Ein Einzelhändler, mit dem Sie noch nie gehandelt haben, gibt eine Erstbestellung über 2.400 € auf und bittet um ein Zahlungsziel von 60 Tagen. Wenn Sie Ja sagen, haben Sie dessen Warenbestand zwei Monate lang mit Ihrem eigenen Geld auf Vertrauensbasis finanziert. Wenn Sie Nein sagen, haben Sie den Kunden möglicherweise gerade an einen Konkurrenten verloren, der Ja gesagt hat.

Diese Entscheidung fällt im Großhandel ständig an, und die meisten Marken treffen sie von Fall zu Fall, spontan und basierend auf dem Bauchgefühl im Gespräch. Zahlungsbedingungen verdienen Besseres. Sie sind ein geschäftlicher Hebel mit realen Kosten, und sie als feste Richtlinie statt als Verhandlungssache zu behandeln, unterscheidet Marken, die ihre Forderungen kontrolliert ausbauen, von solchen, die sich in ein Cashflow-Problem manövrieren.

Dieser Leitfaden erklärt, was Zahlungsbedingungen im Großhandel tatsächlich bedeuten, wie man die von Einkäufern verwendeten Abkürzungen liest, welche Bedingungen zu welchen Kunden passen, was die Gewährung von Krediten Sie in konkreten Zahlen kostet und wie Sie Risiken reduzieren können, ohne jeden neuen Einzelhändler abzuweisen.

Was sind Zahlungsbedingungen im Großhandel?

Zahlungsbedingungen im Großhandel sind die vereinbarten Konditionen, unter denen ein Einzelhändler Sie bezahlt: wie viel Zeit er hat, was die Frist auslöst und was passiert, wenn er vorzeitig oder verspätet zahlt. Sie sind Teil Ihrer Geschäftsvereinbarung, neben Preisen, Mindestbestellmengen und Lieferkonditionen.

Bedingungen sind nicht dasselbe wie Zahlungsmethoden. Die Methode ist, wie sich das Geld bewegt – Karte, Banküberweisung, Lastschrift, iDEAL. Die Bedingungen bestimmen, wann es fließen muss. Ein Einzelhändler kann per Banküberweisung mit Netto 30 zahlen oder per Karte beim Checkout; das sind zwei unabhängige Entscheidungen, und ihre Verwechslung führt dazu, dass manche Marken glauben, das Anbieten von Online-Zahlungen bedeute den Verzicht auf Zahlungsziele. Das tut es nicht.

Der wichtigste Unterschied besteht zwischen Vorauskasse und Warenkredit. Vorauskasse bedeutet, dass Sie das Geld haben, bevor die Ware das Lager verlässt. Warenkredit bedeutet, dass Sie Ware versandt haben und nun ein ungesicherter Gläubiger eines Unternehmens sind, das Sie möglicherweise nicht gut kennen. Alles Weitere in diesem Artikel befasst sich damit, wie Sie einen Kunden gezielt und in einem Tempo, das Ihrem Vertrauen entspricht, von der ersten zur zweiten Option überführen.

Wie man die Bezeichnungen von Zahlungsbedingungen liest

Einkäufer und Buchhaltungssysteme verwenden ein kompaktes Kürzel. Es lohnt sich, diese Abkürzungen fließend zu beherrschen, da Unklarheiten hier später zu Streitigkeiten führen.

Zwei Details sorgen für die meisten Streitigkeiten. Erstens: Was startet die Frist – Rechnungsdatum, Versanddatum oder Lieferdatum. Geben Sie dies explizit an, denn ein Einkäufer, dessen Lager neun Tage für die Einbuchung der Lieferung gebraucht hat, wird für das spätere Datum argumentieren. Zweitens: EOM-Konditionen sind viel länger, als sie aussehen – eine Rechnung vom 2. des Monats mit EOM 30 entspricht effektiv Netto 59 Tagen.

Was auch immer Sie vereinbaren, es gehört schriftlich auf die Bestellung (Purchase Order) und muss auf der Auftragsbestätigung sowie der Rechnung wiederholt werden. Bedingungen, die nur in einem E-Mail-Verlauf existieren, lassen sich nur schwer durchsetzen.

Welche Zahlungsbedingungen zu welchen Kunden passen

Das Nützlichste, was Sie tun können, ist aufzuhören, von Gespräch zu Gespräch zu entscheiden, und stattdessen nach Kundenkategorien vorzugehen. Eine einfache Richtlinie deckt 90% der Fälle ab und lässt Ihnen Raum, Ausnahmen bewusst und nicht unter Druck zu machen.

Das zugrunde liegende Prinzip: Zahlungsbedingungen muss man sich verdienen, sie werden nicht einfach bei der Registrierung gewährt. Ein neuer Händler zahlt im Voraus, baut über zwei oder drei reibungslose Bestellungen eine Historie auf und erhält dann Netto 30 mit einem Limit. Diese Vorgehensweise ist leicht zu erklären, wirkt nicht wie Misstrauen und sorgt dafür, dass Ihre Forderungen im Einklang mit Ihren Erfahrungswerten bezüglich der Zahlungsmoral wachsen.

Was das Gewähren von Zahlungszielen Sie wirklich kostet

Warenkredite sind nicht umsonst, und die Kosten sind meist unsichtbar, weil sie nie als eigener Posten erscheinen.

Beginnen Sie mit dem Betriebskapital (Working Capital). Wenn Sie bei Netto 60 einen Jahresumsatz von 500.000 € erzielen, sind rund 82.000 € dauerhaft in unbezahlten Rechnungen gebunden – Geld, das Sie für Lagerbestände ausgegeben haben und nicht anderweitig nutzen können. Wenn Sie diesen Bestand von Netto 60 auf Netto 30 umstellen, werden rund 41.000 € an liquiden Mitteln freigesetzt, ohne eine einzige zusätzliche Einheit zu verkaufen. Für die meisten wachsenden Marken ist das ein größerer Hebel als jede Preisänderung, die sie vornehmen könnten.

Hinzu kommen die Kosten für Skonti bei vorzeitiger Zahlung, die von Marken regelmäßig unterschätzt werden. Die Gewährung von 2/10 Net 30 bedeutet, auf 2% zu verzichten, um 20 Tage früher bezahlt zu werden. Auf das Jahr hochgerechnet entspricht das etwa 37% – weitaus teurer als fast jede andere Finanzierungsform. Es kann immer noch die richtige Entscheidung sein, wenn die Liquidität knapp ist oder ein Kunde ein echtes Ausfallrisiko darstellt, aber treffen Sie sie bewusst und kalkulieren Sie dies in Ihre Margenstruktur ein, anstatt es als bloße Gefälligkeit zu betrachten.

Und es gibt Forderungsausfälle. Eine ausgebuchte Rechnung über 2.000 € bei einer Bruttomarge von 55% kostet Sie nicht 2.000 € Gewinn – sie kostet den Gewinn aus etwa 3.600 € zusätzlichem Umsatz, um dies auszugleichen. Ein einziger Zahlungsausfall kann den Deckungsbeitrag mehrerer guter Kunden zunichtemachen.

Gutschriften sind die stillere Variante desselben Problems. Jede Gutschrift, die Sie ausstellen, verringert den Betrag, den Sie aus einer bereits gestellten Rechnung einnehmen. Beschädigungen und Fehlmengen belasten somit dieselbe Bilanz wie Zahlungsverzug – siehe Großhandelsretouren und Gutschriften.

Risiken reduzieren, ohne den Verkauf zu verlieren

Die erste Reaktion nach schlechten Erfahrungen ist oft, die Zahlungsbedingungen pauschal für alle zu verschärfen. Das kostet Sie gute Kunden. Der bessere Ansatz ist, Kreditentscheidungen kostengünstig und gezielt zu treffen.

Prüfen Sie vor der Bewilligung. Überprüfen Sie bei einer Erstbestellung oberhalb eines von Ihnen festgelegten Schwellenwerts das Unternehmen – Handelsregisterauszug, Geschäftsdauer, Übereinstimmung der Gesellschaft mit dem Geschäftsnamen. Ein fünfminütiger Check deckt die offensichtlichen Probleme auf. Bei größeren Beträgen lohnt sich der Kauf von Wirtschaftsauskünften.

Setzen Sie ein Limit, nicht nur ein Zahlungsziel. Netto 30 mit einer Obergrenze von 3.000 € stellt ein völlig anderes Risiko dar als Netto 30 ohne Limit. Das Limit verhindert, dass ein guter Kunde unbemerkt zu Ihrem größten Risiko wird.

Verwenden Sie eine Proforma-Rechnung für Vorauskasse. Sie gibt dem Einkäufer ein offizielles Dokument an die Hand, anhand dessen er bezahlen und intern buchen kann, ohne dass auf Ihrer Seite bereits eine Forderung entsteht. Es ist der standardmäßige, unkomplizierte Weg, einem Neukunden „Erstzahlung erforderlich“ zu kommunizieren.

Machen Sie die Sofortzahlung zum einfachsten Weg. Viele kleine Bestellungen greifen nur deshalb auf Zahlungsziele zurück, weil es vor Ort keine Möglichkeit zur Direktzahlung gibt. Wenn Einzelhändler über ein B2B Portal mit integrierter Zahlung beim Checkout bestellen, zahlen Kunden, die gerne sofort bezahlen, ganz einfach direkt. So werden Zahlungsziele zu etwas, das Sie gezielt Kunden gewähren, die sie wirklich benötigen, anstatt standardmäßig jedem.

Vereinbaren Sie einen Eigentumsvorbehalt. Eine Eigentumsvorbehaltsklausel in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen stellt sicher, dass die Waren bis zur vollständigen Begleichung der Rechnung Ihr Eigentum bleiben. Sie löst nicht jedes Insolvenzproblem, kostet Sie aber nichts und kann mitunter von entscheidender Bedeutung sein.

Offene Forderungen einfordern, ohne die Beziehung zu beschädigen

Die meisten Zahlungsverzögerungen beruhen nicht auf Unehrlichkeit. Oft handelt es sich um eine Rechnung, die im falschen Postfach gelandet ist, eine fehlende Bestellnummer (PO-Nummer) oder einen kleinen Einzelhändler mit einem vorübergehenden Liquiditätsengpass. Jede überfällige Rechnung als Konfrontation zu behandeln, kostet Sie Kunden, die Sie eigentlich behalten hätten.

Erfolgreich ist, wer konsequent systematisch vorgeht. Senden Sie eine höfliche Erinnerung einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum, nicht erst danach. Haken Sie am ersten Tag nach Fälligkeit schriftlich nach, mit der Rechnung erneut im Anhang. Eskalieren Sie nach einem festen Zeitplan und nicht erst, wenn die Frustration den Höhepunkt erreicht. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung die Bestellnummer des Einkäufers enthält, denn in größeren Unternehmen ist eine fehlende Referenz die häufigste Ursache dafür, dass eine Zahlung gar nicht erst angewiesen wird.

Wenn ein Konto ernsthaft überfällig ist, ist der wirksamste Hebel meist die nächste Bestellung und nicht die letzte Rechnung. Einen Kunden wieder auf Vorauskasse zu setzen, bis der Saldo ausgeglichen ist, ist verbindlicher als eine Mahn-E-Mail und lässt sich ohne Streit vermitteln – es ist eine Richtlinie, kein persönliches Urteil.

Wo Zahlungsbedingungen in Ihrem Bestellablauf verankert sind

Eine Konditionenpolitik, die nur in den Köpfen existiert, wird an stressigen Tagen umgangen. In der Praxis schleichen sich Fehler fast immer an denselben Stellen ein: Ein Vertriebsmitarbeiter vereinbart auf einer Messe abweichende Konditionen, ein Neukunde wird ohne Limit angelegt, ein säumiger Kunde gibt eine weitere Bestellung auf und niemand bemerkt es bis zur Rechnungsstellung.

Die Lösung besteht darin, Zahlungsbedingungen am Kundendatensatz zu hinterlegen und nicht an einzelnen Gesprächen festzumachen. Wenn jedes Konto über eigene Bedingungen, Limits und Statuswerte verfügt, gelten die richtigen Konditionen automatisch für jede Bestellung – unabhängig davon, wer sie aufgenommen hat oder wo. Das ist dasselbe Prinzip wie bei kundenindividuellen Preisen: Regeln werden vom System durchgesetzt, nicht vom Gedächtnis. Wenn Ihre Kundendaten noch in Tabellenkalkulationen verwaltet werden, ist dies einer der triftigsten Gründe für einen Wechsel.

Orderchamp Cloud integriert dies direkt in die Bestellumgebung statt als nachträglichen Gedanken. Einzelhändler bestellen über ein gebrandetes B2B Portal, das ihre individuellen Preise und Sortimente anzeigt, integrierte Zahlungen ermöglichen es Kunden, bei Bedarf direkt beim Checkout zu bezahlen, und das Auftragsmanagement führt jede Bestellung aus jedem Kanal an einem zentralen Ort mit dem richtigen Kunden zusammen. Erfahren Sie, wie acht Marken diesen Ablauf neu strukturiert haben, oder lesen Sie mehr darüber, was eine vollständige B2B-E-Commerce-Lösung umfasst.

Zahlungsbedingungen von der ersten Bestellung an richtig handhaben

Zahlungsbedingungen sind einer der wenigen geschäftlichen Hebel, die Sie vollständig selbst steuern. Legen Sie diese als nach Kundentyp gestaffelte Richtlinie fest, halten Sie sie schriftlich auf jedem Dokument fest, lassen Sie Kunden bessere Konditionen durch eine verlässliche Zahlungshistorie statt durch Verhandlungen erreichen, und kennen Sie die Kosten jedes Zugeständnisses, bevor Sie es machen.

Auf diese Weise verlieren Bedingungen ihren Schrecken, wenn Sie einen neuen Einzelhändler gewinnen, und werden zu dem, was sie sein sollten: ein ganz normaler Bestandteil Ihrer Vertriebspraxis.

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Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet Netto 30 im Großhandel?

Was bedeutet 2/10 Netto 30?

Sollte ich einem neuen Großhandelskunden Zahlungsziele anbieten?

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Wie reduziere ich das Risiko von Zahlungsausfällen?