Automatisation des commandes de gros : un guide simple étape par étape

Les commandes de gros peuvent arriver via des B2B Portals, des e-mails, des PDF, des feuilles de calcul, l'EDI et des représentants commerciaux.

L'objectif de l'automatisation des commandes de gros n'est pas de contraindre chaque client à utiliser le même canal. Il s'agit de rassembler ces différentes commandes dans un processus unique, fiable et nécessitant moins de travail manuel.

Voici comment aborder cette démarche étape par étape.

Étape 1 : Cartographier la manière dont les commandes arrivent aujourd'hui

Commencez par lister tous les canaux que vos clients utilisent actuellement pour passer commande.

Cela peut inclure un B2B Portal, des e-mails, des bons de commande PDF, des fichiers Excel, l'EDI, des appels téléphoniques, des représentants commerciaux et des places de marché.

Pour chaque canal, notez le volume de commandes généré, le temps de traitement habituel et les étapes où les erreurs sont les plus fréquentes.

Un aperçu simple suffit :

Le but est d'identifier les canaux qui génèrent le plus de travail, et non pas seulement ceux qui génèrent le plus de commandes.

Étape 2 : Identifier le goulot d'étranglement manuel le plus important

Ensuite, examinez ce qui se passe après la réception d'une commande.

Le problème peut résider dans la saisie des SKU dans l'ERP, la correspondance des codes produits des clients, la vérification des tarifs ou l'envoi des informations de commande à l'entrepôt.

Concentrez-vous sur la tâche qui entraîne le plus de retards ou d'erreurs.

Par exemple, si les commandes du portail sont déjà structurées mais doivent tout de même être recopiées dans l'ERP, le problème principal est l'intégration.

Si les clients envoient de nombreux modèles de PDF et de feuilles de calcul différents, le problème principal réside dans la saisie des commandes.

Comprendre le véritable goulot d'étranglement vous évitera de choisir un logiciel qui résout un problème qui n'en est pas un.

Étape 3 : Nettoyer les données à la base du processus

L'automatisation ne fonctionne de manière optimale que lorsque les données sur les produits, les clients et les tarifs sont fiables.

Passez en revue les SKU des produits, les comptes clients, les listes de tarifs, les conditions de paiement, les données de stock et les informations de livraison avant de connecter de nouveaux systèmes.

Portez une attention particulière aux doublons dans les fiches clients et aux anciens codes produits. Si un client utilise toujours un SKU obsolète, déterminez comment il doit être associé au produit actuel.

Vous devez également décider quel système est responsable de chaque type de données. L'ERP peut gérer les stocks, tandis qu'un PIM gère les informations sur les produits et la plateforme de commande gère les catalogues destinés aux clients.

Une attribution claire des données réduit les conflits ultérieurs.

Étape 4 : Choisir la bonne méthode de commande pour chaque client

Tous les clients n'ont pas besoin de la même expérience de commande.

Les détaillants indépendants réguliers peuvent préférer un B2B Portal où ils peuvent parcourir les produits, consulter leurs tarifs et renouveler des commandes précédentes.

Les grands groupes de distribution peuvent avoir besoin d'envoyer leurs commandes via EDI ou par des fichiers générés par leurs propres systèmes d'approvisionnement.

Les clients travaillant avec de longues listes de produits préféreront peut-être importer directement une feuille de calcul dans un panier.

La stratégie la plus efficace consiste généralement à combiner ces canaux. Les clients conservent la méthode qui convient à leur activité, tandis que le fournisseur standardise le traitement qui suit la validation de la commande.

Étape 5 : Connecter les commandes directes à vos systèmes opérationnels

Les commandes passées via un B2B Portal sont déjà structurées, mais le processus n'est pas entièrement automatisé si quelqu'un doit encore les ressaisir ailleurs.

Connectez l'environnement de commande aux systèmes responsables des stocks, de la facturation et de l'expédition.

Cela peut inclure un ERP, un système de gestion d'entrepôt, une plateforme de comptabilité ou un partenaire logistique.

L'intégration doit transférer les informations nécessaires au traitement de la commande, telles que le client, les produits, les quantités, les prix, les remises, l'adresse de livraison et le moyen de paiement.

Testez la connexion avec un petit nombre de commandes avant de la généraliser. Le but est de s'assurer que les mêmes données de commande circulent dans l'entreprise sans devoir être saisies à plusieurs reprises.

Étape 6 : Automatiser les commandes qui arrivent encore par e-mail et par fichiers

Certains clients continueront d'envoyer leurs bons de commande par e-mail, PDF, Excel, CSV ou XML.

Ces commandes n'ont pas besoin de rester manuelles.

Un logiciel d'AI Order Convert peut extraire les codes produits et les quantités, les faire correspondre avec le catalogue du fournisseur et créer un projet de commande structuré.

Un collaborateur peut ensuite vérifier toute information incertaine ou non identifiée avant de la confirmer.

Cette approche est particulièrement utile lorsque les clients utilisent des modèles de commande différents. Au lieu de créer un format d'importation distinct pour chaque compte, le logiciel peut interpréter une plus large gamme de documents.

Les clients qui souhaitent commander via le portail mais disposent déjà d'une liste préparée peuvent également utiliser l'import de commande en masse. Leurs SKU et quantités sont analysés et ajoutés directement au panier pour vérification.

Étape 7 : Mesurer et améliorer le flux de travail

Une fois l'automatisation en place, comparez les résultats avec le processus d'origine.

Suivez :

• Le temps de traitement manuel

• Les erreurs de saisie de commande

• Le pourcentage de commandes nécessitant une vérification

• Le délai entre la réception et la confirmation d'une commande

• Le pourcentage de commandes passées numériquement

Un calcul simple peut montrer l'ampleur de l'opportunité :

30 commandes manuelles par jour
× 8 minutes par commande
× 5 jours ouvrés
= 20 heures de saisie de commandes par semaine

Analysez également quelles commandes nécessitent encore une intervention manuelle.

Si le même SKU obsolète apparaît de manière répétée, ajoutez une règle de correspondance. Si des conflits de prix surviennent souvent, examinez la façon dont les listes de tarifs sont gérées. Si de nombreux fichiers importés échouent de la même manière, améliorez les instructions de format ou les données produits.

L'automatisation gagnera en précision à mesure que ces exceptions récurrentes seront résolues.

Erreurs courantes à éviter

• Choisir un logiciel avant de cartographier le processus : Partez du problème opérationnel, et non de la liste des fonctionnalités.

• Automatiser des données incohérentes : Des informations produits ou clients incorrectes continueront de générer des erreurs après l'automatisation.

• Lancer un portail sans intégrations : Une commande numérique génère toujours du travail manuel s'il faut la recopier dans un autre système.

• Forcer chaque client à utiliser un seul canal : Certains clients ont des processus d'achat qui ne peuvent pas être facilement modifiés.

• Supprimer la vérification humaine trop tôt : Les produits non reconnus, les quantités inhabituelles et les conflits de tarifs peuvent toujours nécessiter une attention particulière.

Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel d'automatisation des commandes de gros

Le bon logiciel se doit de prendre en charge l'intégralité du processus de commande plutôt qu'une seule tâche isolée.

Les fonctionnalités pertinentes peuvent inclure :

• La prise de commande via un B2B Portal

• Des tarifs et catalogues spécifiques à chaque client

• Des intégrations ERP et entrepôt

• La prise en charge de l'EDI

• Le traitement des documents par IA

• L'import de commandes en masse

• La correspondance des produits et des clients

• Des flux de validation des commandes

• Le signalement des anomalies

• L'accès API

La meilleure configuration est celle qui s'adapte à vos clients, à vos systèmes et à la complexité de vos commandes.

Construire un processus de commande de gros plus simple

L'automatisation des commandes de gros ne signifie pas le remplacement de tous les canaux de vente existants.

Un client peut commander via un portail, importer une feuille de calcul, envoyer un PDF ou utiliser l'EDI. L'important est que chaque commande puisse s'intégrer dans un flux de travail interne standardisé.

Commencez par comprendre où se situe le travail manuel. Améliorez ensuite le processus par étapes en combinant la commande numérique directe, les intégrations système, l'AI Order Convert et l'import en masse là où ils apportent le plus de valeur.

Orderchamp Cloud est un exemple de plateforme réunissant ces fonctionnalités au sein d'un même environnement. Les mêmes principes s'appliquent à tout grossiste analysant la manière dont ses commandes sont réceptionnées, traitées et transférées.

Foire aux questions

Qu'est-ce que l'automatisation des commandes de gros ?

Par où un grossiste doit-il commencer ?

Est-il possible d'automatiser les bons de commande au format PDF ?

Quelle est la différence entre l'EDI et l'AI Order Convert ?

Qu'est-ce que l'import de commande en masse ?

Les commandes de gros peuvent-elles être synchronisées avec un ERP ?

L'automatisation supprime-t-elle le besoin de contrôle humain ?