Si vous vendez à des boutiques en Allemagne, en France ou en Belgique, la façon dont vous envoyez vos factures évolue. Pour de nombreuses ventes B2B, un fichier PDF joint à un e-mail ne suffit plus. De plus en plus de pays de l'UE exigent désormais des factures électroniques structurées : des fichiers que le logiciel de comptabilité de votre détaillant lit automatiquement, sans aucune saisie manuelle.

La prochaine date clé est le 1er janvier 2027. À partir de cette date, les entreprises allemandes réalisant plus de 800 000 € de chiffre d'affaires devront envoyer des factures électroniques aux autres entreprises allemandes. La France a commencé le 1er septembre 2026 et la Belgique le 1er janvier 2026. Pour une marque de vente en gros qui vend à l'international, il est facile de s'y perdre entre les différentes règles applicables à chaque commande, d'autant plus avec d'autres réglementations de l'UE comme le Passeport numérique des produits et les nouvelles règles d'emballage.

Ce guide vous présente les dates limites par pays, vous explique quand ces règles s'appliquent à votre activité de vente en gros et vous guide pas à pas dans les changements à apporter à vos flux de commandes et de facturation. Si vous avez uniquement besoin des règles belges et de la marche à suivre pour activer Peppol dans Orderchamp, consultez notre article sur la facturation Peppol dans Orderchamp.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Une facture électronique est une facture envoyée sous forme de données structurées, généralement un fichier XML, dans un format conforme à la norme européenne EN 16931. Le logiciel de l'acheteur lit automatiquement chaque champ : votre numéro de TVA, la référence de la commande, chaque ligne de produit, le taux de TVA et le total.

C'est là toute la différence avec les factures que la plupart des marques envoient aujourd'hui. Un PDF, un document scanné ou un fichier Word est électronique au sens courant, mais il ne s'agit pas d'une facture électronique au regard des nouvelles règles. Quelqu'un doit toujours la lire et la saisir manuellement.

La facturation électronique n'est pas non plus équivalente à l'EDI. L'EDI est une connexion directe que les grandes chaînes de distribution établissent avec leurs plus grands fournisseurs, selon un format convenu entre les deux entreprises. La facturation électronique est une norme légale qui s'applique à toutes les entreprises d'un pays, jusqu'à la petite boutique ne disposant que d'une seule caisse. Pour en savoir plus, découvrez ce qu'est l'EDI dans la vente en gros.

Échéances de la facturation électronique par pays

Le tableau ci-dessous indique où la facturation électronique B2B est obligatoire, ou sur le point de l'être, dans les pays clés pour les marques européennes de vente en gros. Gardez à l'esprit que les règles de chaque pays ne concernent que les entreprises établies dans ce pays. La section suivante explique ce que cela implique pour vous.

L'Espagne a adopté une loi qui rendra la facturation électronique B2B obligatoire, mais la date de lancement n'est pas encore définitive. Pour tout autre pays dans lequel vous facturez, consultez le site de l'administration fiscale locale.

Les dates pouvant encore évoluer, vérifiez les sources officielles avant de modifier vos processus : le Ministère fédéral des Finances allemand, le site du gouvernement belge sur la facturation électronique, l'administration fiscale française et la page de la Commission européenne sur la TVA à l'ère du numérique (ViDA).

Ces règles s'appliquent-elles à votre entreprise de vente en gros ?

C'est ici que la plupart des marques s'interrogent. En Allemagne, en Belgique et en France, l'obligation concerne les ventes entre deux entreprises toutes deux établies dans ce pays. Il ne s'agit donc pas seulement de savoir où se trouve votre détaillant. Le lieu d'établissement de votre propre entreprise compte tout autant.

Trois exemples :

• Une marque allemande vendant à des boutiques allemandes doit émettre des factures électroniques dès le 1er janvier 2027 si son chiffre d'affaires 2026 dépassait 800 000 €, et dans tous les cas à partir du 1er janvier 2028.

• Une marque néerlandaise vendant à des boutiques allemandes sans y avoir d'établissement stable n'est pas couverte par la réglementation allemande. Elle peut continuer d'envoyer des factures classiques à ses détaillants allemands pour le moment.

• Une marque française vendant à des boutiques françaises doit être en mesure de recevoir des factures électroniques dès maintenant, et de les émettre au plus tard le 1er septembre 2027.

Ne pas être soumis à l'obligation ne signifie pas que vos détaillants ne vous demanderont pas de facture électronique. Chaque entreprise allemande doit être en mesure d'en recevoir une depuis 2025, et de plus en plus de boutiques enregistrent désormais leurs factures à l'aide de logiciels qui les lisent automatiquement. Une facture structurée est traitée plus rapidement, ce qui peut également vous permettre d'être payé plus vite.

Il en va de même pour la Belgique. Les marques étrangères sans établissement belge ne sont pas soumises à l'obligation, même si elles disposent d'un numéro de TVA belge. Mais chaque entreprise belge est désormais configurée pour recevoir des factures via Peppol, ce qui constitue généralement l'option la plus simple pour vos détaillants belges. Découvrez comment fonctionne la facturation Peppol dans Orderchamp.

Vous ne savez pas si vous êtes considéré comme établi dans un pays ? Un entrepôt, un bureau local ou du personnel sur place peuvent être déterminants. Consultez votre conseiller fiscal avant de conclure que vous êtes hors du champ d'application.

Ce qui change dans votre facturation de vente en gros

Pour une marque qui vend via un seul canal, la transition relève principalement d'un paramétrage logiciel. Toutefois, la plupart des marques de vente en gros génèrent des factures depuis plusieurs endroits, et chacun d'entre eux doit produire une facture électronique valide. Si vous continuez de gérer vos commandes de vente en gros sur différents outils, voici les flux à vérifier :

• Votre B2B Portal ou boutique en ligne B2B. Les commandes que les détaillants passent eux-mêmes, généralement facturées depuis votre système de gestion des commandes ou votre outil de comptabilité.

• Les commandes de places de marché. Renseignez-vous auprès de chaque place de marché pour savoir si elle émet la facture en votre nom, et sous quel format.

• Les commandes des agents commerciaux et des salons professionnels. Celles-ci finissent souvent dans un tableur ou sont saisies à la main dans l'outil de comptabilité. Vérifiez la manière dont les commandes de vos agents commerciaux et vos commandes sur salon parviennent à votre système de facturation.

• Les factures manuelles pour les échantillons, les présentoirs, les frais de livraison ou les commandes ponctuelles.

• Les avoirs et corrections. Lorsqu'un retour ou une livraison endommagée donne lieu à un avoir ou à une facture rectificative, envoyez-le dans le même format que l'original, afin que le logiciel du détaillant puisse faire le rapprochement entre les deux. En savoir plus sur les retours et les avoirs dans la vente en gros.

• Les factures d'acompte. Si vous demandez un acompte sur des précommandes saisonnières, la facture d'acompte est soumise aux mêmes règles.

Les données présentes sur chaque facture ont plus d'importance qu'auparavant. Les factures électroniques sont vérifiées automatiquement, et un champ manquant ou incorrect peut entraîner le rejet du document par le système du détaillant. Assurez-vous d'avoir la raison sociale exacte de chaque détaillant, son adresse et son numéro de TVA, ainsi que son adresse de facturation électronique si nécessaire (en Belgique, il s'agit de son identifiant Peppol). Ajoutez son numéro de bon de commande s'il en utilise un. Le moment idéal pour recueillir toutes ces informations est lors de l'approbation et de l'intégration d'un nouveau détaillant.

Comment vous préparer : un plan en 6 étapes

1. Identifiez où vous et vos clients êtes établis

Dressez la liste des pays dans lesquels vous facturez, et vérifiez pour chacun d'eux si votre entreprise y est établie. Cela vous indiquera quelles échéances constituent une obligation légale pour vous et lesquelles relèvent simplement d'une préférence client.

2. Listez chaque canal de création de factures

Passez en revue les flux ci-dessus : portail, place de marché, agents commerciaux, salons, factures manuelles, avoirs et acomptes. Notez quel outil génère chaque facture aujourd'hui. Si la réponse est un tableur, commencez par là, car un tableur ne peut pas envoyer de facture électronique. Voici comment remplacer Excel pour vos commandes de vente en gros.

3. Vérifiez ce que vos outils de facturation peuvent envoyer

Demandez à votre logiciel de comptabilité, ERP ou système de gestion des commandes quels formats ils prennent en charge (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X ou Peppol), et s'ils se connectent à Peppol ou à une plateforme française agréée. Si vos commandes arrivent via Orderchamp Cloud, découvrez comment elles parviennent à votre outil comptable grâce à nos intégrations, par exemple DATEV, Exact Online ou Moneybird.

4. Nettoyez vos données clients

Vérifiez les numéros de TVA, les raisons sociales et les adresses, et ajoutez les adresses de facturation électronique nécessaires. Demandez dès maintenant aux détaillants existants les informations manquantes, sans attendre le rejet de votre première facture électronique.

5. Assurez-vous de pouvoir également recevoir des factures électroniques

Si votre entreprise est établie en Allemagne, en Belgique ou en France, vous devez également être en mesure de recevoir les factures électroniques de vos propres fournisseurs, comme vos partenaires d'emballage, de production et de logistique. Conservez le fichier structuré lui-même dans vos archives, et pas seulement une impression PDF de celui-ci.

6. Réalisez d'abord des tests avec quelques détaillants

Envoyez vos premières factures électroniques à deux ou trois détaillants de confiance et demandez-leur si elles sont bien arrivées et ont été lues correctement. Corrigez les anomalies éventuelles, puis basculez l'ensemble de vos factures. Si vous êtes une marque allemande dépassant le seuil de 800 000 €, vous avez jusqu'à la fin du mois de décembre pour le faire.

Qu'en est-il de vos détaillants ?

Un grand nombre de vos détaillants sont de petites boutiques, et certains trouveront cette transition plus difficile que vous. Chaque entreprise établie en Allemagne doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er janvier 2025. Une boîte de réception e-mail suffit pour cela, mais la boutique a tout de même besoin d'un logiciel capable de lire le fichier.

Vous pouvez leur faciliter la tâche. En Allemagne, une facture ZUGFeRD est un compromis très utile : il s'agit d'un PDF lisible contenant les données structurées intégrées, ce qui permet à une boutique sans logiciel comptable de l'ouvrir et de voir ce qu'elle doit.

Il est également utile de maintenir la cohérence de vos conditions de paiement et de vos références de commande, afin que chaque facture corresponde exactement à ce que le détaillant a accepté lors de sa commande.

Comment Orderchamp Cloud vous aide

Orderchamp Cloud centralise vos commandes de vente en gros provenant de votre B2B Portal, du Sales App et de l'Orderchamp Marketplace en un seul endroit, de sorte que chaque commande contienne les coordonnées exactes du détaillant avant d'être facturée.

Pour les commandes belges, Orderchamp Cloud peut envoyer des factures Peppol à votre place. Découvrez comment configurer la facturation Peppol dans Orderchamp. Pour les autres pays, vos commandes sont transmises via nos intégrations à l'outil comptable ou à l'ERP dans lequel vous créez vos factures électroniques.

Points clés à retenir

• Une facture électronique est un fichier structuré conforme à la norme EN 16931. Un PDF n'est pas considéré comme tel.

• En Allemagne, les entreprises réalisant plus de 800 000 € de chiffre d'affaires doivent émettre des factures électroniques B2B nationales à partir du 1er janvier 2027, et toutes les autres à partir du 1er janvier 2028.

• Les règles s'appliquent aux entreprises établies dans le pays. Une marque étrangère n'est généralement pas concernée, mais ses détaillants peuvent tout de même lui demander des factures électroniques.

• Vérifiez chaque canal où vous créez des factures, y compris les commandes d'agents, les avoirs et les acomptes, et pas seulement votre boutique en ligne principale.

Foire aux questions

La facturation électronique est-elle obligatoire en Allemagne pour les marques de vente en gros ?

Dois-je envoyer des factures électroniques aux détaillants allemands si ma marque est établie hors d'Allemagne ?

Une facture au format PDF est-elle une facture électronique ?

Ai-je besoin de Peppol pour envoyer des factures électroniques ?

Les avoirs et les factures d'acompte doivent-ils également être des factures électroniques ?

Quand la facturation électronique deviendra-t-elle obligatoire aux Pays-Bas ?