Voor veel groothandelsmerken is Excel stilletjes de ruggengraat van hun bedrijfsvoering geworden. Bestellingen komen binnen via e-mails, pdf's, WhatsApp-berichten, beurzen of telefoontjes, en iemand voert de informatie handmatig in een spreadsheet in om producten, prijzen en klanten bij te houden.

In het begin werkt deze aanpak. Spreadsheets zijn vertrouwd, flexibel en vereisen geen installatie. Maar naarmate groothandelsactiviteiten groeien, wordt Excel al snel moeilijk te onderhouden.

Handmatige orderinvoer verhoogt de kans op fouten, verschillende versies van prijslijsten circuleren tussen klanten en voorraadgegevens raken verouderd over meerdere spreadsheets. In plaats van te focussen op het laten groeien van de B2B-verkoop, besteden teams uren aan het beheren van administratieve taken.

Dit is de reden waarom veel merken nu op zoek zijn naar het vervangen van Excel voor groothandelsbestellingen door speciale groothandel orderbeheersoftware.

Digitale groothandelsplatformen stellen merken in staat om productcatalogi, prijzen, klantgegevens en bestellingen in één systeem te centraliseren. Door handmatige spreadsheet-workflows te elimineren, kunnen bedrijven een meer schaalbare en efficiënte manier bouwen om groothandelsactiviteiten te beheren.

Waarom groothandels nog steeds bestellingen in Excel beheren

Excel blijft een van de meest gebruikte tools in groothandelsbedrijven. Veel merken beginnen hun B2B-traject met eenvoudige spreadsheets om productlijsten, klantinformatie en binnenkomende bestellingen te beheren.

In de beginfase is dit logisch. Wanneer een bedrijf slechts een kleine productcatalogus en een beperkt aantal retailers heeft, zijn spreadsheets eenvoudig te onderhouden.

Naarmate groothandelsbedrijven groeien, beginnen spreadsheets echter hun beperkingen te tonen. Bestellingen komen in verschillende formaten binnen, prijsafspraken worden complexer en productcatalogi breiden uit.

In plaats van groei te ondersteunen, wordt Excel geleidelijk een knelpunt voor groothandelsactiviteiten. Verkoopteams besteden steeds meer tijd aan het handmatig verwerken van bestellingen, het verifiëren van prijzen en het bijwerken van spreadsheets. Retailers ervaren ook vertragingen omdat elke bestelling met de hand moet worden beoordeeld en verwerkt. Naarmate het ordervolume groeit, wordt het hele proces moeilijker te beheren.

De problemen met het beheren van groothandelsbestellingen in spreadsheets

De grootste beperking van Excel is dat het volledig afhankelijk is van handmatige processen. Elke bestelling moet handmatig worden ingevoerd, elke prijslijst handmatig worden bijgewerkt en elke voorraadwijziging moet in meerdere spreadsheets worden doorgevoerd. Dit zorgt voor een hoog risico op menselijke fouten.

In de groothandel hebben zelfs kleine fouten reële gevolgen. Een verouderde prijslijst kan leiden tot onjuiste ordertotalen. Een verkeerde SKU-invoer kan problemen met de orderverwerking veroorzaken. Onnauwkeurige voorraadgegevens kunnen leiden tot het oververkopen van producten die niet meer beschikbaar zijn.

Spreadsheets zorgen ook voor communicatie-uitdagingen. Verschillende versies van productcatalogi en prijslijsten worden gedeeld met retailers, waardoor het moeilijk is om ervoor te zorgen dat klanten altijd de juiste informatie gebruiken.

Na verloop van tijd vertragen deze handmatige workflows de bedrijfsvoering en verhinderen ze dat groothandelsteams zich op groei kunnen richten.

Welke software vervangt Excel in de groothandel?

De meeste groeiende merken vervangen spreadsheets door groothandel orderbeheersoftware die het volledige groothandelsverkoopproces in één platform centraliseert. Productcatalogi, prijsstructuren, klantaccounts en bestellingen worden allemaal in een enkele omgeving beheerd.

Retailers kunnen door producten bladeren en rechtstreeks bestellingen plaatsen via een digitale B2B order taking app. Prijsregels worden automatisch toegepast en de voorraad wordt in realtime bijgewerkt.

Omdat alle informatie met elkaar verbonden is, krijgen merken veel beter zicht op hun activiteiten, terwijl ze administratief werk verminderen.

Volgens sectoronderzoek verkiest 67% van de B2B-kopers nu digitale selfservice aankoopervaringen, waardoor digitale besteltools steeds belangrijker worden voor groothandelsbedrijven.

Wat is een B2B-bestelportaal?

Een B2B-bestelportaal is een besloten online winkel waar retailers door de catalogus van een merk kunnen bladeren en groothandelsbestellingen kunnen plaatsen.

In plaats van bestelspreadsheets aan te vragen of bestelformulieren te mailen, loggen retailers in op een digitaal portaal om producten te bekijken, hun prijzen te controleren en rechtstreeks bestellingen in te dienen.

Een B2B-bestelportaal werkt grotendeels zoals een e-commerce webshop, maar bevat specifieke groothandelsfuncties zoals klantspecifieke prijzen, minimale bestelhoeveelheden (MOQ's) en volumekortingen.

Voor merken zorgt dit voor een veel efficiënter bestelproces. Bestellingen worden automatisch in het systeem geregistreerd, de voorraad wordt in realtime bijgewerkt en teams hoeven binnenkomende bestellingen niet meer met de hand te verwerken. Retailers kunnen producten ook eenvoudig opnieuw bestellen, wat helpt om herhalingsaankopen te stimuleren.

Hoe je overstapt van Excel naar een digitaal groothandelsbestelsysteem

De overstap van spreadsheets naar een digitaal groothandelsbestelsysteem begint meestal met het centraliseren van productinformatie.

Merken organiseren eerst hun productcatalogus, prijsregels en klantaccounts binnen een digitaal platform. Zodra de catalogus is gestructureerd, kunnen retailers bestellingen gaan plaatsen via een online bestelportaal — vaak de snelste manier om je eigen B2B-webshop te bouwen zonder ontwikkelaars.

Na verloop van tijd kunnen meer processen worden geautomatiseerd. Voorraadupdates kunnen automatisch synchroniseren, orderverwerking kan worden gestroomlijnd en verzendupdates kunnen rechtstreeks naar retailers worden gecommuniceerd.

Deze transformatie stelt groothandelsbedrijven in staat om hun activiteiten op te schalen zonder dat de administratieve complexiteit toeneemt. In plaats van spreadsheets te beheren, kunnen teams zich richten op het opbouwen van sterkere relaties met retailers en het uitbreiden van hun productaanbod — inclusief verkoop via een multi-channel B2B-verkoopstrategie.

Hoe Orderchamp Cloud je helpt om Excel in de groothandel te elimineren

Orderchamp Cloud biedt je een digitaal platform dat is gebouwd om op spreadsheets gebaseerde groothandelsworkflows te vervangen.

Met Orderchamp Cloud kunnen merken hun eigen B2B-bestelportaal creëren waar retailers zelfstandig door producten bladeren en bestellingen plaatsen. Productcatalogi, prijsafspraken en voorraadniveaus worden beheerd in één gecentraliseerde omgeving, terwijl orderbeheertools de orderverwerking, verzendupdates en communicatie met retailers stroomlijnen.

Functies voor klantbeheer helpen merken ook om duidelijk zicht te houden op relaties met retailers en de bestelgeschiedenis.

Omdat Orderchamp Cloud integreert met je bestaande ERP- of voorraadsystemen, blijven product- en bestelgegevens gesynchroniseerd over je hele organisatie.

By replacing spreadsheets with connected wholesale order management software, brands can dramatically reduce manual work while creating a more professional ordering experience for retailers.

De toekomst van groothandel orderbeheer

Het koopgedrag in de groothandel verandert snel. Retailers verwachten steeds vaker hetzelfde gemak bij B2B-aankopen als bij consumenten-e-commerce — duidelijke productcatalogi, transparante prijzen en de mogelijkheid om snel bestellingen te plaatsen zonder te hoeven wachten op spreadsheets of handmatige bevestigingen.

Merken die op Excel blijven vertrouwen, hebben vaak moeite om bij te blijven. Handmatige workflows vertragen de orderverwerking en maken het moeilijk om op te schalen.

Bedrijven die groothandelsbestelsystemen adopteren, kunnen een groot deel van hun activiteiten automatiseren en tegelijkertijd retailers een soepelere aankoopervaring bieden.

Het vervangen van Excel in de groothandel gaat dus niet alleen over efficiëntie. Het gaat over het bouwen van een digitale verkoopinfrastructuur die langdurige groei ondersteunt. Platformen zoals Orderchamp Cloud stellen merken in staat om gefragmenteerde spreadsheet-workflows te transformeren in een verbonden B2B-verkoopomgeving waarin productgegevens, prijzen, klanten en bestellingen allemaal op één plek leven.

Klaar om spreadsheets achter je te laten? Ontdek de Orderchamp Cloud pakketten of boek een demo om groothandel orderbeheer in actie te zien.

Veelgestelde vragen

Kunnen groothandelsbestellingen in Excel worden beheerd?

Wat is een B2B-bestelportaal?

Wat is het beste Excel-alternatief voor groothandel orderbeheer?

Waarom vervangen groothandels spreadsheets?