Ein guter Handelsvertreter öffnet Türen, für die Ihr eigenes Team Jahre bräuchte. Er kennt die Ladeninhaber in seiner Region bereits, besucht sie mehrmals pro Saison und bringt Ihre Kollektion auf Messen und in Showrooms. Im Gegenzug erhält er eine Provision auf das, was er verkauft.

Die Zusammenarbeit mit Handelsvertretern bringt aber auch Kosten und Regeln mit sich, die viele Marken erst entdecken, wenn etwas schiefläuft. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was ein Handelsvertreter im Großhandel macht, wie Sie einen guten finden, welche Provision üblich ist, was in den Vertrag gehört und was das Handelsvertreterrecht in Europa für Ihre Marke bedeutet.

Was macht ein Handelsvertreter im Großhandel?

Ein Handelsvertreter, auch Handelsagent oder freier Außendienstler genannt, verkauft Ihre Produkte in Ihrem Auftrag an Einzelhändler in einer Region oder einem Markt. Er kauft Ihre Ware nicht. Er nimmt Bestellungen in Ihrem Namen auf, Sie liefern an den Einzelhändler und stellen die Rechnung, und der Handelsvertreter erhält eine Provision auf diese Bestellungen.

Viele Handelsvertreter vertreten mehrere Marken, die sich ergänzen, zum Beispiel einige Wohn- und Lifestyle-Marken, die an dieselben Geschenkeläden verkaufen. Genau das macht sie wertvoll: Ein einziger Besuch bringt Ihre Marke vor einen Einkäufer, der dem Handelsvertreter bereits vertraut.

Wann lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Handelsvertreter?

• Sie wollen in einer neuen Region oder einem neuen Land wachsen, in dem Sie die Einzelhändler noch nicht kennen.

• Ihre Einzelhändler erwarten einen persönlichen Besuch oder wollen die Kollektion sehen, bevor sie bestellen, wie es bei Mode, Wohnen und Geschenkartikeln üblich ist.

• Sie verkaufen saisonale Kollektionen und brauchen in der Ordersaison jemanden auf Messen und in Showrooms.

• Sie sind noch nicht bereit, ein eigenes Vertriebsteam aufzubauen, wollen aber mehr als Online-Bestellungen.

Weniger geeignet ist ein Handelsvertreter, wenn die meisten Ihrer Bestellungen kleine Nachbestellungen bestehender Kunden sind oder Ihr Sortiment zu schmal ist, als dass sich ein Besuch lohnt. Dann bringen ein B2B-Portal zur Selbstbestellung und die anderen Wege, neue Einzelhändler zu finden, oft mehr für weniger Geld.

So finden Sie einen guten Handelsvertreter

Die besten Handelsvertreter sind gut ausgelastet und wählen die Marken, die sie aufnehmen, sorgfältig aus. Es lohnt sich also, an den richtigen Stellen zu suchen.

Verbände und Plattformen für Handelsvertreter

In den meisten europäischen Ländern sind Handelsvertreter in Verbänden organisiert, die Marken bei der Suche nach einer Vertretung helfen:

• Deutschland: die CDH, der Spitzenverband der Handelsvermittler (cdh.de), und handelsvertreter.de, wo Marken ein Vertretungsangebot veröffentlichen können.

• Niederlande und Belgien: VNHI, der größte Verband von Handelsagenten im Benelux-Raum (vnhi.nl), mit einem Bereich, in dem Marken einen Agenten suchen können.

• Frankreich: APAC (apacfrance.com) und FNAC (agentcommercial.fr).

• Vereinigtes Königreich: die Manufacturers' Agents' Association (themaa.co.uk), die gegen Gebühr Handelsvertreter für Marken sucht.

Die meisten dieser Verbände sind Mitglied der IUCAB, des internationalen Dachverbands der Handelsvertreter (iucab.com), ein guter Ausgangspunkt für andere Länder.

Messen und Showrooms

Handelsvertreter entdecken neue Marken auf Messen, und viele betreiben einen eigenen Showroom, in dem Einzelhändler während der Ordersaison bestellen. Gehen Sie mit einer Liste von Agenturen über die Messe, die Marken wie Ihre vertreten, und fragen Sie andere Aussteller, wer sie in anderen Regionen vertritt.

Fragen Sie Ihre Einzelhändler

Ihre besten Einzelhändler wissen, welche Handelsvertreter gut sind, denn diese besuchen sie jede Saison. Fragen Sie, mit wem sie gern zusammenarbeiten und welche Handelsvertreter Marken führen, die gut zu Ihrer passen.

So prüfen Sie einen Handelsvertreter

• Das Portfolio. Achten Sie auf ergänzende, nicht auf konkurrierende Marken. Ein Handelsvertreter, der schon drei Kerzenmarken führt, wird Ihre nicht vorantreiben.

• Die Kunden. Fragen Sie, welche Geschäfte er in seinem Gebiet besucht und wie oft.

• Die Ergebnisse. Fragen Sie nach Referenzen anderer Marken und welchen Umsatz er für sie aufgebaut hat.

• Die Arbeitsweise. Hat er einen Showroom? Welche Messen besucht er? Wie nimmt er Bestellungen auf und wie berichtet er Ihnen?

Wie viel Provision bekommen Handelsvertreter?

Es gibt keinen offiziellen Richtwert, und Provisionssätze werden immer verhandelt. In der niederländischen Bekleidungs- und Textilbranche nennt der Handelsagentenverband NVKT eine übliche Provision von 7 bis 12 % des Auftragswerts, wie die niederländische Handelskammer (KVK) berichtet. Nutzen Sie das als groben Anhaltspunkt, nicht als Regel: Der richtige Satz hängt von Ihrer Branche, Ihren Margen und den Leistungen des Handelsvertreters ab.

Diese Faktoren beeinflussen den Provisionssatz:

• Ihre Marge. Die Provision geht von Ihrer Großhandelsmarge ab, planen Sie sie also von Anfang an in Ihre Großhandelspreise ein.

• Neue oder bestehende Kunden. Manche Marken zahlen für neue Einzelhändler, die der Handelsvertreter gewinnt, einen höheren Satz als für Bestandskunden.

• Kosten für Showroom und Messen. Handelsvertreter mit Showroom oder Messestand berechnen eventuell eine monatliche Pauschale zusätzlich zur Provision, oft im Tausch gegen einen etwas niedrigeren Satz.

• Gebiet und Exklusivität. Ein Exklusivgebiet ist für den Handelsvertreter mehr wert und geht meist mit Umsatzzielen einher.

Wann wird die Provision gezahlt?

Viele Marken zahlen die Provision, sobald sie den Auftrag bestätigt haben. Andere zahlen erst nach der Lieferung oder wenn der Einzelhändler bezahlt hat. Nach EU-Recht ist die Provision spätestens fällig, wenn der Einzelhändler bezahlt hat, und muss bis zum Ende des Monats nach dem Quartal ausgezahlt werden, in dem sie fällig wurde. Vereinbaren Sie die Berechnungsgrundlage klar, zum Beispiel den Nettorechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer, Versand und Retouren. Wenn Sie Einzelhändlern Zahlungsziele gewähren, schützt Sie eine Provisionszahlung nach Zahlungseingang vor Zahlungsausfällen.

Achtung bei Online-Nachbestellungen

Diesen Punkt übersehen viele Marken. Wenn Sie einem Handelsvertreter ein Exklusivgebiet oder einen bestimmten Kundenkreis zuweisen, hat er nach EU-Recht Anspruch auf Provision für Bestellungen aus diesem Gebiet oder Kundenkreis, auch wenn er am Verkauf nicht beteiligt war. Das kann auch Nachbestellungen umfassen, die Einzelhändler selbst in Ihrem B2B-Portal aufgeben. In manchen Ländern, etwa in Deutschland, lässt sich das vertraglich anders regeln. Legen Sie deshalb vorab fest, welche Kunden bei Ihrem eigenen Team bleiben (Hauskunden) und ob Online-Nachbestellungen provisionspflichtig sind.

Was in den Handelsvertretervertrag gehört

In der EU können Sie und der Handelsvertreter jederzeit einen unterschriebenen, schriftlichen Vertrag verlangen. Achten Sie darauf, dass er mindestens diese Punkte regelt:

• Gebiet und Kunden. Welche Region oder welche Einzelhändler der Handelsvertreter betreut, ob exklusiv, und welche Kunden bei Ihnen bleiben.

• Produkte. Welche Kollektionen oder Produktlinien er verkaufen darf.

• Provision. Der Satz, die Berechnungsgrundlage, der Zahlungszeitpunkt und ob Online-Nachbestellungen zählen.

• Preise und Rabatte. Ob der Handelsvertreter Rabatte gewähren darf. Feste kundenspezifische Preislisten vermeiden spätere Diskussionen.

• Ziele und Berichte. Was Sie pro Saison erwarten und wie er über Besuche und Umsätze berichtet.

• Kosten. Wer Muster, Showroom, Messen und Reisen bezahlt.

• Kündigungsfrist und Beendigung. Wie beide Seiten den Vertrag im Rahmen der gesetzlichen Mindestfristen beenden können.

• Wettbewerbsverbot. Ob der Handelsvertreter während und nach dem Vertrag konkurrierende Marken vertreten darf.

Handelsvertreterrecht in Europa: Was Marken wissen sollten

Das Handelsvertreterrecht in der EU beruht auf der Handelsvertreter-Richtlinie (86/653/EWG). Sie schützt Handelsvertreter stärker, als viele Marken erwarten. Drei Punkte sind besonders wichtig:

• Kündigungsfristen. Bei unbefristeten Verträgen gilt mindestens ein Monat im ersten Jahr, zwei im zweiten und drei ab dem dritten Jahr. Mehrere Länder schreiben längere Fristen vor.

• Ausgleich bei Vertragsende. Endet der Vertrag, hat der Handelsvertreter in der Regel Anspruch auf einen Ausgleich oder Schadensersatz für die Kunden, die er Ihnen gebracht hat. In den meisten Ländern ist dieser auf eine durchschnittliche Jahresprovision begrenzt, und der Handelsvertreter muss ihn innerhalb eines Jahres geltend machen.

• Wettbewerbsverbot. Ein Wettbewerbsverbot muss schriftlich vereinbart, auf das Gebiet und die Produkte des Handelsvertreters beschränkt sein und darf höchstens zwei Jahre dauern.

In den meisten Ländern entfällt der Ausgleich, wenn der Handelsvertreter den Vertrag ohne triftigen Grund kündigt oder wenn Sie ihn wegen schweren Fehlverhaltens des Handelsvertreters beenden. Die Regeln ändern sich, und jeder Fall ist anders. Lassen Sie Ihren Vertrag deshalb immer von einem Anwalt im Land des Handelsvertreters prüfen. Diese Übersicht ist keine Rechtsberatung.

So machen Sie Ihre Handelsvertreter erfolgreich

Ein Handelsvertreter kann nur verkaufen, was er schnell zeigen, bepreisen und bestellen kann. Geben Sie ihm vor Saisonbeginn:

• Muster und eine digitale Kollektion. Ein vollständiges, aktuelles Line Sheet oder Lookbook mit Fotos, Großhandelspreisen, UVPs und Mindestmengen.

• Den richtigen Preis für jeden Einzelhändler. Mit kundenspezifischen Preislisten muss der Handelsvertreter nie raten oder Sie wegen eines Rabatts anrufen.

• Aktuellen Lagerbestand und Liefertermine. Damit er nichts verkauft, was Sie nicht liefern können, und Vorbestellungen für die nächste Saison aufnehmen kann.

• Einen schnellen Weg, Bestellungen aufzunehmen. Papierformulare und Tabellen führen zu Tippfehlern, verlorenen Bestellungen und tagelangen Verzögerungen. Mehr dazu weiter unten.

• Klare Berichte. Vereinbaren Sie, wie Sie Umsätze pro Einzelhändler teilen, damit Sie beide sehen, was funktioniert.

Und vergessen Sie den Besuch selbst nicht: Unsere Tipps, wie Sie bei Kundenbesuchen mehr Aufträge abschließen, gelten auch für Handelsvertreter.

Eine Sales App statt Papierformularen für Ihre Handelsvertreter

Die meisten Reibungen zwischen Marken und Handelsvertretern entstehen bei Bestellungen: im Laden auf Papier notiert, abends in eine Tabelle getippt und Tage später per E-Mail geschickt. Die Orderchamp Sales App löst das.

• Ein eigenes Konto. Jeder Handelsvertreter erhält einen eigenen Login, beschränkt auf die ihm zugewiesenen Einzelhändler.

• Ihr gesamter Katalog, auch offline. Handelsvertreter können Produkte zeigen, digitale Lookbooks erstellen und Bestellungen auf iPad oder iPhone aufnehmen, im Laden, im Showroom oder auf einer Messe, mit oder ohne WLAN.

• Immer der richtige Preis. Die eigene Preisliste und die Konditionen jedes Einzelhändlers werden automatisch angewendet.

• Bestellungen direkt in Ihrem System. Bestellungen landen im selben Backoffice wie Ihr B2B-Portal und werden von dort mit Ihrem ERP oder Lager synchronisiert.

Zwischen den Besuchen können Einzelhändler selbst in Ihrem B2B-Portal nachbestellen, sodass sich der Handelsvertreter auf neue Kunden und größere Saisonaufträge konzentrieren kann. Die Teemarke Arelo zum Beispiel erfasst ihre Messeaufträge direkt in der Sales App statt auf Papier. Lesen Sie mehr über die Sales App für Vertriebsteams.

Fazit

Ein guter Handelsvertreter kann der schnellste Weg in eine neue Region sein, wenn Sie sorgfältig auswählen, Provision und Gebiet schriftlich festhalten und die Regeln kennen, bevor Sie unterschreiben. Geben Sie ihm die Werkzeuge, um schnell zu verkaufen und zu bestellen, dann verbringt er seine Zeit mit Einzelhändlern statt mit Papierkram.

Arbeiten Sie mit Handelsvertretern oder einem Außendienst? So funktioniert die Sales App oder buchen Sie eine Demo.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Handelsvertreter und einem Vertriebshändler?

Wie viel Provision bekommt ein Handelsvertreter im Großhandel?

Bekommen Handelsvertreter Provision auf Online-Bestellungen?

Kann ich den Vertrag mit einem Handelsvertreter kündigen?

Wo finde ich Handelsvertreter für meine Marke?

Wie nehmen Handelsvertreter Bestellungen auf?