Groothandelsbestellingen automatiseren: een eenvoudige stapsgewijze handleiding

Groothandelsbestellingen kunnen binnenkomen via B2B Portals, e-mail, pdf's, spreadsheets, EDI en verkoopvertegenwoordigers.

Het doel van de automatisering van groothandelsbestellingen is niet om elke klant in hetzelfde kanaal te dwingen. Het is om deze verschillende bestellingen in één betrouwbaar proces te brengen met minder handmatig werk.

Hier lees je hoe je dit stap voor stap aanpakt.

Stap 1: Breng in kaart hoe bestellingen momenteel binnenkomen

Begin met het vermelden van elk kanaal dat klanten momenteel gebruiken om bestellingen te plaatsen.

Dit kan een B2B Portal, e-mail, pdf-inkooporders, Excel-bestanden, EDI, telefoontjes, verkoopvertegenwoordigers en marktplaatsen omvatten.

Noteer voor elk kanaal hoeveel bestellingen het genereert, hoe lang de verwerking meestal duurt en waar fouten het vaakst voorkomen.

Een eenvoudig overzicht is voldoende:

Het doel is om te identificeren welke kanalen het meeste werk opleveren, niet alleen welke de meeste bestellingen genereren.

Stap 2: Vind het grootste handmatige knelpunt

Kijk vervolgens naar wat er gebeurt nadat een bestelling is ontvangen.

Het probleem kan liggen bij het invoeren van SKU's in het ERP, het matchen van productcodes van klanten, het controleren van prijzen of het verzenden van bestelinformatie naar het magazijn.

Concentreer je op de taak die de meeste vertraging of fouten veroorzaakt.

Als portalbestellingen bijvoorbeeld al gestructureerd zijn, maar nog steeds in het ERP moeten worden gekopieerd, is integratie het belangrijkste probleem.

Als klanten veel verschillende pdf- en spreadsheet-sjablonen sturen, is de bestelinvoer het belangrijkste probleem.

Als je het echte knelpunt begrijpt, voorkom je dat je software kiest die het verkeerde probleem oplost.

Stap 3: Schoon de gegevens achter het proces op

Automatisering werkt alleen goed als product-, klant- en prijsgegevens betrouwbaar zijn.

Controleer product-SKU's, klantaccounts, prijslijsten, betalingsvoorwaarden, voorraadgegevens en leveringsinformatie voordat je nieuwe systemen aansluit.

Besteed bijzondere aandacht aan dubbele klantgegevens en oude productcodes. Als een klant nog steeds een uitgefaseerde SKU gebruikt, bepaal dan hoe deze gekoppeld moet worden aan het huidige product.

Je moet ook beslissen welk systeem verantwoordelijk is voor elk type gegevens. Het ERP kan de voorraad beheren, terwijl een PIM de productinformatie beheert en het bestelplatform de klantgerichte catalogi beheert.

Duidelijk gegevenseigenaarschap vermindert conflicten achteraf.

Stap 4: Kies de juiste bestelmethode voor elke klant

Niet elke klant heeft behoefte aan dezelfde bestelervaring.

Reguliere zelfstandige retailers geven misschien de voorkeur aan een B2B Portal waar ze door producten kunnen bladeren, hun prijzen kunnen bekijken en eerdere bestellingen kunnen herhalen.

Grote retailgroepen moeten wellicht bestellingen verzenden via EDI of bestanden die zijn gegenereerd door hun eigen inkoopsystemen.

Klanten die met lange productlijsten werken, geven er misschien de voorkeur aan om een spreadsheet rechtstreeks naar een winkelwagen te uploaden.

De meest effectieve strategie is meestal een combinatie van kanalen. Klanten behouden de methode die bij hun bedrijf past, terwijl de leverancier standaardiseert wat er gebeurt nadat de bestelling is ingediend.

Stap 5: Koppel directe bestellingen aan je operationele systemen

Bestellingen die via een B2B Portal worden geplaatst zijn al gestructureerd, maar het proces is niet volledig geautomatiseerd als iemand ze nog handmatig ergens anders moet invoeren.

Verbind de bestelomgeving met de systemen die verantwoordelijk zijn voor voorraad, facturering en fulfillment.

Dit kan een ERP, magazijnbeheersysteem, boekhoudplatform of fulfillmentpartner zijn.

De integratie moet de informatie overdragen die nodig is om de bestelling te verwerken, zoals de klant, producten, hoeveelheden, prijzen, kortingen, afleveradres en betaalmethode.

Test de verbinding met een klein aantal bestellingen voordat je deze breder uitrolt. Het doel is om ervoor te zorgen dat dezelfde bestelgegevens door het bedrijf stromen zonder dat ze meerdere keren hoeven te worden ingevoerd.

Stap 6: Automatiseer bestellingen die nog steeds via e-mail en bestanden binnenkomen

Sommige klanten zullen inkooporders blijven sturen via e-mail, pdf, Excel, CSV of XML.

Deze bestellingen hoeven niet handmatig te blijven.

AI-bestelinvoersoftware kan productcodes en hoeveelheden extraheren, deze matchen met de catalogus van de leverancier en een gestructureerde conceptbestelling maken.

Een medewerker kan vervolgens eventuele onzekere of niet-overeenkomende informatie controleren voordat deze wordt bevestigd.

Deze aanpak is vooral handig wanneer klanten verschillende bestelsjablonen gebruiken. In plaats van voor elk account een apart importformaat te maken, kan de software een breder scala aan documenten interpreteren.

Klanten die via de portal willen bestellen maar al een voorbereide lijst hebben, kunnen ook bulk-bestellingen uploaden gebruiken. Hun SKU's en hoeveelheden worden gematcht en direct aan de winkelwagen toegevoegd voor beoordeling.

Stap 7: Meet en verbeter de workflow

Zodra de automatisering is doorgevoerd, vergelijk je de resultaten met het oorspronkelijke proces.

Houd het volgende bij:

• Handmatige verwerkingstijd

• Fouten bij bestelinvoer

• Percentage bestellingen dat controle vereist

• Tijd tussen ontvangst en bevestiging van een bestelling

• Percentage bestellingen dat digitaal wordt geplaatst

Een eenvoudige berekening kan de omvang van de kans aantonen:

30 handmatige bestellingen per dag
× 8 minuten per bestelling
× 5 werkdagen
= 20 uur bestelinvoer per week

Bekijk ook welke bestellingen nog handmatige tussenkomst vereisen.

Als dezelfde verouderde SKU herhaaldelijk verschijnt, voeg dan een matchingregel toe. Als er vaak prijsconflicten optreden, bekijk dan hoe prijslijsten worden bijgehouden. Als veel geüploade bestanden op dezelfde manier mislukken, verbeter dan de bestandsinstructies of productgegevens.

Automatisering zou nauwkeuriger moeten worden naarmate deze terugkerende uitzonderingen worden opgelost.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

• Software kiezen voordat je het proces in kaart brengt: Begin met het operationele probleem, niet met de functielijst.

• Inconsistente gegevens automatiseren: Onjuiste product- of klantgegevens blijven na automatisering voor fouten zorgen.

• Een portal lanceren zonder integraties: Een digitale bestelling zorgt nog steeds voor handmatig werk als deze in een ander systeem moet worden gekopieerd.

• Elke klant in één kanaal dwingen: Sommige klanten hebben inkoopprocessen die niet gemakkelijk kunnen veranderen.

• Menselijke controle te vroeg weghalen: Niet-overeenkomende producten, ongebruikelijke hoeveelheden en prijsconflicten kunnen nog steeds aandacht vereisen.

Waar op te letten bij software voor de automatisering of groothandelsbestellingen

De juiste software moet het volledige bestelproces ondersteunen in plaats van één geïsoleerde taak.

Relevante mogelijkheden kunnen zijn:

• B2B Portal-bestellingen

• Klantspecifieke prijzen en catalogi

• ERP- en magazijnintegraties

• EDI-ondersteuning

• AI-documentverwerking

• Bulk-bestellingen uploaden

• Product- en klantmatching

• Goedkeuringsworkflows

• Uitzonderingsrapportage

• API-toegang

De beste opzet is de opzet die past bij jouw klanten, systemen en complexiteit van bestellingen.

Bouwen aan een eenvoudiger proces voor groothandelsbestellingen

Het automatiseren van groothandelsbestellingen betekent niet dat je elk bestaand verkoopkanaal moet vervangen.

Een klant kan bestellen via een portal, een spreadsheet uploaden, een pdf sturen of EDI gebruiken. Wat telt is dat elke bestelling in een consistente interne workflow terecht kan komen.

Begin met te begrijpen waar handmatig werk plaatsvindt. Verbeter vervolgens het proces in fasen door directe digitale bestellingen, systeemintegraties, AI-bestelinvoer en bulk-bestellingen uploaden te combineren waar ze de meeste waarde toevoegen.

Orderchamp Cloud is een voorbeeld van een platform dat deze mogelijkheden binnen één omgeving combineert. Dezelfde principes gelden voor elke groothandelaar die beoordeelt hoe bestellingen worden vastgelegd, verwerkt en overgedragen.

Veelgestelde vragen

Wat is de automatisering van groothandelsbestellingen?

Waar moet een groothandelaar beginnen?

Kunnen pdf-inkooporders worden geautomatiseerd?

Wat is het verschil tussen EDI en AI-bestelinvoer?

Wat is bulk-bestellingen uploaden?

Kunnen groothandelsbestellingen worden gesynchroniseerd met een ERP?

Maakt automatisering menselijke controle overbodig?