Zo bestellen retailers op tijd na voor de kerst: een Q4-plan voor groothandelsmerken

Voor de meeste zelfstandige winkels maken of breken de weken voor kerst het jaar. Hun bestsellers zijn in november uitverkocht, en of ze bij jou nabestellen of het gat opvullen met een ander merk, hangt vaak af van één ding: hoe makkelijk je het ze maakt.

In deze blog kijken we naar wat de bestelgegevens van vorig jaar zeggen over het vierde kwartaal, en delen we een eenvoudig weekplan om je retailers op tijd te laten nabestellen.

Wat de bestelgegevens van Q4 2025 laten zien

We hebben alle bestellingen bekeken die tussen oktober en december 2025 op de Orderchamp Marketplace zijn geplaatst, zonder geannuleerde bestellingen. Vier dingen vallen op.

• De piek ligt half november, niet in december. De twee drukste weken van het kwartaal waren van 10 tot en met 23 november. In december lag het aantal bestellingen al ruim 40% lager dan in november.

• Negen op de tien bestellingen in Q4 werden vóór 15 december geplaatst. Daarna daalt het aantal bestellingen snel, omdat winkels overschakelen van inkopen naar verkopen.

• December is de maand van de nabestellingen. 64% van de bestellingen in december waren nabestellingen bij een merk waar de winkel al eerder had gekocht, tegenover 56% over het hele jaar. Retailers vullen aan wat al goed verkoopt.

• Levering duurt langer dan je denkt. Tussen 1 november en 14 december kwam de helft van alle bestellingen binnen ongeveer een week aan, maar één op de tien deed er twee weken of langer over. Voor bestellingen uit de kerstweek was de mediane levertijd zelfs 11 dagen.

Alles bij elkaar is de boodschap duidelijk: wil je dat je producten met kerst in het schap staan, dan moet je nabestelactie begin november starten, niet pas in december.

Je Q4-plan voor nabestellingen, week voor week

Eind oktober: voorbereiden

Check je voorraad bestsellers en kerstartikelen, en bepaal wat je nog op tijd bij je eigen leveranciers kunt nabestellen. Leg je laatste besteldatum vast (daarover hieronder meer) en maak per type winkel een korte lijst van wat vorig seizoen het best verkocht: een cadeauwinkel verkoopt andere dingen dan een conceptstore of een tuincentrum.

Begin november: herinner je beste klanten

Stuur je belangrijkste retailers een persoonlijk bericht met wat goed verkoopt, de aantallen die ze vorig jaar bestelden en je laatste besteldatum. Een korte lijst met vijf bestsellers en hun voorraad werkt beter dan je hele catalogus. Retailers hebben het druk, dus maak de beslissing makkelijk voor ze.

Half november: maak nabestellen moeiteloos

Nu komen de meeste bestellingen binnen, dus haal elke drempel weg. Open een korte nabestelperiode met een lagere minimale orderwaarde of gratis verzending vanaf een bepaald bedrag, zodat een retailer een paar bestsellers kan aanvullen zonder een volledige bestelling te plaatsen. Werk je met vertegenwoordigers? Laat ze dan belangrijke klanten bellen of bezoeken en de bestelling direct invoeren in de Sales App.

Black Friday-week: aanvullen in plaats van korting geven

Veel winkels zijn druk met hun eigen Black Friday-acties. Doe niet mee aan een kortingsrace, maar bied een simpele kerstaanvulling aan: de bestsellers die bijna op zijn, op tijd geleverd. Betere betalingstermijnen, zoals betalen na de feestdagen, overtuigen vaak meer dan een lagere prijs en beschermen je marge.

Begin december: laatste kans

Stuur een paar dagen voor je laatste besteldatum een laatste herinnering, met wat nog op voorraad is. Houd het kort: ‘Laatste kans om aan te vullen voor kerst: bestel vóór vrijdag en het komt op tijd binnen.’

Vanaf half december: plan januari

Zodra het rustiger wordt met bestellingen, richt je je op het nieuwe jaar. Open voorbestellingen voor je voorjaarscollectie, werk je prijslijsten voor 2027 bij op basis van je prijsstrategie voor de groothandel en nodig retailers uit om je in januari op de beurzen te ontmoeten.

Stel een duidelijke laatste besteldatum vast

De meeste winkels willen hun kerstvoorraad half december in het schap hebben. Reken vanaf die datum terug en tel je normale levertijd plus een buffer voor drukke vervoerders erbij op. Omdat vorig jaar één op de tien bestellingen twee weken of langer onderweg was, is een laatste besteldatum begin december voor de meeste merken een veilige keuze. Lever je vooral binnen één land, dan kan die een paar dagen later liggen.

Communiceer die datum vervolgens overal: in je nieuwsbrieven, in de banner van je portaal, in je e-mailhandtekening, in het verkooppraatje van je vertegenwoordigers en in je orderbevestigingen. Retailers kunnen alleen plannen rond een deadline die ze kennen.

Maak nabestellen een klus van één minuut

In de kerstperiode staan winkeleigenaren de hele dag in de winkel, niet achter een bureau. In Q4 2025 werd meer dan één op de vier Marketplace-bestellingen na 18.00 uur geplaatst, en ongeveer een kwart in het weekend. Als nabestellen betekent dat ze jou moeten mailen, op een prijslijst moeten wachten en de voorraad telefonisch moeten checken, komt de bestelling er vaak niet van.

Met een B2B Portal kunnen retailers op elk moment nabestellen, met hun eigen prijzen, minimums en betalingstermijnen. Ze herhalen een eerdere bestelling in een paar klikken en zien meteen wat er op voorraad is. Bestellingen die nog per e-mail of WhatsApp binnenkomen, zet AI Order Convert automatisch om in orders, zodat een drukke december geen urenlang overtypen betekent.

Help retailers verkopen, niet alleen inkopen

Retailers die uitverkocht raken, bestellen na. Alles wat ze helpt om jouw producten in december te verkopen, levert jou ook je volgende bestelling op.

• Cadeausets en bundels. Combineer producten tot kant-en-klare cadeaus met een duidelijke verkoopprijs. Ze zijn makkelijk te presenteren voor winkels en makkelijk te kopen voor klanten.

• Presentatie-ideeën. Deel een paar foto's van je producten, samen in kerstsfeer gestyled. Je hebt geen nieuwe fotoshoot nodig om sfeervolle catalogusfoto's te maken.

• Het verhaal achter het product. Een korte tekst of kaart over wie het gemaakt heeft en waarom, helpt winkelpersoneel om het te verkopen. Het is een van de redenen waarom een verhaal rond je product zo belangrijk is.

• Vraag naar de verkoop. Vraag je belangrijkste klanten begin december wat goed verkoopt. Dat is het beste moment om een aanvulling voor te stellen, en om te leren wat je voor volgend jaar moet plannen.

Tot slot

Kerstnabestellingen win je niet in december, maar in november: door je retailers vroeg te herinneren, nabestellen moeiteloos te maken en een duidelijke deadline te stellen. Begin nu met je plan, dan staan je producten in het schap wanneer klanten op zoek gaan naar cadeaus.

Wil je dat retailers deze kerst in een paar klikken nabestellen? Bekijk hoe het B2B Portal werkt of plan een demo.

Veelgestelde vragen

Wanneer moeten groothandelsmerken beginnen met hun kerstnabestelactie?

Hoe bepaal ik een laatste besteldatum voor levering vóór kerst?

Hoe maak ik nabestellen makkelijker voor retailers?

Moet ik korting geven om kerstnabestellingen binnen te halen?

Waar moet ik me vanaf half december op richten?