Ein Einkäufer erkundigt sich per E-Mail nach der Tiefe des Regals. Ihr Vertriebsmitarbeiter antwortet 32 Zentimeter, weil es so im Line Sheet steht. Auf der Produktseite in Ihrem Webshop steht 30. Die Spezifikation, die das Werk geschickt hat, besagt 31.5, und der Einzelhändler hat in seinem Lager ein Exemplar mit 32 und ein bisschen gemessen.

Niemand lügt. Die Zahl war an jedem dieser Orte zu einem bestimmten Zeitpunkt korrekt, und dann hat sich das Produkt leicht verändert, oder jemand hat gerundet, oder eine Datei wurde kopiert, bevor die Korrektur vorgenommen wurde. Es gibt keine Version, auf die man zeigen und sagen kann: Diese eine ist richtig.

Das ist ein Produktdatenproblem, und fast jede Großhandelsmarke hat eines. Es bleibt unsichtbar, solange Sie vierzig Produkte an zwanzig Einzelhändler verkaufen, und es beginnt richtig Geld zu kosten, sobald Sie das Sortiment nicht mehr im Kopf behalten können.

Dieser Artikel befasst sich mit den tatsächlichen Bestandteilen von Großhandels-Produktdaten, den fünf Wegen, auf denen sie zuverlässig fehlschlagen, und wie eine Struktur aussieht, die auch bei mehr als ein paar hundert SKUs noch standhält.

Was als Produktdaten zählt

Mehr als die meisten Menschen annehmen. Es hilft, diese in fünf Schichten zu unterteilen, da sie aus unterschiedlichen Quellen stammen und auf unterschiedliche Weise fehlerhaft sein können.

Die meisten Marken verwalten die ersten drei Schichten vernünftig und behandeln die letzten beiden wie Papierkram, den man bei Bedarf heraussucht. Das ist der Teil, der sich gerade ändert, und wir werden darauf zurückkommen.

Fünf Wege, auf denen Produktdaten schiefgehen

1. Eine SKU, die die Arbeit von vieren erledigt

Ein Stil existiert in vier Farbvarianten und hat nur einen einzigen Code. Das fühlt sich aufgeräumter an. Es ist die teuerste Abkürzung im Großhandel.

Alles, was darauf folgt, erbt diese Unklarheit: Die Kommissionierung ist reine Vermutung, Bestandszahlen sind pro Farbe bedeutungslos, Sie können nicht sagen, welche Variante sich tatsächlich verkauft, und eine Reklamation wegen eines falschen Artikels wird zu einer Aussage gegen Aussage. Eine SKU pro verkaufbarer Variante ist das Fundament, auf dem alles andere aufbaut, und dies nachträglich anzupassen ist so mühsam, dass die meisten Marken es genau einmal tun, und zwar unter Zwang.

2. Die Masterdatei, für die sich niemand zuständig fühlt

Es gibt eine Tabelle. Sie war im März korrekt. Seitdem haben drei Personen Produkte hinzugefügt, eine Person hat Filter und Sortierungen angewendet, ohne sie rückgängig zu machen, und eine Kopie ging an das Lager, die sich seitdem verselbständigt hat.

Die Frage, die dies aufdeckt, ist einfach: Wenn eine Abmessung falsch ist, wo korrigieren Sie diese, damit sie überall korrigiert ist? Wenn die ehrliche Antwort eine Liste von Orten ist, haben Sie keine Masterdatei. Sie haben mehrere Dateien von gleicher Autorität und keine Möglichkeit, zwischen ihnen zu wählen.

3. Produktdaten, die in Dokumenten leben

Für viele Marken ist die tatsächliche Produktdatenbank das Line Sheet. Es enthält die Bilder, die Preise, die Mindestbestellmengen und die Beschreibungen, und jede Saison wird es auf Basis des letzten neu erstellt.

Das Problem ist, dass ein Dokument nur eine Momentaufnahme ist. Wenn Sie einen Preis ändern, haben Sie eine Datei geändert, nicht den Preis. Alles, was jemals verschickt wurde, bleibt falsch, und ein PDF kann nach dem Posteingang nicht mehr korrigiert werden. Daten gehören in Datensätze, aus denen Dokumente generiert werden, nicht umgekehrt.

4. Jeder Kanal pflegt seine eigene Kopie

Ihr Webshop hat Produktinhalte. Ihr B2B Portal hat Produktinhalte. Der Eintrag auf dem Marketplace hat seine eigenen. Ein großer Einzelhändler hat nach einer Tabelle in seinem Format gefragt, und jemand hat sie von Hand erstellt.

Vier Kopien bedeuten vier Pflegearbeiten, und in der Praxis werden drei davon vernachlässigt. Der Einkäufer, der eine ausgelaufene Farbe auf Ihrer Website findet und bestellt, macht keinen Fehler; er liest etwas, das Sie veröffentlicht haben. Das ist auch der Grund, warum sich das Hinzufügen von Kanälen schwieriger anfühlt, als es sein sollte — ausführlicher beschrieben in unserem Leitfaden für den Multi-Channel-B2B-Vertrieb.

5. Lieferantendaten, die nie erfasst wurden

Zusammensetzung, Herkunft, Kartonabmessungen, HS-Codes. Jemand wusste es damals. Es stand in einer E-Mail, in einer PDF-Spezifikation oder in einem Gespräch mit einem Fabrikkontakt, der das Unternehmen inzwischen verlassen hat.

Dieser Punkt unterscheidet sich von den anderen, da Sie ihn nicht von Ihrem eigenen Schreibtisch aus lösen können. Er muss bei den Lieferanten eingeholt werden, was Produktionszyklen erfordert, weshalb es sich lohnt, damit zu beginnen, bevor jemand danach verlangt.

Die Struktur, die hält

Vier Regeln. Sie sind nicht kompliziert, und die Schwierigkeit liegt ganz in der Disziplin und nicht im Konzept.

Ein Datensatz pro verkaufbarer Variante. Wenn ein Einzelhändler es einzeln bestellen kann, hat es einen eigenen Datensatz und eine eigene Kennung. Nicht pro Stil. Sondern pro versandtem Artikel.

Ein einziger Ort ist maßgebend. Nicht der vollständigste Ort, nicht die neueste Datei — sondern ein bestimmtes System, von dem alle anderen kopieren. Jeder andere Ort ist nur eine Ansicht davon, einschließlich Ihrer Line Sheets.

Jedes Feld hat einen Verantwortlichen. Jemand ist für die Zusammensetzung zuständig. Jemand für die Kartongewichte. Jemand für Texte und Bilder. Unverantwortete Felder sind diejenigen, die in neunhundert Zeilen leer bleiben.

Bei der Bestellung erfassen. Bitten Sie die Lieferanten um Angaben zu Zusammensetzung, Herkunft und Kartons, wenn Sie die Bestellung aufgeben, und nicht erst im Rahmen eines Datenprojekts im nächsten Frühjahr. Die Daten treffen zuverlässig ein, wenn sie eine Bedingung für die Bestellung sind, und fast nie, wenn es sich um einen Gefallen handelt.

Wie viel Struktur benötigen Sie tatsächlich

Nicht jede Marke benötigt eine dedizierte Software für das Produktdatenmanagement, und viele haben eine gekauft und sie als teure Excel-Tabelle genutzt.

Bei weniger als hundert Varianten mit einem Vertriebskanal reicht eine gut geführte, einzelne Tabelle völlig aus, solange sie wirklich die einzige ist. Die Anzeichen dafür, dass Sie herausgewachsen sind, sind eindeutig: Sie verkaufen über mehr als zwei Kanäle, Ihr Sortiment wechselt saisonal, Sie haben Varianten in mehreren Dimensionen wie Größe und Farbe zusammen, oder es muss erst jemand gefragt werden, bevor ein Produktdetail bestätigt werden kann.

Der üblichere Weg ist nicht der Kauf eines separaten PIM, sondern die Nutzung Ihrer Bestellplattform als maßgebliche Quelle, da die Daten dort ohnehin landen müssen, um verkauft werden zu können. Wenn Sie dies für Ihre Systeme planen, zeigt unser Leitfaden für einen B2B-Tech-Stack, wie die Teile zusammenpassen, und die API-Integration erklärt, wie sie synchron gehalten werden.

Was es kostet, wenn es falsch ist

Es lohnt sich, konkret zu werden, da sich die Arbeit an Produktdaten leicht unbegrenzt aufschieben lässt.

Falsche Abmessungen und Gewichte führen zu Überraschungen beim Versand und zu Gutschriften. Unklare SKUs führen zu Reklamationen wegen falscher Artikel, was wiederum Gutschriften und einen Imageverlust zur Folge hat. Veraltete Beschreibungen führen dazu, dass Einkäufer Dinge bestellen, die es gar nicht mehr gibt. Fehlende Compliance-Daten führen zu Hektik, wenn das Einkaufsteam eines Einzelhändlers einen Lieferantenfragebogen mit einer Frist zusendet.

Und der stille Kostenfaktor: Zeit. Jede Saison, die damit verbracht wird, denselben Katalog aus derselben Tabelle neu zu erstellen, ist eine Woche, die niemand als Kosten verbucht, weil es schon immer so war.

Wohin die Reise geht

Der Trend in Europa geht dahin, dass Produktinformationen strukturiert, detailliert und nachweisbar sein müssen, anstatt nur beschreibend. Verpackungsvorschriften verlangen bereits von den Marken, dass sie wissen, aus welchen Materialien ihre Produkte bestehen. Einzelhändler fordern zunehmend Zusammensetzung und Herkunft als Listungsbedingung. Der geplante digitale Produktpass für Textilien würde jedem einzelnen Produkt einen Datensatz zuordnen.

Nichts davon erfordert ein Handeln in diesem Quartal. Aber all dies belohnt dieselbe Vorarbeit: ein Datensatz pro Variante, vorhandene Felder und Lieferantendaten, die routinemäßig erfasst und nicht erst unter Druck zusammengesucht werden.

Wie Orderchamp Cloud hilft

Orderchamp Cloud bietet Ihren Produktdaten ein einziges maßgebliches Zuhause und nutzt sie dann überall, und das ist der entscheidende Punkt. Ein Datensatz pro Variante, mit Bildern, Beschreibungen, Barcodes, Lagerbestand, Mindestbestellmengen und kundenspezifischen Preisen.

Ihr B2B Portal präsentiert diesen Katalog jedem Einzelhändler zu seinen eigenen Preisen, die Sales App arbeitet mit denselben Datensätzen im Außendienst, und Line Sheets werden zu etwas, das Sie generieren, anstatt es mühsam zu pflegen. Bestellungen beziehen sich dann auf dieselben Produktdatensätze, wodurch das Großhandels-Bestellmanagement ohne erneute Dateneingabe korrekt bleibt. Aktualisieren Sie ein Produkt einmal, und jeder Kanal spiegelt dies wider. Für das Gesamtbild lesen Sie unseren Leitfaden für eine B2B-E-Commerce-Lösung.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist Produktdatenmanagement im Großhandel?

Benötige ich eine PIM-Software?

Wann bin ich aus einer Tabelle herausgewachsen?

Was sollte ich zuerst beheben?

Wer sollte für die Produktdaten verantwortlich sein?

Wie erhalte ich Zusammensetzungs- und Herkunftsdaten von Lieferanten?

Was kosten fehlerhafte Produktdaten tatsächlich?