Wenn Sie an Geschäfte in Deutschland, Frankreich oder Belgien verkaufen, ändert sich die Art und Weise, wie Sie Rechnungen versenden. Für viele B2B-Verkäufe reicht eine PDF-Datei im Anhang einer E-Mail nicht mehr aus. Immer mehr EU-Länder verlangen mittlerweile strukturierte E-Rechnungen: Dateien, die die Buchhaltungssoftware Ihres Einzelhändlers automatisch einliest, ohne dass jemand sie manuell abtippen muss.

Der nächste wichtige Termin ist der 1. Januar 2027. Ab diesem Zeitpunkt müssen deutsche Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 € E-Rechnungen an andere deutsche Unternehmen versenden. Frankreich hat am 1. September 2026 begonnen und Belgien am 1. Januar 2026. Für eine Großhandelsmarke, die grenzüberschreitend verkauft, verliert man leicht den Überblick darüber, welche Regel für welche Bestellung gilt – insbesondere neben anderen neuen EU-Vorschriften wie dem digitalen Produktpass und den neuen Verpackungsvorschriften.

Dieser Leitfaden gibt Ihnen die Fristen nach Ländern geordnet an, erklärt, wann die Vorschriften für Ihr Großhandelsunternehmen gelten, und führt Sie durch die Schritte, die Sie in Ihren Bestell- und Rechnungsabläufen anpassen müssen. Wenn Sie nur die belgischen Regeln benötigen und wissen möchten, wie Sie Peppol in Orderchamp aktivieren, lesen Sie unseren Artikel über die Peppol-Rechnungsstellung in Orderchamp.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die als strukturierte Daten übermittelt wird, in der Regel als XML-Datei, in einem Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die Software des Käufers liest jedes Feld automatisch aus: Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Bestellreferenz, jede Produktposition, den Steuersatz und den Gesamtbetrag.

Das ist der wesentliche Unterschied zu den Rechnungen, die die meisten Marken heute versenden. Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Word-Datei ist zwar im alltäglichen Sinne elektronisch, gilt nach den neuen Vorschriften jedoch nicht als E-Rechnung. Jemand muss sie immer noch manuell lesen und erfassen.

E-Rechnung ist auch nicht dasselbe wie EDI. EDI ist eine direkte Verbindung, die große Einzelhandelsketten mit ihren größten Lieferanten in einem von beiden Unternehmen vereinbarten Format einrichten. Die E-Rechnung ist ein gesetzlicher Standard, der für jedes Unternehmen in einem Land gilt – bis hin zum kleinen Geschäft mit einer einzigen Kasse. Lesen Sie mehr unter Was ist EDI im Großhandel.

Fristen für E-Rechnungen nach Ländern

Die nachstehende Tabelle zeigt, wo die B2B-E-Rechnung in den für europäische Großhandelsmarken wichtigsten Ländern obligatorisch ist oder in Kürze obligatorisch wird. Beachten Sie, dass die Vorschriften jedes Landes nur für Unternehmen gelten, die in diesem Land ansässig sind. Was das für Sie bedeutet, erklärt der nächste Abschnitt.

Spanien hat ein Gesetz verabschiedet, das die B2B-E-Rechnung verpflichtend machen wird, aber das Startdatum steht noch nicht endgültig fest. Für jedes andere Land, in dem Sie Rechnungen stellen, informieren Sie sich bitte auf der Website der lokalen Steuerbehörde.

Termine können sich noch verschieben. Überprüfen Sie daher die offiziellen Quellen, bevor Sie Ihre Prozesse ändern: das Bundesfinanzministerium, die E-Invoicing-Website der belgischen Regierung, die französische Steuerverwaltung und die Seite der Europäischen Kommission zu VAT in the Digital Age (ViDA).

Gelten die Vorschriften für Ihr Großhandelsgeschäft?

Hier entsteht bei den meisten Marken Verwirrung. In Deutschland, Belgien und Frankreich gilt die Pflicht für Verkäufe zwischen zwei Unternehmen, die beide in dem jeweiligen Land ansässig sind. Es geht also nicht nur darum, wo sich Ihr Einzelhändler befindet. Wo Ihr eigenes Unternehmen ansässig ist, ist genauso wichtig.

Drei Beispiele:

• Eine deutsche Marke, die an deutsche Geschäfte verkauft, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen versenden, wenn ihr Umsatz im Jahr 2026 über 800.000 € lag, und in jedem Fall ab dem 1. Januar 2028.

• Eine niederländische Marke, die an deutsche Geschäfte verkauft und keine deutsche Niederlassung hat, fällt nicht unter die deutsche Regelung. Sie kann vorerst weiterhin reguläre Rechnungen an ihre deutschen Einzelhändler senden.

• Eine französische Marke, die an französische Geschäfte verkauft, muss ab sofort in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, und diese spätestens ab dem 1. September 2027 versenden.

Dass Sie nicht unter die Vorschrift fallen, bedeutet nicht, dass Ihre Händler nicht nach einer E-Rechnung fragen werden. Jedes deutsche Unternehmen muss seit 2025 in der Lage sein, Rechnungen elektronisch zu empfangen, und immer mehr Händler buchen Rechnungen mit Software, die diese automatisch ausliest. Eine strukturierte Rechnung wird schneller verarbeitet, was auch bedeuten kann, dass Sie schneller bezahlt werden.

Dasselbe gilt für Belgien. Ausländische Marken ohne belgische Niederlassung fallen nicht unter die Verpflichtung, selbst wenn sie eine belgische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben. Aber jedes belgische Unternehmen ist mittlerweile so eingerichtet, dass es Rechnungen über Peppol empfangen kann; dies ist daher in der Regel die einfachste Option für Ihre belgischen Einzelhändler. Erfahren Sie, wie die Peppol-Rechnungsstellung in Orderchamp funktioniert.

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie in einem Land als ansässig gelten? Ein Lager, eine lokale Niederlassung oder lokales Personal können ausschlaggebend sein. Fragen Sie Ihren Steuerberater, bevor Sie entscheiden, dass Sie nicht unter die Pflicht fallen.

Was sich bei Ihrer Rechnungsstellung im Großhandel ändert

Für eine Marke, die über einen einzigen Kanal verkauft, ist die Umstellung meist nur eine Einstellung in der Software. Die meisten Großhandelsmarken erstellen jedoch Rechnungen an mehreren Stellen, und jede davon muss eine gültige E-Rechnung erzeugen. Wenn Sie Großhandelsbestellungen noch über verschiedene Tools verwalten, sollten Sie folgende Abläufe überprüfen:

• Ihr B2B Portal oder Großhandels-Webshop. Bestellungen, die Händler selbst aufgeben und die in der Regel über Ihr Bestellsystem oder Buchhaltungstool abgerechnet werden.

• Marketplace-Bestellungen. Fragen Sie jeden Marketplace, ob er die Rechnung in Ihrem Namen erstellt und in welchem Format.

• Bestellungen von Handelsvertretern und von Messen. Diese landen oft in einer Tabellenkalkulation oder werden manuell in das Buchhaltungstool eingegeben. Überprüfen Sie, wie Bestellungen von Ihren Vertriebsmitarbeitern und Ihre Messebestellungen in Ihre Rechnungsstellung gelangen.

• Manuelle Rechnungen für Muster, Displays, Versandkosten oder einmalige Bestellungen.

• Gutschriften und Korrekturen. Wenn eine Rücksendung oder eine beschädigte Lieferung zu einer Gutschrift oder einer korrigierten Rechnung führt, senden Sie diese im selben Format wie das Original, damit die Software des Händlers die beiden abgleichen kann. Mehr dazu unter Retouren und Gutschriften im Großhandel.

• Anzahlungsrechnungen. Wenn Sie eine Anzahlung für saisonale Vorbestellungen verlangen, unterliegt die Anzahlungsrechnung denselben Regeln.

Die Daten auf jeder Rechnung sind wichtiger als je zuvor. E-Rechnungen werden automatisch geprüft, und ein fehlendes oder falsches Feld kann dazu führen, dass sie vom System des Händlers abgelehnt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Firmennamen, die Adresse und die USt-IdNr. jedes Händlers haben, sowie bei Bedarf dessen E-Rechnungsadresse (in Belgien ist das die Peppol-ID). Fügen Sie dessen Bestellnummer (PO-Nummer) hinzu, falls er eine verwendet. Der beste Zeitpunkt, all dies zu erfassen, ist das Freischalten und Onboarding eines neuen Händlers.

So bereiten Sie sich vor: Ein 6-Schritte-Plan

1. Erfassen Sie, wo Sie und Ihre Kunden ansässig sind

Listen Sie die Länder auf, in denen Sie Rechnungen stellen, und prüfen Sie für jedes Land, ob Ihr Unternehmen dort ansässig ist. So erfahren Sie, welche Fristen für Sie gesetzlich verpflichtend sind und welche lediglich einem Kundenwunsch entsprechen.

2. Listen Sie alle Stellen auf, an denen Rechnungen erstellt werden

Gehen Sie die oben genannten Abläufe durch: Portal, Marketplace, Handelsvertreter, Messen, manuelle Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungen. Notieren Sie sich, mit welchem Tool heute die jeweilige Rechnung erstellt wird. Wenn die Antwort eine Tabellenkalkulation ist, fangen Sie dort an – denn aus einer Tabellenkalkulation heraus lässt sich keine E-Rechnung versenden. Hier erfahren Sie, wie Sie Excel bei Großhandelsbestellungen ersetzen.

3. Prüfen Sie, was Ihre Fakturierungstools versenden können

Fragen Sie Ihren Anbieter von Buchhaltungssoftware, ERP oder Bestellsystem, welche Formate unterstützt werden (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X oder Peppol) und ob eine Verbindung zu Peppol oder einer in Frankreich zugelassenen Plattform besteht. Wenn Ihre Bestellungen über Orderchamp Cloud eingehen, sehen Sie sich in unseren Integrationen an, wie sie an Ihr Buchhaltungstool übergeben werden – zum Beispiel an DATEV, Exact Online oder Moneybird.

4. Bereinigen Sie Ihre Kundendaten

Überprüfen Sie USt-IdNrn., offizielle Firmennamen und Adressen und ergänzen Sie bei Bedarf Adressen für die E-Rechnung. Bitten Sie bestehende Einzelhändler jetzt um fehlende Angaben – nicht erst, wenn Ihre erste E-Rechnung abgelehnt wird.

5. Stellen Sie sicher, dass Sie auch E-Rechnungen empfangen können

Wenn Ihr Unternehmen in Deutschland, Belgien oder Frankreich ansässig ist, müssen Sie auch in der Lage sein, E-Rechnungen von Ihren eigenen Lieferanten zu empfangen, z. B. von Ihren Verpackungs-, Produktions- und Logistikpartnern. Bewahren Sie die strukturierte Datei selbst in Ihren Unterlagen auf, nicht nur einen PDF-Ausdruck davon.

6. Testen Sie zunächst mit einigen wenigen Händlern

Senden Sie Ihre ersten E-Rechnungen an zwei oder drei Händler, die Sie gut kennen, und fragen Sie nach, ob diese angekommen sind und korrekt ausgelesen werden konnten. Beheben Sie eventuelle Fehler und stellen Sie danach den Rest um. Wenn Sie eine deutsche Marke über dem Schwellenwert von 800.000 € sind, haben Sie dafür bis Ende Dezember Zeit.

Was ist mit Ihren Einzelhändlern?

Viele Ihrer Einzelhändler sind kleine Geschäfte, und manchen wird diese Umstellung schwerer fallen als Ihnen. Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, aber das Geschäft benötigt dennoch eine Software, die die Datei lesen kann.

Sie können es ihnen leichter machen. In Deutschland ist eine ZUGFeRD-Rechnung ein hilfreicher Mittelweg: Sie besteht aus einem lesbaren PDF mit integrierten strukturierten Daten, sodass auch ein Händler ohne Buchhaltungssoftware die Rechnung öffnen und sehen kann, welcher Betrag fällig ist.

Es hilft auch, Ihre Zahlungsbedingungen und Bestellreferenzen einheitlich zu halten, damit jede Rechnung genau dem entspricht, was der Händler bei der Bestellung vereinbart hat.

Wie Orderchamp Cloud hilft

Orderchamp Cloud bündelt Ihre Großhandelsbestellungen aus Ihrem B2B Portal, der Sales App und dem Orderchamp Marketplace an einem Ort, sodass jede Bestellung die korrekten Händlerdaten enthält, bevor sie abgerechnet wird.

Für belgische Bestellungen kann Orderchamp Cloud den Versand von Peppol-Rechnungen für Sie übernehmen. Hier erfahren Sie, wie Sie die Peppol-Rechnungsstellung in Orderchamp einrichten. Für andere Länder fließen Ihre Bestellungen über unsere Integrationen in das Buchhaltungs- oder ERP-Tool, in dem Sie Ihre E-Rechnungen erstellen.

Wichtigste Erkenntnisse

• Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der Norm EN 16931. Eine PDF-Datei zählt nicht dazu.

• In Deutschland müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich versenden, alle anderen ab dem 1. Januar 2028.

• Die Vorschriften gelten für Unternehmen, die im jeweiligen Land ansässig sind. Eine Marke aus dem Ausland fällt in der Regel nicht darunter, ihre Händler können jedoch dennoch E-Rechnungen anfordern.

• Überprüfen Sie alle Stellen, an denen Sie Rechnungen erstellen, einschließlich Vertreterbestellungen, Gutschriften und Anzahlungen – nicht nur Ihren Haupt-Webshop.

Häufig gestellte Fragen

Ist die E-Rechnung in Deutschland für Großhandelsmarken verpflichtend?

Muss ich E-Rechnungen an deutsche Einzelhändler senden, wenn meine Marke ihren Sitz außerhalb Deutschlands hat?

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Benötige ich Peppol, um E-Rechnungen zu versenden?

Müssen Gutschriften und Anzahlungsrechnungen ebenfalls E-Rechnungen sein?

Wann wird die E-Rechnung in den Niederlanden verpflichtend?