Als je verkoopt aan winkels in Duitsland, Frankrijk of België, verandert de manier waarop je facturen verstuurt. Voor veel B2B-verkopen is een pdf als bijlage bij een e-mail niet langer voldoende. Steeds meer EU-landen vereisen nu gestructureerde e-facturen: bestanden die de boekhoudsoftware van je retailer automatisch inleest, zonder dat iemand ze hoeft over te typen.

De volgende belangrijke datum is 1 januari 2027. Vanaf dat moment moeten Duitse bedrijven met meer dan € 800.000 omzet e-facturen sturen naar andere Duitse bedrijven. Frankrijk is gestart op 1 september 2026 en België op 1 januari 2026. Voor een groothandelsmerk dat internationaal verkoopt, is het makkelijk om het overzicht te verliezen over welke regel voor welke bestelling geldt, zeker naast andere nieuwe EU-regels zoals het Digitaal Productpaspoort en de nieuwe verpakkingsregels.

Deze gids geeft je de deadlines per land, legt uit wanneer de regels gelden voor jouw groothandelsbedrijf en laat zien wat je moet aanpassen in je bestel- en factuurstromen. Als je alleen de Belgische regels nodig hebt en wilt weten hoe je Peppol inschakelt in Orderchamp, lees dan ons artikel over Peppol-facturatie in Orderchamp.

Wat is e-facturatie?

Een e-factuur is een factuur die wordt verzonden als gestructureerde data, meestal een XML-bestand, in een format dat voldoet aan de Europese norm EN 16931. De software van de koper leest elk veld automatisch in: je btw-nummer, het ordernummer, elke productregel, het btw-tarief en het totaalbedrag.

Dat is het grote verschil met de facturen die de meeste merken nu versturen. Een pdf, een scan of een Word-bestand is digitaal in de gewone zin van het woord, maar is volgens de nieuwe regels geen e-factuur. Iemand moet het immers nog steeds lezen en handmatig invoeren.

E-facturatie is ook niet hetzelfde als EDI. EDI is een directe koppeling die grote winkelketens opzetten met hun grootste leveranciers, in een format dat beide partijen onderling afspreken. E-facturatie is een wettelijke standaard die geldt voor elk bedrijf in een land, tot aan een kleine winkel met één kassa toe. Lees meer in wat is EDI in de groothandel.

Deadlines voor e-facturatie per land

De onderstaande tabel laat zien waar B2B e-facturatie verplicht is, of binnenkort wordt, in de belangrijkste landen voor Europese groothandelsmerken. Houd er rekening mee dat de regels van elk land alleen gelden voor bedrijven die in dat land gevestigd zijn. In de volgende paragraaf lees je wat dat voor jou betekent.

Spanje heeft een wet aangenomen die B2B e-facturatie verplicht stelt, maar de startdatum is nog niet definitief. Raadpleeg voor elk ander land waar je factureert de website van de lokale belastingdienst.

Data kunnen nog veranderen, dus controleer altijd de officiële bron voordat je je processen aanpast: het Duitse Ministerie van Financiën, de e-invoicing-website van de Belgische overheid, de Franse belastingdienst en de pagina van de Europese Commissie over ViDA (VAT in the Digital Age).

Gelden de regels voor jouw groothandel?

Dit is waar het voor de meeste merken onduidelijk wordt. In Duitsland, België en Frankrijk geldt de verplichting voor verkopen tussen twee bedrijven die allebei in dat land gevestigd zijn. Het gaat er dus niet alleen om waar je retailer zit. Waar je eigen bedrijf gevestigd is, is minstens zo belangrijk.

Drie voorbeelden:

• Een Duits merk dat verkoopt aan Duitse winkels moet vanaf 1 januari 2027 e-facturen sturen als de omzet in 2026 hoger was dan € 800.000, en in ieder geval vanaf 1 januari 2028.

• Een Nederlands merk dat verkoopt aan Duitse winkels zonder een Duitse vestiging valt niet onder de Duitse regelgeving. Het kan voorlopig gewone facturen blijven sturen naar Duitse retailers.

• Een Frans merk dat verkoopt aan Franse winkels moet nu al e-facturen kunnen ontvangen en ze uiterlijk vanaf 1 september 2027 kunnen versturen.

Buiten de verplichting vallen betekent niet dat je retailers niet om een e-factuur zullen vragen. Elk Duits bedrijf moet er sinds 2025 al een kunnen ontvangen, en steeds meer winkels boeken facturen in met software die ze automatisch verwerkt. Een gestructureerde factuur wordt sneller verwerkt, wat er vaak ook voor zorgt dat je sneller betaald krijgt.

Hetzelfde geldt voor België. Buitenlandse merken zonder Belgische vestiging vallen buiten de verplichting, zelfs als ze een Belgisch btw-nummer hebben. Maar elk Belgisch bedrijf is er nu op ingericht om facturen via Peppol te ontvangen, dus dat is meestal de makkelijkste optie voor je Belgische retailers. Bekijk hoe Peppol-facturatie werkt in Orderchamp.

Weet je niet zeker of je in een land als gevestigd wordt beschouwd? Een magazijn, een lokaal kantoor of personeel ter plaatse kan al meetellen. Vraag je belastingadviseur om advies voordat je concludeert dat de regels niet op jou van toepassing zijn.

Wat er verandert in je groothandelsfacturatie

Voor een merk dat via één enkel kanaal verkoopt, is overstappen meestal een kwestie van een software-instelling. Maar de meeste groothandelsmerken maken facturen aan op verschillende plekken, en elk van die systemen moet een geldige e-factuur kunnen genereren. Als je groothandelsbestellingen nog beheert met verschillende tools, controleer dan de volgende stromen:

• Je B2B Portal of groothandelswebshop. Bestellingen die retailers zelf plaatsen en die meestal worden gefactureerd vanuit je ordersysteem of boekhoudtool.

• Marktplaatsbestellingen. Vraag aan elke marktplaats of zij de factuur namens jou opstellen, en in welk format.

• Bestellingen van handelsagenten en beurzen. Deze belanden vaak in een spreadsheet of worden handmatig overgetypt in de boekhoudtool. Ga na hoe bestellingen van je handelsagenten en je beursorders in je facturatie terechtkomen.

• Handmatige facturen voor samples, displays, verzendkosten of eenmalige bestellingen.

• Creditnota's en correcties. Wanneer een retour of beschadigde levering leidt tot een creditnota of een gecorrigeerde factuur, verstuur deze dan in hetzelfde format als het origineel, zodat de software van de retailer beide kan matchen. Meer hierover in retouren en creditnota's in de groothandel.

• Aanbetalingsfacturen. Vraag je een aanbetaling voor seizoensgebonden voorbestellingen, dan valt die factuur onder dezelfde regels.

De gegevens op elke factuur zijn belangrijker dan ooit. E-facturen worden automatisch gecontroleerd, en bij een ontbrekend of onjuist veld kan het systeem van de retailer de factuur weigeren. Zorg dat je van elke retailer de juiste statutaire naam, het adres en het btw-nummer hebt, plus hun e-facturatieadres waar nodig (in België is dat het Peppol-ID). Voeg hun inkoopordernummer toe als ze dat gebruiken. Het beste moment om dit allemaal te verzamelen is wanneer je een nieuwe retailer goedkeurt en onboardt.

Zo bereid je je voor: een stappenplan in 6 stappen

1. Breng in kaart waar jij en je klanten gevestigd zijn

Zet de landen op een rij waar je factureert en ga per land na of jouw bedrijf daar gevestigd is. Zo weet je welke deadlines voor jou een wettelijke verplichting zijn en welke puur een wens van de klant zijn.

2. Noteer elke plek waar een factuur ontstaat

Loop de bovenstaande stromen na: portal, marktplaats, verkoopagenten, beurzen, handmatige facturen, creditnota's en aanbetalingen. Schrijf op welke tool nu elke factuur aanmaakt. Als dat een spreadsheet is, begin dan daar, want een spreadsheet kan geen e-factuur versturen. Lees hier hoe je Excel vervangt voor groothandelsbestellingen.

3. Controleer wat je facturatietools kunnen versturen

Vraag bij je boekhoudsoftware, ERP of ordersysteem na welke formats ze ondersteunen (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X of Peppol) en of ze koppelen met Peppol of een goedgekeurd Frans platform. Komen je bestellingen binnen via Orderchamp Cloud, bekijk dan hoe ze je boekhoudtool bereiken in onze integraties, zoals DATEV, Exact Online of Moneybird.

4. Schoon je klantgegevens op

Controleer btw-nummers, statutaire namen en adressen, en vul e-facturatieadressen aan waar nodig. Vraag ontbrekende gegevens nu al op bij bestaande retailers, en niet pas wanneer je eerste e-factuur wordt geweigerd.

5. Zorg dat je zelf ook e-facturen kunt ontvangen

Is jouw bedrijf gevestigd in Duitsland, België of Frankrijk, dan moet je ook e-facturen kunnen ontvangen van je eigen leveranciers, zoals je verpakkings-, productie- en logistieke partners. Bewaar het gestructureerde bestand zelf in je administratie, niet alleen een pdf-afdruk ervan.

6. Test eerst met een paar retailers

Stuur je eerste e-facturen naar twee of drie retailers die je goed kent en vraag of ze zijn aangekomen en correct zijn ingelezen. Los eventuele problemen op en stap daarna voor de rest over. Ben je een Duits merk boven de drempel van € 800.000, dan heb je hiervoor tot eind december de tijd.

Hoe zit het met je retailers?

Veel van je retailers zijn kleine winkels, en voor sommigen zal deze omschakeling lastiger zijn dan voor jou. Elk in Duitsland gevestigd bedrijf moet al sinds 1 januari 2025 e-facturen kunnen ontvangen. Een e-mailbox is daarvoor voldoende, maar de winkel heeft nog steeds software nodig om het bestand te kunnen inlezen.

Je kunt het hen makkelijker maken. In Duitsland is een ZUGFeRD-factuur een handige tussenoplossing: het is een leesbare pdf waarin de gestructureerde data is ingebed. Zo kan een winkel zonder boekhoudsoftware de factuur toch openen en zien wat er betaald moet worden.

Het helpt ook om je betalingsvoorwaarden en orderreferenties consequent te houden, zodat elke factuur precies aansluit bij wat de retailer bij de bestelling heeft afgesproken.

Hoe Orderchamp Cloud helpt

Orderchamp Cloud brengt je groothandelsbestellingen uit je B2B Portal, de Sales App en de Orderchamp Marketplace samen op één plek, zodat elke bestelling over de juiste retailergegevens beschikt voordat deze wordt gefactureerd.

Voor Belgische bestellingen kan Orderchamp Cloud namens jou Peppol-facturen versturen. Lees hier hoe je Peppol-facturatie instelt in Orderchamp. Voor andere landen lopen je bestellingen via onze integraties door naar de boekhoud- of ERP-tool waarin je je e-facturen aanmaakt.

Belangrijkste inzichten

• Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat voldoet aan EN 16931. Een pdf telt niet mee.

• In Duitsland moeten bedrijven met meer dan € 800.000 omzet vanaf 1 januari 2027 binnenlandse B2B e-facturen sturen; alle overige bedrijven vanaf 1 januari 2028.

• De regels gelden voor bedrijven die in het betreffende land zijn gevestigd. Een buitenlands merk valt er meestal buiten, maar de retailers kunnen alsnog om e-facturen vragen.

• Controleer elke plek waar je facturen opstelt, inclusief agentenorders, creditnota's en aanbetalingen, en niet alleen je hoofdwebshop.

Veelgestelde vragen

Is e-facturatie verplicht in Duitsland voor groothandelsmerken?

Moet ik e-facturen sturen naar Duitse retailers als mijn merk buiten Duitsland is gevestigd?

Is een pdf-factuur een e-factuur?

Heb ik Peppol nodig om e-facturen te versturen?

Moeten creditnota's en aanbetalingsfacturen ook e-facturen zijn?

Wanneer wordt e-facturatie verplicht in Nederland?