Ein Einzelhändler, mit dem Sie noch nie Geschäfte gemacht haben, gibt eine erste Bestellung im Wert von €2.400 auf und bittet um ein Zahlungsziel von 60 Tagen. Sagen Sie ja, und Sie haben dessen Inventar auf Vertrauensbasis zwei Monate lang mit Ihrem eigenen Geld finanziert. Sagen Sie nein, und Sie haben das Konto vielleicht gerade an einen Konkurrenten verloren, der ja gesagt hat.

Diese Entscheidung stellt sich im Großhandel ständig, und die meisten Marken treffen sie von Fall zu Fall im jeweiligen Moment, je nachdem, wie sich das Gespräch angefühlt hat. Zahlungsbedingungen verdienen Besseres als das. Sie sind ein kommerzieller Hebel mit realen Kosten, und sie als Richtlinie statt als Verhandlungssache zu behandeln, ist das, was Marken, die ihre Außenstände unter Kontrolle halten, von Marken unterscheidet, die sich selbst in ein Cashflow-Problem hineinmanövrieren.

Dieser Leitfaden befasst sich mit der tatsächlichen Bedeutung von Zahlungsbedingungen im Großhandel, wie die von Einkäufern verwendete Notation zu lesen ist, welche Bedingungen zu welchen Kunden passen, was Sie die Gewährung von Krediten in harten Zahlen kostet und wie Sie das Risiko verringern können, ohne jeden neuen Einzelhändler abzuweisen.

Was sind Zahlungsbedingungen im Großhandel?

Zahlungsbedingungen im Großhandel sind die vereinbarten Konditionen, unter denen ein Einzelhändler Sie bezahlt: wie viel Zeit er hat, was die Frist auslöst und was passiert, wenn er vorzeitig oder verspätet zahlt. Sie sind Teil Ihrer kommerziellen Vereinbarung, neben der Preisgestaltung, Mindestbestellmengen und Lieferbedingungen.

Zahlungsbedingungen sind nicht dasselbe wie Zahlungsmethoden. Die Methode ist, wie das Geld fließt – Karte, Banküberweisung, Lastschrift, iDEAL. Die Bedingungen legen fest, wann es fließen muss. Ein Einzelhändler kann per Banküberweisung mit Netto 30 zahlen oder per Karte beim Checkout; dies sind zwei unabhängige Entscheidungen, und ihre Vermischung ist der Grund, warum manche Marken glauben, dass das Anbieten von Online-Zahlungen bedeutet, auf Zahlungsziele zu verzichten. Das tut es nicht.

Der wichtigste Unterschied besteht zwischen Vorauszahlung und Handelskredit. Vorauszahlung bedeutet, dass Sie das Geld haben, bevor die Ware das Haus verlässt. Handelskredit bedeutet, dass Sie die Ware versandt haben und nun ungesicherter Gläubiger eines Unternehmens sind, das Sie vielleicht nicht gut kennen. Alles andere in diesem Artikel dreht sich darum, wie Sie einen Kunden bewusst und in einem Tempo, das Ihrem Vertrauen entspricht, von der ersten zur zweiten Kategorie führen.

Wie man die Notation von Zahlungsbedingungen liest

Einkäufer und Buchhaltungssysteme verwenden eine kompakte Kurzschrift. Es lohnt sich, diese fließend zu beherrschen, da Unklarheiten hier später zu Streitigkeiten führen.

Zwei Details führen zu den meisten Diskussionen. Erstens, was die Frist auslöst: Rechnungsdatum, Versanddatum oder Lieferdatum. Nennen Sie eines davon ausdrücklich, denn ein Einkäufer, dessen Lager neun Tage gebraucht hat, um die Lieferung einzubuchen, wird für das spätere Datum argumentieren. Zweitens sind EOM-Bedingungen viel länger, als sie aussehen – eine Rechnung vom 2. des Monats mit EOM 30 entspricht praktisch Netto 59.

Was auch immer Sie vereinbaren, es gehört schriftlich auf die Bestellung und muss auf der Auftragsbestätigung und der Rechnung wiederholt werden. Bedingungen, die nur in einem E-Mail-Verlauf existieren, lassen sich nur schwer durchsetzen.

Welche Zahlungsbedingungen zu welchen Kunden passen

Das Beste, was Sie tun können, ist, nicht mehr pro Gespräch, sondern pro Kundengruppe zu entscheiden. Eine einfache Richtlinie deckt 90% der Fälle ab und lässt Ihnen Raum, Ausnahmen bewusst und nicht unter Druck zu machen.

Das zugrunde liegende Prinzip: Zahlungsbedingungen werden verdient, nicht bei der Anmeldung gewährt. Ein neuer Einzelhändler zahlt im Voraus, baut über zwei oder drei reibungslose Bestellungen eine Historie auf und wechselt dann zu Netto 30 mit einem Limit. Diese Entwicklung ist leicht zu erklären, fühlt sich nicht wie Misstrauen an und sorgt dafür, dass Ihre Außenstände im Gleichschritt mit Ihrem Wissen darüber wachsen, wer zahlt.

Was das Anbieten von Zahlungszielen Sie tatsächlich kostet

Handelskredite sind nicht kostenlos, und die Kosten sind meist unsichtbar, weil sie nie als Posten auftauchen.

Beginnen Sie mit dem Betriebskapital. Wenn Sie bei Netto 60 einen Jahresumsatz von €500.000 erzielen, haben Sie permanent rund €82,000 in unbezahlten Rechnungen gebunden – Geld, das Sie für Lagerbestände ausgegeben haben und nicht wieder ausgeben können. Die Verkürzung dieser Frist von Netto 60 auf Netto 30 setzt rund €41,000 an Barmitteln frei, ohne dass Sie eine einzige zusätzliche Einheit verkaufen müssen. Für die meisten wachsenden Marken ist dies ein größerer Hebel als jede Preisänderung, die sie vornehmen könnten.

Hinzu kommen die Kosten für Skonti bei vorzeitiger Zahlung, die von Marken regelmäßig unterschätzt werden. Das Angebot von 2/10 Netto 30 bedeutet, dass Sie auf 2% verzichten, um 20 Tage früher bezahlt zu werden. Auf das Jahr hochgerechnet sind das rund 37% – weitaus teurer als fast jede Finanzierung, die Sie vereinbaren könnten. Es kann immer noch die richtige Entscheidung sein, wenn das Geld knapp ist oder ein Kunde ein echtes Zahlungsrisiko darstellt, aber treffen Sie diese Entscheidung bewusst und kalkulieren Sie sie in Ihre Margenstruktur ein, anstatt sie als Gefälligkeit zu behandeln.

Und es gibt Forderungsausfälle. Eine abgeschriebene Rechnung über €2.000 bei einer Bruttomarge von 55% kostet Sie nicht €2.000 Gewinn – sie kostet den Gewinn aus rund €3,600 an zusätzlichen Verkäufen, um sie zu ersetzen. Ein einziger Zahlungsausfall kann den Beitrag mehrerer guter Konten zunichtemachen.

Risiko verringern, ohne den Verkauf zu verlieren

Der Reflex, wenn man enttäuscht wurde, ist, die Bedingungen auf breiter Front zu verschärfen. Das kostet Sie gute Kunden. Der bessere Ansatz ist, Kreditentscheidungen günstig und spezifisch zu treffen.

Prüfen Sie vor der Bewilligung. Suchen Sie bei einer Erstbestellung, die über einem von Ihnen festgelegten Schwellenwert liegt, nach dem Unternehmen – Handelsregistereintragung, wie lange es schon existiert, ob der Firmenname mit dem Geschäftsnamen übereinstimmt. Eine fünfminütige Überprüfung deckt die offensichtlichen Probleme auf. Bei größeren Risiken lohnt sich der Kauf von Bonitätsauskünften.

Setzen Sie ein Limit, nicht nur ein Zahlungsziel. Netto 30 mit einer Obergrenze von €3.000 ist ein ganz anderes Risiko als Netto 30 ohne Obergrenze. Das Limit verhindert, dass ein guter Kunde unbemerkt zu Ihrem größten Risiko wird.

Nutzen Sie eine Proforma-Rechnung für Vorauszahlungen. Sie gibt dem Einkäufer ein formelles Dokument zur Zahlung und internen Buchung, ohne dass auf Ihrer Seite eine Forderung entsteht. Das ist der Standard- und unkomplizierte Weg, einem neuen Kunden „Zahlung zuerst“ zu signalisieren.

Machen Sie die sofortige Zahlung zum einfachsten Weg. Viele kleine Bestellungen werden nur deshalb auf Rechnung abgewickelt, weil es keine Möglichkeit gibt, sofort vor Ort zu bezahlen. Wenn Einzelhändler über ein B2B Portal mit integrierter Zahlung beim Checkout bestellen, tun dies die Kunden, die gerne jetzt zahlen, ganz einfach, und Zahlungsziele werden zu etwas, das Sie Konten gewähren, die sie wirklich benötigen, und nicht standardmäßig jedem.

Eigentumsvorbehalt bis zur Zahlung. Eine Eigentumsvorbehaltserklärung in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen bedeutet, dass die Ware bis zur Begleichung der Rechnung Ihr Eigentum bleibt. Das wird nicht jede Insolvenz lösen, aber es ist eine Klausel, deren Aufnahme nichts kostet und die gelegentlich von großer Bedeutung ist.

Zahlungsverzug anmahnen, ohne die Beziehung zu beschädigen

Die meisten verspäteten Zahlungen sind keine Unehrlichkeit. Es ist eine Rechnung, die im falschen Posteingang gelandet ist, eine fehlende Bestellnummer oder ein kleiner Einzelhändler mit eigenen Cashflow-Engpässen. Jede überfällige Rechnung als Konfrontation zu behandeln, kostet Sie Kunden, die Sie sonst behalten hätten.

Was hilft, ist eine sachliche Systematik. Senden Sie eine höfliche Erinnerung einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum, nicht erst danach. Haken Sie am ersten Tag nach der Fälligkeit schriftlich nach, wobei Sie die Rechnung erneut anhängen. Eskalieren Sie nach einem festen Zeitplan und nicht erst dann, wenn der Frust seinen Höhepunkt erreicht. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung die Bestellnummer des Käufers trägt, da in größeren Organisationen eine fehlende Referenz der häufigste Grund dafür ist, dass eine Zahlung nie eingeplant wird.

Wenn ein Konto wirklich in Verzug gerät, ist die nächste Bestellung meist der wirksamere Hebel als die letzte Rechnung. Einen Kunden wieder auf Vorauszahlung umzustellen, bis der Saldo ausgeglichen ist, ist wirkungsvoller als eine Mahn-E-Mail und lässt sich leichter ohne Streit vermitteln – es ist eine Richtlinie, kein Urteil über ihn.

Wo Zahlungsbedingungen in Ihrem Bestellfluss verankert sind

Eine Zahlungsrichtlinie, die man nur im Kopf hat, wird an einem geschäftigen Tag umgangen. In der Praxis schleichen sich Abweichungen fast immer an denselben Stellen ein: Ein Vertreter vereinbart auf einer Messe etwas anderes, ein neuer Kunde wird ohne Limit angelegt, ein säumiger Kunde gibt eine weitere Bestellung auf und niemand merkt es, bis die Rechnung erstellt wird.

Die Lösung besteht darin, Zahlungsbedingungen im Kundenstamm zu hinterlegen und nicht im Gespräch. Wenn jedes Konto seine eigenen Bedingungen, sein Limit und seinen Status hat, gelten die richtigen Konditionen automatisch für jede Bestellung, unabhängig davon, wer sie entgegengenommen hat oder wo. Das ist dasselbe Argument wie bei kundenspezifischen Preisen: Regeln, die vom System durchgesetzt werden, nicht vom Gedächtnis. Wenn Ihre Kundendaten immer noch in Tabellenkalkulationen gepflegt werden, ist dies einer der deutlichsten Gründe, dies zu ändern.

Orderchamp Cloud handhabt dies als Teil der Bestellumgebung und nicht als nachträglichen Gedanken. Einzelhändler bestellen über ein gebrandetes B2B Portal, das ihre eigenen Preise und Sortimente anzeigt, integrierte Zahlungen ermöglichen es Kunden, beim Checkout zu bezahlen, wo dies angemessen ist, und das Auftragsmanagement hält jede Bestellung, unabhängig vom Kanal, über den sie eingegangen ist, an einem Ort mit dem richtigen Kunden verknüpft. Sie können sehen, wie acht Marken dies umstrukturiert haben, oder mehr darüber lesen, was eine vollständige B2B e-commerce solution abdeckt.

Richtige Zahlungsbedingungen von der ersten Bestellung an

Zahlungsbedingungen sind einer der wenigen kommerziellen Hebel, die Sie vollständig kontrollieren. Legen Sie sie als eine nach Kundentyp gestaffelte Richtlinie fest, halten Sie sie auf jedem Dokument schriftlich fest, lassen Sie Kunden bessere Bedingungen durch eine gute Zahlungshistorie statt durch Verhandlungen verdienen und wissen Sie, was jedes Zugeständnis kostet, bevor Sie es machen.

Auf diese Weise sind Zahlungsbedingungen keine Quelle der Besorgnis mehr, jedes Mal, wenn Sie einen neuen Einzelhändler gewinnen, sondern werden zu dem, was sie sein sollten: ein normaler Teil Ihres Verkaufsprozesses.

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Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet Netto 30 im Großhandel?

Was bedeutet 2/10 Netto 30?

Sollte ich einem neuen Großhandelskunden Zahlungsziele anbieten?

Was ist eine Proforma-Rechnung?

Wie verringere ich das Risiko von Zahlungsausfällen?