervangen voor wholesale-bestellingen door specifieke groothandel order management software.

Digitale groothandelsplatformen stellen merken in staat om productcatalogi, prijzen, klantgegevens en bestellingen in één systeem te centraliseren. Door handmatige spreadsheet-workflows te elimineren, kunnen bedrijven een schaalbaardere en efficiëntere manier creëren om de groothandelsactiviteiten te beheren.

Waarom groothandels nog steeds bestellingen in Excel beheren

Excel blijft een van de meest gebruikte tools in de groothandel. Veel merken beginnen hun B2B-reis met eenvoudige spreadsheets om productlijsten, klanteninformatie en binnenkomende bestellingen te beheren.

In de beginfase is deze aanpak logisch. Wanneer een bedrijf slechts een kleine productcatalogus en een beperkt aantal retailers heeft, zijn spreadsheets eenvoudig te onderhouden.

Echter, naarmate de groothandel groeit, beginnen spreadsheets hun beperkingen te tonen. Bestellingen komen in verschillende formaten binnen, prijsafspraken worden complexer en productcatalogi breiden uit.

In plaats van de groei te ondersteunen, wordt Excel geleidelijk een knelpunt voor de groothandelsactiviteiten. Verkoopteams besteden steeds meer tijd aan het handmatig verwerken van bestellingen, het controleren van prijzen en het bijwerken van spreadsheets.

Retailers ervaren ook vertragingen omdat bestellingen handmatig moeten worden beoordeeld en verwerkt. Naarmate het ordervolume groeit, wordt dit proces steeds moeilijker te beheren.

De problemen met het beheren van groothandelsbestellingen in spreadsheets

De grootste beperking van Excel is dat het volledig afhankelijk is van handmatige processen.

Elke bestelling moet handmatig worden ingevoerd, elke prijslijst handmatig worden bijgewerkt en elke voorraadwijziging moet in meerdere spreadsheets worden doorgevoerd. Dit zorgt voor een hoog risico op menselijke fouten.

Bij groothandels kunnen zelfs kleine fouten grote gevolgen hebben. Een verouderde prijslijst kan leiden tot onjuiste ordertotalen. Een verkeerde SKU-invoer kan problemen bij de orderverwerking veroorzaken. Onnauwkeurige voorraadgegevens kunnen ertoe leiden dat producten worden verkocht die niet meer beschikbaar zijn.

Spreadsheets zorgen ook voor communicatie-uitdagingen. Verschillende versies van productcatalogi en prijslijsten worden vaak gedeeld met retailers, waardoor het moeilijk is om te zorgen dat klanten de juiste informatie gebruiken.

Na verloop van tijd vertragen deze handmatige workflows de bedrijfsvoering en verhinderen ze dat groothandelsteams zich kunnen concentreren op groei.

Welke software vervangt Excel in de groothandel?

De meeste groeiende merken vervangen spreadsheets door groothandel order management software.

Dit type software centraliseert het gehele groothandelsverkoopproces in één platform. Productcatalogi, prijsstructuren, klantaccounts en bestellingen worden in een enkele omgeving beheerd.

Retailers kunnen door producten bladeren en rechtstreeks bestellingen plaatsen via een digitale bestelinterface. Prijsregels worden automatisch toegepast en de voorraad wordt in real-time bijgewerkt.

Omdat alle informatie met elkaar verbonden is, krijgen merken meer inzicht in hun operationele activiteiten en verminderen ze de hoeveelheid administratief werk.

Volgens sectoronderzoek geeft 67% van de B2B-kopers inmiddels de voorkeur aan digitale self-service aankoopervaringen, waardoor digitale besteltools steeds belangrijker worden voor groothandels.

Wat is een B2B Portal?

Een B2B Portal is een besloten online winkel waar retailers de catalogus van een merk kunnen bekijken en groothandelsbestellingen kunnen plaatsen.

In plaats van spreadsheets met bestellingen op te vragen of bestelformulieren te e-mailen, kunnen retailers inloggen op een digitaal portaal om producten te bekijken, hun prijzen te controleren en rechtstreeks bestellingen te plaatsen.

Een B2B Portal werkt vergelijkbaar met een e-commerce webwinkel, maar bevat specifieke functies voor de groothandel, zoals klantspecifieke prijzen, minimale bestelhoeveelheden en volumekortingen.

Voor merken zorgt dit voor een veel efficiënter bestelproces. Bestellingen worden automatisch in het systeem geregistreerd, de voorraad wordt in real-time bijgewerkt en teams hoeven binnenkomende bestellingen niet meer handmatig te verwerken.

Retailers kunnen producten ook eenvoudig opnieuw bestellen, wat helpt om herhalingsaankopen te stimuleren.

Hoe je overstapt van Excel naar een digitaal bestelsysteem voor de groothandel

De overgang van spreadsheets naar een digitaal bestelsysteem voor de groothandel begint meestal met het centraliseren van de productinformatie.

Merken organiseren eerst hun productcatalogus, prijsregels en klantaccounts binnen een digitaal platform. Zodra de catalogus is gestructureerd, kunnen retailers beginnen met het plaatsen van bestellingen via een online bestelportaal.

Na verloop van tijd kunnen extra processen worden geautomatiseerd. Voorraadupdates kunnen automatisch synchroniseren, orderverwerking kan worden gestroomlijnd en verzendupdates kunnen rechtstreeks naar retailers worden gecommuniceerd.

Deze transformatie stelt groothandels in staat om hun activiteiten op te schalen zonder dat de administratieve complexiteit toeneemt.

In plaats van spreadsheets te beheren, kunnen teams zich richten op het opbouwen van sterkere relaties met retailers en het uitbreiden van hun productaanbod.

Hoe Orderchamp Cloud helpt Excel te elimineren in de groothandel

Orderchamp Cloud biedt een digitaal platform dat is ontworpen om spreadsheet-gebaseerde wholesale-workflows te vervangen.

Met Orderchamp Cloud kunnen merken hun eigen B2B Portal maken waar retailers zelfstandig door producten kunnen bladeren en bestellingen kunnen plaatsen.

Productcatalogi, prijsafspraken en voorraadniveaus worden beheerd in één gecentraliseerde omgeving. Hulpprogramma's voor orderbeheer stroomlijnen de orderverwerking, verzendupdates en de communicatie met retailers.

Functies voor klantenbeheer helpen merken ook om een duidelijk inzicht te houden in relaties met retailers en de bestelgeschiedenis.

Omdat Orderchamp Cloud integreert met bestaande ERP- of voorraadsystemen, blijven product- en ordergegevens gesynchroniseerd binnen de gehele organisatie.

Door spreadsheets te vervangen door gekoppelde groothandel order management software, kunnen merken de hoeveelheid handmatig werk aanzienlijk verminderen en tegelijkertijd een professionelere bestelervaring voor retailers creëren.

De toekomst van orderbeheer in de groothandel

Het aankoopgedrag in de groothandel verandert snel. Retailers verwachten steeds vaker hetzelfde gemak bij B2B-aankopen als bij e-commerce voor consumenten.

Ze willen duidelijke productcatalogi, transparante prijzen en de mogelijkheid om snel bestellingen te plaatsen zonder te hoeven wachten op spreadsheets of handmatige bevestigingen.

Merken die op Excel blijven vertrouwen, hebben vaak moeite om aan deze verwachtingen te voldoen. Handmatige workflows vertragen de orderverwerking en maken het moeilijk om activiteiten op te schalen.

Bedrijven die overstappen op groothandelsbestelsystemen kunnen veel van hun operationele processen automatiseren en retailers tegelijkertijd een soepelere aankoopervaring bieden.

Het vervangen van Excel in de groothandel gaat dus niet alleen om efficiëntie. Het gaat om het bouwen van een digitale verkoopinfrastructuur die langdurige groei ondersteunt.

Platformen zoals Orderchamp Cloud stellen merken in staat om gefragmenteerde spreadsheet-workflows te transformeren in een verbonden B2B-verkoopomgeving waarin productgegevens, prijzen, klanten en bestellingen op één plek worden beheerd.

Veelgestelde vragen

Kunnen groothandelsbestellingen in Excel worden beheerd?

Wat is een B2B Portal?

Wat is het best alternatief voor Excel voor het beheer van groothandelsbestellingen?

Waarom vervangen groothandels spreadsheets?