Een goede handelsagent opent deuren waar je eigen team jaren over zou doen. Hij kent de winkeliers in zijn regio al, bezoekt ze meerdere keren per seizoen en neemt je collectie mee naar beurzen en showrooms. In ruil daarvoor krijgt hij commissie op wat hij verkoopt.

Werken met agenten brengt ook kosten en regels met zich mee die veel merken pas ontdekken als er iets misgaat. In deze gids lees je wat een handelsagent in de groothandel doet, hoe je een goede vindt, welke commissie gebruikelijk is, wat er in de overeenkomst hoort en wat het agentuurrecht in Europa voor je merk betekent.

Wat doet een handelsagent in de groothandel?

Een handelsagent, ook wel agent of zelfstandig vertegenwoordiger genoemd, verkoopt jouw producten namens jou aan retailers in een regio of markt. Hij koopt je voorraad niet in. Hij neemt bestellingen op in jouw naam, jij levert en factureert aan de retailer, en de agent krijgt commissie op die bestellingen.

Veel agenten vertegenwoordigen meerdere merken die elkaar aanvullen, bijvoorbeeld een paar woon- en lifestylemerken die aan dezelfde cadeauwinkels verkopen. Dat maakt ze zo waardevol: één bezoek van de agent brengt je merk bij een inkoper die hem al vertrouwt.

Wanneer is werken met een agent een goed idee?

• Je wilt groeien in een nieuwe regio of een nieuw land waar je de retailers nog niet kent.

• Je retailers verwachten een persoonlijk bezoek of willen de collectie zien voordat ze bestellen, zoals gebruikelijk in mode, wonen en cadeauartikelen.

• Je verkoopt seizoenscollecties en hebt in het orderseizoen iemand nodig op beurzen en in showrooms.

• Je bent nog niet klaar om een eigen salesteam aan te nemen, maar wilt meer dan online bestellingen.

Een agent past minder goed als de meeste van je bestellingen kleine nabestellingen van bestaande klanten zijn, of als je assortiment te smal is om een bezoek de moeite waard te maken. In dat geval leveren een B2B Portal waar retailers zelf bestellen en de andere manieren om nieuwe retailers te vinden vaak meer op voor minder geld.

Zo vind je een goede handelsagent

De beste agenten hebben het druk en zijn kritisch op de merken die ze aannemen. Het loont dus om op de juiste plekken te zoeken.

Verenigingen en platforms voor agenten

In de meeste Europese landen zijn agenten georganiseerd in verenigingen die merken helpen om vertegenwoordiging te vinden:

• Duitsland: de CDH, de overkoepelende vereniging van handelsagenten (cdh.de), en handelsvertreter.de, waar merken een oproep voor een agent kunnen plaatsen.

• Nederland en België: VNHI, de grootste vereniging van handelsagenten in de Benelux (vnhi.nl), met een onderdeel waar merken een agent kunnen zoeken.

• Frankrijk: APAC (apacfrance.com) en FNAC (agentcommercial.fr).

• Verenigd Koninkrijk: de Manufacturers' Agents' Association (themaa.co.uk), die tegen betaling agenten zoekt voor merken.

De meeste van deze verenigingen zijn lid van IUCAB, de internationale koepelorganisatie van handelsagenten (iucab.com), een goed startpunt voor andere landen.

Beurzen en showrooms

Agenten ontdekken nieuwe merken op beurzen, en veel van hen hebben een eigen showroom waar retailers in het orderseizoen komen bestellen. Loop de beurs rond met een lijst van agentschappen die merken zoals het jouwe vertegenwoordigen, en vraag andere exposanten wie hen in andere regio's vertegenwoordigt.

Vraag het je retailers

Je beste retailers weten welke agenten goed zijn, want die komen elk seizoen bij ze langs. Vraag met wie ze graag samenwerken en welke agenten merken voeren die goed bij het jouwe passen.

Zo beoordeel je een agent

• Het portfolio. Zoek naar aanvullende merken, niet naar concurrenten. Een agent die al drie kaarsenmerken voert, gaat jouw merk niet pushen.

• De retailers. Vraag welke winkels hij in zijn gebied bezoekt, en hoe vaak.

• De resultaten. Vraag om referenties van andere merken, en welke omzet hij voor ze heeft opgebouwd.

• De werkwijze. Heeft hij een showroom? Welke beurzen bezoekt hij? Hoe neemt hij bestellingen op en hoe rapporteert hij aan jou?

Hoeveel commissie krijgt een handelsagent?

Er is geen officiële richtlijn, en commissie is altijd onderhandelbaar. In de Nederlandse kleding- en textielbranche noemt de agentenvereniging NVKT een gebruikelijke commissie van 7 tot 12% van de orderwaarde, zoals de Kamer van Koophandel (KVK) aangeeft. Gebruik dat als grove richtlijn, niet als regel: het juiste percentage hangt af van je branche, je marges en wat de agent voor je doet.

Dit bepaalt of het percentage hoger of lager uitvalt:

• Je marge. Commissie gaat van je groothandelsmarge af, dus neem die vanaf het begin mee in je groothandelsprijzen.

• Nieuwe of bestaande klanten. Sommige merken betalen een hoger percentage voor nieuwe retailers die de agent binnenhaalt dan voor bestaande klanten.

• Kosten voor showroom en beurzen. Agenten met een showroom of beursstand rekenen soms een maandelijkse vergoeding bovenop hun commissie, vaak in ruil voor een iets lager percentage.

• Gebied en exclusiviteit. Een exclusief gebied is meer waard voor de agent en gaat meestal samen met omzetdoelen.

Wanneer wordt de commissie betaald?

Veel merken betalen commissie zodra ze de bestelling hebben bevestigd. Andere betalen pas na levering, of zodra de retailer heeft betaald. Volgens de EU-regels is de commissie uiterlijk verschuldigd wanneer de retailer heeft betaald, en moet ze worden uitbetaald vóór het einde van de maand na het kwartaal waarin ze verschuldigd werd. Spreek de basis duidelijk af, bijvoorbeeld het netto factuurbedrag exclusief btw, verzending en retouren. Bied je retailers betalingstermijnen? Dan beschermt commissie na betaling je tegen wanbetaling.

Let op bij online nabestellingen

Dit punt missen veel merken. Geef je een agent een exclusief gebied of een vaste groep klanten, dan heeft hij volgens EU-recht recht op commissie over bestellingen uit dat gebied of van die groep, ook als hij niet bij de verkoop betrokken was. Dat kan ook gelden voor nabestellingen die retailers zelf plaatsen in je B2B Portal. In sommige landen, zoals Duitsland, kun je contractueel iets anders afspreken. Leg daarom vooraf vast welke klanten bij je eigen team blijven (house accounts) en of online nabestellingen meetellen voor de commissie.

Wat zet je in een agentuurovereenkomst?

In de EU kunnen jij en de agent altijd een ondertekende, schriftelijke overeenkomst vragen. Zorg dat die in elk geval deze punten regelt:

• Gebied en klanten. Welke regio of retailers de agent bedient, of dat exclusief is, en welke klanten bij jou blijven.

• Producten. Welke collecties of productlijnen de agent mag verkopen.

• Commissie. Het percentage, waarover het wordt berekend, wanneer het wordt betaald en of online nabestellingen meetellen.

• Prijzen en kortingen. Of de agent korting mag geven. Vaste klantspecifieke prijslijsten voorkomen discussies achteraf.

• Doelen en rapportage. Wat je per seizoen verwacht, en hoe de agent rapporteert over bezoeken en verkopen.

• Kosten. Wie betaalt voor samples, showroomruimte, beurzen en reizen.

• Opzegtermijn en beëindiging. Hoe beide partijen de overeenkomst kunnen beëindigen, binnen de wettelijke minimumtermijnen.

• Concurrentiebeding. Of de agent concurrerende merken mag vertegenwoordigen, tijdens en na de overeenkomst.

Agentuurrecht in Europa: wat merken moeten weten

Het agentuurrecht in de EU is gebaseerd op de Handelsagentenrichtlijn (86/653/EEG). Die beschermt agenten meer dan de meeste merken verwachten. Drie punten zijn het belangrijkst:

• Opzegtermijnen. Bij overeenkomsten voor onbepaalde tijd is het minimum één maand in het eerste jaar, twee in het tweede en drie vanaf het derde jaar. Verschillende landen schrijven langere termijnen voor.

• Vergoeding bij het einde. Als de overeenkomst eindigt, heeft de agent meestal recht op een vergoeding voor de klanten die hij je heeft opgeleverd. In de meeste landen is die begrensd op één gemiddelde jaarcommissie, en moet de agent die binnen een jaar claimen.

• Concurrentiebeding. Een concurrentiebeding moet schriftelijk zijn, beperkt tot het gebied en de producten van de agent, en mag maximaal twee jaar duren.

In de meeste landen is geen vergoeding verschuldigd als de agent de overeenkomst zonder goede reden opzegt, of als jij die beëindigt vanwege ernstig wangedrag van de agent. Regels veranderen en elke situatie is anders, dus laat je overeenkomst altijd controleren door een advocaat in het land van de agent. Dit overzicht is geen juridisch advies.

Zo maak je je agenten succesvol

Een agent kan alleen verkopen wat hij snel kan laten zien, prijzen en bestellen. Geef hem voor het seizoen begint:

• Samples en een digitale collectie. Een complete, actuele line sheet of lookbook met foto's, groothandelsprijzen, adviesprijzen en minimumaantallen.

• De juiste prijs voor elke retailer. Met klantspecifieke prijslijsten hoeft de agent nooit te gokken of je te bellen over een korting.

• Actuele voorraad en levertijden. Zodat hij niets verkoopt wat je niet kunt leveren, en voorbestellingen voor het volgende seizoen kan opnemen.

• Een snelle manier om bestellingen op te nemen. Papieren bestelformulieren en spreadsheets leiden tot typfouten, kwijtgeraakte bestellingen en dagen vertraging. Meer daarover hieronder.

• Duidelijke rapportage. Spreek af hoe je verkopen per retailer deelt, zodat jullie allebei zien wat werkt.

En vergeet het bezoek zelf niet: onze tips om meer orders te sluiten tijdens klantbezoeken werken ook voor agenten.

Geef je agenten een sales-app in plaats van papieren bestelformulieren

De meeste wrijving tussen merken en agenten ontstaat bij bestellingen: op papier geschreven in een winkel, 's avonds in een spreadsheet getypt en dagen later gemaild. De Orderchamp Sales App lost dat op.

• Een eigen account. Elke agent krijgt een eigen login, beperkt tot de retailers die aan hem zijn toegewezen.

• Je hele catalogus, ook offline. Agenten kunnen producten laten zien, digitale lookbooks maken en bestellingen opnemen op een iPad of iPhone, in een winkel, een showroom of op een beurs, met of zonder wifi.

• Altijd de juiste prijs. De eigen prijslijst en voorwaarden van elke retailer worden automatisch toegepast.

• Bestellingen direct in je systeem. Bestellingen komen in dezelfde backoffice als je B2B Portal, en worden van daaruit gesynchroniseerd met je ERP of magazijn.

Tussen de bezoeken door kunnen retailers zelf nabestellen in je B2B Portal, zodat de agent zich kan richten op nieuwe klanten en grotere seizoensorders. Theemerk Arelo bijvoorbeeld schrijft zijn beursorders direct in de Sales App in plaats van op papier. Lees meer over de Sales App voor salesteams.

Tot slot

Een goede agent kan de snelste weg naar een nieuwe regio zijn, zolang je zorgvuldig kiest, commissie en gebied schriftelijk vastlegt en de regels kent voordat je tekent. Geef je agenten de tools om snel te verkopen en te bestellen, dan besteden ze hun tijd aan retailers in plaats van aan papierwerk.

Werk je met agenten of vertegenwoordigers? Bekijk hoe de Sales App werkt of plan een demo.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een handelsagent en een distributeur?

Hoeveel commissie krijgt een handelsagent in de groothandel?

Krijgt een handelsagent commissie over online bestellingen?

Kan ik de overeenkomst met een handelsagent opzeggen?

Waar vind ik een handelsagent voor mijn merk?

Hoe nemen handelsagenten bestellingen op?