Acht Großhandelsmarken berichten, wie sie die Auftragserfassung, Preisgestaltung, Lagerbestände und Nachverfolgung aus den Posteingängen in ein einziges System verlagert haben – echte Geschichten über die digitale Transformation im Großhandel und die Muster dahinter.
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Der Großhandel basierte früher auf Tabellenkalkulationen, Preislisten per E-Mail, Telefonanrufen und Stapeln von Bestellformularen aus Papier von Messen. Für viele Marken ist das immer noch so. Aber diejenigen, die am schnellsten wachsen, haben die Funktionsweise ihres B2B-Geschäfts im Stillen umgestaltet – indem sie die Auftragserfassung, Preisgestaltung, Lagerbestände und Nachverfolgung aus den Posteingängen in ein System verlagert haben, das von selbst läuft. Dieser Wandel hat einen Namen: digitale Transformation des Großhandels.
Wir haben mit acht Marken gesprochen, die Orderchamp Cloud nutzen, um herauszufinden, was genau sie geändert haben und was es ihnen gebracht hat. Unterschiedliche Kategorien, unterschiedliche Größen, unterschiedliche Ausgangspunkte – aber eine verblüffend ähnliche Reise vom manuellen zum modernen Arbeiten. Hier ist, was jede von ihnen getan hat.
Bazar Bizar: ein digitales Setup für jede Art von Käufer
Die belgische Wohn- und Lifestyle-Marke entwickelte sich von einem kleinen, von Bali inspirierten Geschenkeladen zu einem internationalen Großhändler – und das mit einer bewusst digital ausgerichteten Denkweise. Fast alle Bestellungen werden online aufgegeben, was bedeutete, dass das Kauferlebnis die Arbeit übernehmen musste, die früher ihr Showroom erledigte.
Bazar Bizar nutzt nun das B2B Portal, die Marketplace-Sichtbarkeit und Dropshipping Automation zusammen, um Boutiquen, Webshops, Hotels und Gastronomieprojekte über ein einziges Setup zu bedienen. Die Bestände werden automatisch über ihre ChannelEngine-Integration synchronisiert, und Dropshipping ermöglicht es Einzelhändlern, mehr aus dem Katalog anzubieten, während sie gleichzeitig ein geringeres Bestandsrisiko tragen. Da sie von großen saisonalen Produkteinführungen zu kleineren, häufigeren Drops übergegangen sind, ist dieses automatisierte Rückgrat das, was verhindert, dass die betrieblichen Abläufe unter dem Tempo zusammenbrechen. Für Bazar Bizar ist die digitale Transformation des Großhandels kein Projekt – es ist das Betriebsmodell, auf dem das gesamte Unternehmen basiert.
"Wir sind sehr digital orientiert, und das ist einer der Schlüssel zum Erfolg des Unternehmens. Fast alle unsere Bestellungen werden online aufgegeben – das ist es, was die Kunden wollen."
Als nächstes auf dem Plan: die Sales App für die Bestellung vor Ort auf Messen und AI Order Convert, um jede eingehende Datei in eine Bestellung umzuwandeln.
Lepelclub: das Bestellsystem automatisieren, die persönliche Note behalten
Was als Marke für Löffel begann, ist heute ein komplettes, trendorientiertes Geschirrunternehmen – und mit einem sich schnell ändernden Sortiment entstand echter Druck auf Lagerbestände und Auftragsabwicklung. Auf die Frage, was jeder Großhändler automatisieren sollte, war die Antwort der Gründerin Jill ganz einfach: "Das Bestellsystem."
Also taten sie es. Einzelhändler durchstöbern jetzt Kollektionen und bestellen über das B2B Portal nach, ohne manuelles Hin und Her. Auf Messen – nach wie vor ein wichtiger Moment für eine trendorientierte Marke – nutzt das Team die Sales App, um Produkte zu präsentieren und Bestellungen direkt vor Ort zu erfassen, anstatt später in Nachfass-E-Mails hinterherzulaufen. Für Lepelclub bedeutete die digitale Transformation des Großhandels eine internationale Skalierung ohne zusätzliche Komplexität, sodass sich das Team weiterhin auf Neuheiten und Design konzentrieren kann.
LOT83: Verknüpfung von Sichtbarkeit mit skalierbarer Bestellung
Als eine der ersten Marken auf Orderchamp hat LOT83 ihr farbenfrohes Accessoires-Geschäft vom ersten Tag an auf dem Großhandel aufgebaut – und ist im Ausland größer geworden als im Inland. Diese internationale Dynamik begann mit der Sichtbarkeit auf dem Marketplace, die die Marke bei Einzelhändlern in ganz Europa bekannt machte.
Als die Mengen stiegen und die Kollektionen schneller wechselten, setzte LOT83 das B2B Portal obendrauf: eine markeneigene, zentralisierte Umgebung, in der bestehende Einzelhändler jederzeit stöbern, nachbestellen und auf das neueste Sortiment zugreifen können. Ihre digitale Transformation im Großhandel resultierte aus der Kombination beider Bewegungen – dem Marketplace zur Neukundengewinnung und dem Portal für skalierbare Bestellungen –, was den manuellen Aufwand reduzierte und die Bestandstransparenz verbesserte, während die Marke ihre eigene Identität bewahren konnte. Es ist ein Modell, das ihr internationales Wachstum weiterhin unterstützt.
Ma Chérie Mon Amour: Schluss mit der doppelten Dateneingabe
Diese deutsch-französische Lifestyle-Marke hatte einen klassischen manuellen Engpass. B2B-Bestellungen gingen über Excel ein und mussten dann erneut in ihr Buchhaltungssystem (Lexware Office) eingetippt werden, um Angebote und Bestätigungen zu erstellen – die doppelte Arbeit –, während das B2C-Geschäft separat über Shopify lief. Die Bestellungen waren über verschiedene Systeme verstreut, ohne zentralen Überblick.
Sie lösten das Problem, indem sie Billbee zum operativen Rückgrat machten und das B2B Portal als dedizierte B2B-Bestellebene obendrauf setzten. Bestellungen fließen nun direkt in das Backend, ohne erneute Eingabe und mit weitaus geringerem Fehlerrisiko. Auf der Maison&Objet schrieben sie mehr als 100 Bestellungen über die Sales App, was es ihnen ermöglichte, nach der Messe viel schneller mit der Auslieferung zu beginnen. Die Produktion läuft nach Bedarf in Europa, wodurch unnötige Lagerbestände vermieden werden. Ihre digitale Transformation im Großhandel verwandelte einen fragmentierten, fehleranfälligen Arbeitsablauf in einen einzigen, vernetzten Fluss.
"Alles ist viel einfacher und schneller geworden. Wir müssen keine Excel-Listen mehr pflegen und Bestellungen nicht mehr manuell berechnen."
Das wichtigste Ergebnis: stundenlange Zeitersparnis pro Tag und mehr Energie für neue Kollektionen statt für die Verwaltung.
Arelo: Automatisierung, die den Cashflow verbessert, nicht nur Zeit spart
Arelo baute ein unverwechselbares Konzept für Teegeschenke mit losem Tee auf – mittlerweile in 650 Geschäften vertreten – basierend auf einer starken sozialen Mission, bei der Verpackung und Versand von Menschen übernommen werden, die ihren eigenen Platz auf dem Arbeitsmarkt haben. Das Wachstum brachte manuelle Rechnungsstellung, das Hinterherlaufen von Zahlungen und papierne Messebestellungen mit sich, die sich nicht skalieren ließen.
Heute gehen 70–80% der Bestellungen von Einzelhändlern über das B2B Portal ein, das inzwischen ihr Hauptvertriebskanal ist. Der herausragende Teil ihrer digitalen Transformation im Großhandel sind jedoch die automatisierten Zahlungserinnerungen: Sie reduzierten das manuelle Nachfassen um rund 30% und führten zu früheren Zahlungseingängen, was den Cashflow direkt verbesserte – ein echter finanzieller Gewinn, nicht nur eingesparte Zeit. Die Sales App ersetzte das Papier auf ihren drei jährlichen Messen, und eine StockitUp-Integration sorgt dafür, dass die Bestände über alle Kanäle hinweg synchronisiert bleiben, um Überverkäufe zu verhindern. All das bei einem bewusst schlanken Betrieb, der eher auf Systemen als auf Personal aufbaut.
Das Ergebnis: rund 25% Wachstum sowie eine eigene B2B-Website, die sich derzeit in der Entwicklung befindet, um das Großhandels- und Endkundengeschäft sauber voneinander zu trennen.
The Lekker Company: ein Portal, viele Käufertypen
Vom Kosmetik-Experiment am Küchentisch bis in die Regale von Albert Heijn, Etos und Holland & Barrett – sowie in Hunderte von unabhängigen Concept Stores: Die B2B-Realität von The Lekker Company wurde schnell kompliziert. Großkunden, Distributoren und kleine Concept Stores kaufen alle sehr unterschiedlich ein, und Kataloge sowie Preislisten per E-Mail machten weder das Team noch die Kunden glücklich.
Das B2B Portal bot ihnen eine markeneigene Umgebung, die diese Komplexität von Natur aus bewältigt: gestaffelte Preislisten pro Kunde, volumenbasierte Anreize für größere Bestellungen und internationale, gewichtsbasierte Versandregeln, alles von einem Ort aus verwaltet. Bestellungen kommen nun strukturiert an, wobei Preise und Mehrwertsteuer automatisch angewendet werden. Und die Wirtschaftlichkeit machte die digitale Transformation des Großhandels zu einer leichten Entscheidung – das Portal startet bei 49 €/Monat im Vergleich zu Shopify Plus für mehr als 2.500 €.
"Die eigene B2B-Vertriebssoftware muss nicht die gesamten Margen auffressen."
Greenmoods: Das Kauferlebnis ist das Marken-Statement
Auf dem hart umkämpften Großhandelsmarkt für Kunstpflanzen konkurriert Greenmoods über das Preis-Leistungs-Verhältnis – und entschied, dass das Kauferlebnis selbst diese Qualität widerspiegeln sollte. Ihr altes System konnte Showroom, persönliche Beratung und Logistik nicht miteinander verknüpfen.
Sie wechselten zu einem übersichtlichen, mobilfreundlichen und vollständig gebrandeten B2B Portal, in dem Kunden Kategorien durchstöbern, vergangene Bestellungen einsehen und schnell nachbestellen können. Ein manuelles Bestell- und Angebotstool sowie die Sales App ermöglichen es ihrem Team, Bestellungen im Büro, im Showroom oder überall sonst zu erfassen – was den persönlichen Verkauf mit digitalem Komfort verbindet. Hier dient die digitale Transformation des Großhandels gleichzeitig als Markenpositionierung: Ein besseres Kauferlebnis ist an sich das Statement, das Greenmoods im Markt setzen möchte. Als sie auch auf dem Marketplace starteten, gingen die Bestellungen neuer B2B-Kunden innerhalb von drei Tagen ein.
"Wenn sich Kunden jetzt einloggen, sehen sie eine klare Übersicht des Katalogs, es sieht schöner aus und ist mobilfreundlicher. Das entspricht strategisch dem Statement, das wir im Markt setzen wollen."
Modeus: von 50% manuellen Bestellungen auf unter 10%
Modeus, die Marke hinter der Jesper Home Interieur-Kollektion, hatte zwar ein digitales Schaufenster – aber mehr als die Hälfte ihrer B2B-Bestellungen ging immer noch per E-Mail oder Telefon ein, über ein System, das langsam und starr war und für grundlegende Änderungen externe Hilfe erforderte.
Der Wechsel zum B2B Portal, das in ihr Exact Online ERP integriert ist, machte ihre digitale Transformation im Großhandel sofort spürbar: Die manuellen Bestellungen sanken von 50% auf unter 10%, mit dem Ziel von nur noch 1%. Die Anmeldung per E-Mail ersetzte das lästige Passwortverfahren, sodass Einzelhändler problemlos nachbestellen können. Individuelle Preise und Zahlungsbedingungen gaben Modeus die volle Kontrolle über das Kundenerlebnis – und das alles auf einem vollständig gebrandeten Schaufenster mit eigener Domain und Kundendaten.
"Es ist wie Tag und Nacht. Das B2B Portal fokussiert unsere Kunden darauf, diese Bestellung aufzugeben – was der Hauptgrund ist, warum sie sich einloggen."
Auf der Roadmap: die Sales App und AI Order Convert, um eingehende PDF- und E-Mail-Bestellungen automatisch in Entwürfe umzuwandeln.
Die Muster hinter der Transformation
Acht verschiedene Marken, und doch zeigt sich immer wieder dasselbe Konzept. Wenn Sie Ihren eigenen Schritt vom manuellen zum modernen Arbeiten planen, sind dies die Hebel, die die Hauptarbeit geleistet haben:
Unstrukturierte Bestellungen durch Self-Service ersetzen. Dies ist der Anker in jeder einzelnen Geschichte – der Austausch von Excel, E-Mail, Telefon, Papier und PDF durch ein strukturiertes B2B Portal, in dem die Einzelhändler selbst bestellen. Alles andere baut darauf auf.
Die Administration rund um die Bestellung automatisieren. Preise und Mehrwertsteuer werden automatisch angewendet, die Angebotserstellung ist integriert und – wie Arelo gezeigt hat – automatisierte Zahlungserinnerungen, die den Cashflow verbessern, statt nur Zeit zu sparen.
Lagerbestände durch Integrationen synchronisieren. ChannelEngine, StockitUp, Billbee, Exact Online – eine einzige Quelle der Wahrheit durch API-Integrationen, die Überverkäufe und Lieferrückstände anstelle von manuellen Bestandsdateien verhindert.
Den Messe-Moment digitalisieren. Die Sales App verwandelt persönliche Treffen in sofortige, strukturierte Bestellungen, sodass es nach der Messe keinen Papierstapel gibt und die Abwicklung schneller beginnt.
Neukundengewinnung mit Kundenbindung kombinieren. Der Marketplace bringt neue Einzelhändler ein; das B2B Portal bietet ihnen einen markeneigenen, skalierbaren Ort, um weiterhin zu bestellen. Mehrere dieser Marken betreiben beide Plattformen als bewusstes, zweigleisiges Multi-Channel-Modell.
Echte Großhandelskomplexität bewältigen. Gestaffelte Preislisten, Mengenrabatte, gewichtsbasierte Versand- und Zahlungsbedingungen ermöglichen es einem einzigen System, Großkunden, Distributoren und kleine Concept Stores zu bedienen, ohne für jeden einzelnen Sonderregelungen treffen zu müssen.
Und die nächste Stufe, auf die sich fast alle zubewegen: AI Order Convert – die automatische Umwandlung jeder eingehenden E-Mail, PDF-Datei oder Tabelle in eine Bestellung, sodass jeder Kanal in einen sauberen Fluss mündet, ganz gleich, wie die Bestellung eingeht.
Der rote Faden ist einfach. Keine dieser Marken hat die digitale Transformation des Großhandels vorangetrieben, um der Technologie selbst willen. Sie taten es, um weniger Zeit für die Verwaltung aufzuwenden und mehr für das, was eine Marke tatsächlich wachsen lässt: Produkte, Beziehungen und die Erschließung neuer Märkte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist die digitale Transformation des Großhandels?
Wo sollte eine Marke mit der Digitalisierung des Großhandels beginnen?
Welche Ergebnisse erzielen Marken nach der Digitalisierung?
Wie wickeln Marken Messebestellungen digital ab?
Wie hilft die Automatisierung über die reine Zeitersparnis hinaus?
Kann ein einziges System verschiedene Arten von Großhandels-Käufern bedienen?
Wie halten Marken ihre Bestände über alle Kanäle hinweg korrekt?