Un détaillant avec lequel vous n'avez jamais travaillé passe une première commande de 2 400 € et vous demande un délai de paiement de 60 jours. Si vous acceptez, vous financez ses stocks avec votre propre trésorerie, sur la base de la confiance, pendant deux mois. Si vous refusez, vous risquez de perdre ce client au profit d'un concurrent qui aura dit oui.

Cette décision se présente constamment dans le commerce de gros, et la plupart des marques la prennent au cas par cas, sur le moment, en fonction du feeling de la discussion. Les conditions de paiement méritent mieux que cela. Elles constituent un levier commercial avec un coût réel, et le fait de les traiter comme une politique plutôt que comme une négociation est ce qui distingue les marques qui développent leurs créances sous contrôle de celles qui se développent au point de rencontrer un problème de trésorerie.

Ce guide présente la signification réelle des conditions de paiement en gros, la manière de lire la notation utilisée par les acheteurs, les conditions adaptées à chaque client, ce que vous coûte l'octroi d'un crédit en chiffres réels et la manière de réduire les risques sans pour autant écarter chaque nouveau détaillant.

Qu'est-ce que les conditions de paiement en gros ?

Les conditions de paiement en gros sont les modalités convenues selon lesquelles un détaillant vous paie : le délai dont il dispose, l'événement qui déclenche le décompte et ce qui se passe s'il paie en avance ou en retard. Elles font partie de votre accord commercial, au même titre que les prix, les quantités minimales de commande et les conditions de livraison.

Les conditions ne sont pas la même chose que les méthodes de paiement. La méthode est la manière dont l'argent circule — carte, virement bancaire, prélèvement automatique, iDEAL. Les conditions définissent le moment où il doit circuler. Un détaillant peut payer par virement bancaire à 30 jours net ou par carte lors du passage en caisse ; il s'agit de deux choix indépendants, et les confondre est la raison pour laquelle certaines marques pensent qu'offrir le paiement en ligne signifie renoncer aux conditions de paiement. Ce n'est pas le cas.

La distinction la plus importante est celle qui existe entre le prépaiement et le crédit commercial. Le prépaiement signifie que vous disposez de l'argent avant que les marchandises ne partent. Le crédit commercial signifie que vous avez expédié les marchandises et que vous êtes désormais un créancier non garanti d'une entreprise que vous ne connaissez peut-être pas bien. Tout le reste de cet article traite de la manière de faire passer un client du premier au second statut, de manière délibérée et à un rythme qui correspond au degré de confiance que vous lui accordez.

Comment lire la notation des conditions de paiement

Les acheteurs et les systèmes de comptabilité utilisent un raccourci compact. Il convient de le maîtriser, car toute ambiguïté à ce niveau se traduit ultérieurement par des litiges.

Deux détails sont à l'origine de la plupart des litiges. Tout d'abord, l'élément déclencheur du délai : la date de facturation, la date d'expédition ou la date de livraison. Précisez-le explicitement, car un acheteur dont l'entrepôt a mis neuf jours à enregistrer la livraison plaidera pour la date la plus tardive. Deuxièmement, les conditions de fin de mois (EOM) sont beaucoup plus longues qu'elles n'y paraissent — une facture datée du 2 du mois avec des conditions EOM 30 équivaut en réalité à 59 jours net.

Quel que soit votre accord, il doit figurer par écrit sur le bon de commande et être répété sur la confirmation de commande et sur la facture. Des conditions qui n'existent que dans un échange d'e-mails sont des conditions que vous aurez du mal à faire respecter.

Quelles conditions de paiement conviennent à quels clients

La chose la plus utile que vous puissiez faire est de cesser de décider par conversation et de commencer à décider par niveau de client. Une politique simple permet de gérer 90 % des cas et vous laisse la possibilité de faire des exceptions de manière consciente plutôt que sous pression.

Le principe sous-jacent : les conditions se méritent, elles ne sont pas accordées lors de l'inscription. Un nouveau détaillant paie d'avance, se construit un historique sur deux ou trois commandes sans incident, puis passe au paiement à 30 jours net avec une limite. Cette progression est facile à expliquer, elle n'est pas perçue comme de la méfiance, et elle permet à vos créances de croître au même rythme que votre connaissance de la solvabilité de vos clients.

Ce que vous coûte réellement l'octroi de délais de paiement

Le crédit commercial n'est pas gratuit, et son coût est généralement invisible car il n'apparaît jamais sous forme de ligne comptable.

Commençons par le besoin en fonds de roulement. Si vous réalisez un chiffre d'affaires de 500 000 € par an avec un paiement à 60 jours net, vous avez environ 82 000 € bloqués en permanence dans des factures impayées — de l'argent que vous avez dépensé pour le stock et que vous ne pouvez pas dépenser à nouveau. Ramener ce portefeuille de 60 à 30 jours net libère environ 41 000 € de trésorerie sans vendre une seule unité supplémentaire. Pour la plupart des marques en croissance, il s'agit d'un levier plus important que n'importe quelle modification de prix qu'elles pourraient effectuer.

Il y a ensuite le coût des remises pour paiement anticipé, que les marques sous-estiment systématiquement. Offrir 2/10 net 30 signifie renoncer à 2 % pour être payé 20 jours plus tôt. Annualisé, cela représente environ 37 % — bien plus cher que presque tous les financements que vous pourriez obtenir. Cela peut rester la bonne décision lorsque la trésorerie est tendue ou qu'un client présente un risque de paiement réel, mais faites-le délibérément et intégrez-le dans votre structure de marge plutôt que de le traiter comme une courtoisie.

Et il y a les créances irrévrables. Une facture de 2 000 € annulée avec une marge brute de 55 % ne vous coûte pas 2 000 € de bénéfice — elle vous coûte le bénéfice d'environ 3 600 € de ventes supplémentaires pour la remplacer. Un seul défaut de paiement peut annuler la contribution de plusieurs bons comptes.

Réduire les risques sans perdre la vente

Le réflexe lorsque vous avez eu des déconvenues est de durcir les conditions pour tout le monde. Cela vous prive de bons clients. La meilleure approche consiste à prendre des décisions de crédit peu coûteuses et ciblées.

Vérifiez avant d'accorder un crédit. Pour une première commande supérieure à un seuil que vous aurez fixé, faites des recherches sur l'entreprise : immatriculation au registre du commerce, ancienneté, correspondance entre l'entité juridique et le nom de la boutique. Un contrôle de cinq minutes permet de détecter les problèmes évidents. L'achat de rapports de solvabilité est justifié pour les expositions plus importantes.

Fixez une limite, pas seulement un délai. Un paiement à 30 jours net avec un plafond de 3 000 € représente un risque très différent d'un paiement à 30 jours net sans plafond. La limite est ce qui empêche un bon client de devenir discrètement votre plus grande exposition au risque.

Utilisez une facture proforma pour le prépaiement. Elle fournit à l'acheteur un document officiel sur la base duquel effectuer le paiement et l'enregistrer en interne, sans pour autant créer de créance de votre côté. C'est la méthode standard et naturelle pour demander un « paiement préalable » à un nouveau compte.

Faites du paiement immédiat la solution la plus simple. De nombreuses petites commandes bénéficient de délais de paiement par défaut simplement parce qu'il n'y a pas d'option pour payer sur-le-champ. Lorsque les détaillants commandent via un B2B Portal avec paiement intégré lors de la validation de la commande, les clients qui souhaitent payer immédiatement le font tout simplement, et les délais de paiement deviennent un avantage que vous accordez aux comptes qui en ont réellement besoin, plutôt qu'à tout le monde par défaut.

Conservez la propriété des marchandises jusqu'au paiement. Une clause de réserve de propriété dans vos conditions générales de vente signifie que les marchandises restent votre propriété jusqu'au règlement de la facture. Cela ne résoudra pas tous les cas d'insolvabilité, mais c'est une clause qui ne coûte rien à inclure et qui s'avère parfois d'une grande importance.

Relancer les retards de paiement sans nuire à la relation client

La plupart des retards de paiement ne sont pas dus à de la malhonnêteté. Il s'agit souvent d'une facture envoyée à la mauvaise boîte de réception, d'un numéro de bon de commande manquant ou d'un petit détaillant confronté à un problème de trésorerie passager. Traiter chaque facture en souffrance comme un affrontement vous fera perdre des clients que vous auriez pu conserver.

Ce qui fonctionne, c'est d'être rigoureusement systématique. Envoyez un rappel courtois quelques jours avant la date d'échéance, et non après. Effectuez un suivi dès le premier jour de retard, par écrit, en joignant à nouveau la facture. Augmentez le niveau de relance selon un calendrier fixe plutôt que lorsque votre frustration atteint son paroxysme. Assurez-vous que la facture mentionne le numéro de bon de commande de l'acheteur, car dans les grandes structures, l'absence de cette référence est la raison la plus fréquente pour laquelle un paiement n'est jamais planifié.

Lorsqu'un compte présente un retard de paiement important, le levier utile concerne généralement la commande suivante plutôt que la dernière facture. Replacer un client sous le régime du prépaiement jusqu'à ce que le solde soit réglé est plus ferme qu'un e-mail de relance et plus facile à exprimer sans conflit — c'est une politique d'entreprise, pas un jugement de valeur à son encontre.

Où se situent les conditions de paiement dans votre flux de commandes

Une politique de conditions de paiement qui ne vit que dans la tête de vos collaborateurs est une politique qui sera contournée lors d'une journée chargée. En pratique, les dérives se produisent toujours aux mêmes endroits : un commercial accepte des conditions différentes lors d'un salon professionnel, un nouveau client est créé sans limite de crédit, ou un compte en retard de paiement passe une nouvelle commande sans que personne ne s'en aperçoive avant l'établissement de la facture.

La solution consiste à associer les conditions au dossier du client plutôt qu'à la discussion. Lorsque chaque compte dispose de ses propres conditions, de sa limite et de son statut, les bonnes modalités s'appliquent automatiquement à chaque commande, indépendamment de la personne qui l'a saisie ou de l'endroit où elle a été passée. C'est le même principe que pour la tarification spécifique à un client : des règles appliquées par le système, et non par la mémoire. Si vos données clients sont encore gérées dans des tableurs, c'est l'une des raisons les plus évidentes d'en changer.

Orderchamp Cloud gère cet aspect directement au sein de l'environnement de commande, et non après coup. Les détaillants commandent via un B2B Portal personnalisé qui affiche leurs propres prix et assortiments, les paiements intégrés permettent aux clients de payer lors de la validation de la commande lorsque cela est approprié, et la gestion des commandes rassemble chaque commande, quel que soit le canal de provenance, en un seul endroit associé au bon client. Vous pouvez découvrir comment huit marques ont restructuré ce processus, ou en savoir plus sur ce qu'englobe une solution complète de B2B e-commerce solution.

Définir les bonnes conditions dès la première commande

Les conditions de paiement sont l'un des rares leviers commerciaux que vous contrôlez totalement. Définissez-les sous forme de politique structurée par type de client, formulez-les par écrit sur chaque document, permettez aux clients d'obtenir de meilleures conditions grâce à leur historique de paiement plutôt que par la négociation, et sachez ce que chaque concession vous coûte avant de l'accorder.

De cette manière, les conditions cessent d'être une source d'anxiété chaque fois que vous gagnez un nouveau détaillant et deviennent ce qu'elles doivent être : une composante normale de votre activité commerciale.

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Foire aux questions

Que signifie net 30 dans le commerce de gros ?

Que signifie 2/10 net 30 ?

Dois-je proposer des conditions de paiement à un nouveau client grossiste ?

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Comment réduire le risque d'impayé ?